Start dat project of niet? Hoe u het financiële potentieel van een project kunt achterhalen dankzij kostenanalyse

Om het de moeite waard te maken om tijd en energie in een project te steken, moet je er zeker van zijn dat het niet alleen leuk is, maar ook winst oplevert. En een kostenanalyse helpt u daar vanaf het begin voor te zorgen.

Wat is een kostenanalyse en waarom zou u het moeten doen?

Om het kort te zeggen, het is een vergelijking van projectkosten en -opbrengsten die het project het bedrijf zal opleveren na de succesvolle levering. Het zal van pas komen, vooral voor kleine en middelgrote projecten, die niet al te lang duren om te voltooien.

Om ervoor te zorgen dat u onderhoudt gezonde cashflow, moet je zowel aan de verdiensten als aan de terugkeerperiode. (Om te voorkomen dat u failliet gaat terwijl u wacht op de betaling van de facturen - let erop dat u de vervaldatum correct instelt!)

Om het kort te zeggen: het belangrijkste voordeel van kostenanalyse in projectbeheer is dat: je krijgt een systemische aanpak waarmee je kunt bepalen:

• Of een project financieel gezond, verdedigbaar en haalbaar is en onder welke voorwaarden,
• Wederzijdse vergelijking van het financiële potentieel van projecten, wat u zal helpen beslissingen te nemen over: projectportfolio.

Wanneer kostenanalyse uitvoeren?

Uiteraard voordat je het team groen licht geeft. Maar pas op - aangezien het project voortdurend in ontwikkeling is, u moet de analyse regelmatig bijwerken. Vooral als u het project beheert met behulp van de agile methode en nieuwe taken en outputs staan ​​in de rij op weg naar het eindproduct.

In dit geval is het goed mogelijk dat het resultaat van de analyse fluctueert. Stel daarom een ​​limiet (in procenten) in om te definiëren wat slechts een afwijking is in de berekeningen tijdens de reguliere controle en wanneer het al een waarschuwing is dat er iets mis is.

Om ervoor te zorgen dat uw project al in de voorbereidingsfase zo financieel gezond mogelijk is, gebruikt u de tools voor financieel beheer – ga te werk volgens deze vijf stappen, incl. kostenanalyse.

1. Een Work Breakdown Structure voorbereiden – om een ​​zinvolle financiële planning voor uw project op te stellen, je moet eerst weten waaruit het project bestaat. Roep daarom uw team bijeen, maak een eerlijke WBS (Work Breakdown Structure) en verdeel het grote project in meerdere kleinere opleveringen.
2. Een kostenverdelingsstructuur voorbereiden - dankzij CBS (Kostenverdelingsstructuur), kunt u: projectfinanciering bekijken en beheren in Easy Projects, incl. specifieke taken, rechtstreeks vanuit het perspectief van de mindmap die u in de vorige stap hebt gemaakt.
   
3. Bereid het projectbudget voor – hier zie je de gedetailleerde relatie tussen en potentiële inkomsten, waardoor u ofwel de begroting ter goedkeuring aan het management kunt voorleggen, ofwel uw zorgen over de terugkeer van de werken kunt bespreken en het project kunt wijzigen/afwijzen.
4. Is uw projectanalyse uitstekend gelukt? Gefeliciteerd! Je mag nu beginnen voorbereiding de prijsofferte voor de klant.
5. Zodra de prijs is goedgekeurd, kunt u aan het project beginnen. Dan komt de continue geleidelijke monitoring van projectfinanciering en daaropvolgende update van de analyse in de loop van sprints.

Hoe zit het met de uitzonderingen?

Er zijn een paar. Voor sommige projecten is het duidelijk aan het begin van de financiële planning dat de uitgaven aanzienlijk hoger zullen zijn dan de inkomsten. In werkelijkheid echter zelfs een verlieslatend project kan als een investering worden beschouwd - vooral als we het bekijken in termen van een langetermijnstrategie.

Creatieve bureaus werken bijvoorbeeld meestal voor verschillende non-profitorganisaties of liefdadigheidsinstellingen voor een symbolisch bedrag of pro bono, maar de projecten kunnen helpen het imago te verbeteren en een gedenkwaardige en krachtige advertentie te creëren. Dit kan dan nieuwe klanten naar het bureau brengen.

Aanbestedingen zijn een goed voorbeeld – de opdrachtgever stelt vaak zeer strakke deadlines. Als competente projectmanager moet je: vind snel bronnen en doe een flash-project. De beloning voor deelname aan de aanbesteding is meestal symbolisch (of zelfs geen) en de "aanbesteding" zelf is dus zeer nadelig vanuit het oogpunt van kostenanalyse.

Wanneer u echter de concurrentie verslaat met uw ideeën en oplossingen, krijgt u niet alleen een nieuwe financieringsbron, maar ook kansen voor bedrijfsgroei en alle teamleden.

Samengevat

Een kosten-batenanalyse moet een van de vijf stappen die nodig zijn voor de financiële gezondheid van het project. Een vakkundige projectmanager is niet alleen de "uitvoerder van de opdracht", maar denkt al voordat het werk begint mee over de financiële en strategische voordelen van het project.

Om een ​​eerlijke, op gegevens gebaseerde analyse voor te bereiden, is het het gemakkelijkst en meest efficiënt om onderling verbonden projectbeheertools te gebruiken, met name WBS en CBS. Zelfs als de analyse goed uitpakt voor uw project, moet deze worden herhaald en bijgewerkt, speciaal voor projecten die worden beheerd met behulp van de agile-methode.