De 6 dingen die projectmanagers onder druk zetten (en wat ze eraan kunnen doen)

Stress beheersen is een onderdeel van je werk

Toen je voor het eerst de wereld van projectmanagement binnenstapte, voelde je vast 'een stress van het nieuwe' op je schouders. Was het onnodig slecht? Het had je heel goed kunnen helpen waakzamer te zijn en zoveel mogelijk informatie op te nemen. Later, toen je groeide als premier, bleef de kern van je baan hetzelfde, maar je veranderde - je deed meer ervaring op, waaronder het vermogen om gemakkelijker met stress om te gaan.

Je zult het er zeker mee eens zijn dat het zijn van een projectmanager geen rozentuin is, maar tegelijkertijd dat met effectieve tools, functies en processen u kunt niet alleen uw project beheren, maar ook de stress die het met zich meebrengt. Op internet kun je lezen hoe je stress uit je werkende leven kunt verwijderen, maar dit is niet waar we in geloven - ons advies is om stress te beheersen in plaats van het te zien als een vijand die je moet bestrijden.

Er zijn veel technieken en advies over hoe om te gaan met stress op het werk. Van een uurtje eerder naar je werk als de kantoren leeg zijn of midden op de dag boksen tot een 'jaar vrij' nemen. In deze blogpost richten we ons echter op PM-praktijken. Combineer ze met de zachte adviezen (zoals gaan hardlopen) en je dooft je stress.

Wanneer stress optreedt en wat je eraan kunt doen?

Als projectmanager heb je hoogstwaarschijnlijk om verschillende redenen stress ervaren – denk aan de uniciteit van het huidige project, een negatieve sfeer in het bedrijf of een verergerde situatie in het privéleven van teamleden. Laten we eens kijken naar de terugkerende situaties waarin stress een rol speelt bij projectmanagement. Nogmaals, in plaats van 'stress te doden', willen we je laten zien hoe je ermee om kunt gaan.

“Projectmanagementstress is niet
vernietigbaar – het is beheersbaar.“

1. Budgetten, financiën

Er is altijd een zekere mate van stress bij het vragen om meer geld voor uw project. Gebruik daarom, om uw budgetideeën voor de belanghebbenden te verdedigen, de juiste kostenverdelingsstructuur. Het geeft u een overzicht van alle projectkosten (inclusief de werken uitgevoerd door onderaannemers). De visualiteit en aanpasbaarheid zullen ook in uw voordeel werken - ze maken de gegevens gemakkelijk te begrijpen. Dus, wanneer u voor uw klant staat en uw eisen voor de budgetverhoging presenteert, hoef je niet te raden, maar maak je zo nauwkeurig mogelijke schattingen.

Om het nog efficiënter te maken, combineer CBS met uw financiën scherp in de gaten houden gebruik Eenvoudige projectmeldingen. Stel in wat en wanneer je op de hoogte wilt worden gehouden en ontvang een waarschuwing wanneer de limiet nadert.

2. Verantwoordelijkheid chaos

Projectmanagers voelen zich vaak ongemakkelijk wanneer ze halfafgewerkte taken van de teamleden beginnen te ontvangen, verkeerd verwerkte opdrachten en te veel vragen die de voortgang van het werk vertragen. Dit soort problemen doen zich meestal voor wanneer uw teamleden zien en begrijpen hun deel van het werk niet in het grotere – projectbeeld.

Tijdens uw regelmatige vergaderingen met het team, de huidige status van het project presenteren via het Gantt-diagram. Zo kun je gemakkelijk uitleggen 1) waarom de dingen gebeuren zoals ze gaan, 2) hoe het werk van teamleden onderling wordt beïnvloed, en 3) wat en waarom er eerst moet gebeuren. Als je hele team op schema ligt, de hele werksfeer wordt beter en uw onzekerheid over de resultaten verdwijnt.

3. Slechte besluitvorming

Een verkeerde keuze maken is normaal, het maken van een reeks verkeerde keuzes binnen een enkel project is een teken van een probleem met de besluitvorming. Ook al zijn beslissingen inherent tegenstrijdig, een goede set agile tools voor projectmanagement stelt u in staat om die te laten zijn gebaseerd op en ondersteund door kogelvrije feiten. Op deze manier elimineert u aanzienlijk het risico van besluitvormingsconflicten in uw team.

4. Middelengerelateerde conflicten met andere projecten

Helaas gaat het zijn van een projectmanager vaak hand in hand met gewezen worden op 'de bron van alle kwaad'. Jouw taak is namelijk om iedereen organiseren zodat de werken vorderen in de richting van het gewenste resultaat. Dat omvat soms het maken van een conflict op het niveau van meerdere projecten – vooral als uw teamleden aan andere projecten binnen het bedrijf werken (wat helemaal niet zeldzaam is). Om de huidige situatie van alle bedrijfsprojecten in teams te zien - en de realistische capaciteit van teamleden, - gebruik de Global Gantt kenmerk.

5. Ongepaste projectbeheersoftware

Honderden betaalbare tools voor projectmanagement en toch wordt het managen van projecten er niet automatisch makkelijker mee. Waarom? Ondanks de kwaliteit, kan het zijn dat u de verkeerde tool of software kiest - deze past niet bij uw bedrijf, workflow, werkstijl of de sfeer van het hele team.

Bijvoorbeeld, als u een klein bedrijf bent met meerdere projecten tegelijk (bijv. 'Nieuwe website', 'Sjabloon bedrijfsvoorstel', 'Aanwervingscampagne op sociale media'), in plaats van uw mensen te beheren via een chattool (!) of e-mails, kunt u overwegen om deelbare Kanban-borden waar u direct taken kunt toevoegen en toewijzen.

Als u een projectmanager met meerdere projecten onder controle – of een teamleider van projectmanagers in een middelgroot of groot bedrijf, gebruik Functies van projectportfolio. Ze helpen u projecten centraal te plannen en hun cashflows plus de huidige versus de geplande prestaties te zien dankzij de populaire Global Gantt-functie.

Ook al zijn er veel geweldige PM-functies, maak niet de fout om ze allemaal van een andere provider/software/tool ​​te krijgen. Als je wilt get serieus over het managen van projecten, ga voor een alles-in-één tool waarmee u alles efficiënt vanaf één plek kunt doen - financiën, work breakdown structure, planning, en vele andere onvermijdelijke banen.

Ten slotte, als er iets is dat het stressniveau van PM zeker verhoogt, dan is het een hulpmiddel dat vastloopt wanneer het moet worden uitgevoerd. Met de nieuwste, 11+ versie van Easy Project, kunt u rekenen op snelle, duidelijke software die draait op Rails 6 en Ruby 3.0. Omdat de PM-software niets minder moet zijn dan: uw partner waar u op kunt rekenen. Zo simpel is het.

“Wil je stress overwinnen? Combineren psychologisch
tactieken om stress te verminderen met slimme PM-functies.“

6. Aan de bureaustoel genageld worden

De druk van het zijn van een projectmanager is vaak zwaar en je voelt het misschien nog meer wanneer er andere projecten in je privéleven zijn om te beheren. Met de juiste PM-app hoef je in ieder geval niet aan je bureaustoel genageld te worden. Alles waarmee u 'geografisch flexibel' kunt zijn en tegelijkertijd uw project vooruit kunt helpen, is van onschatbare waarde. Koop daarom software die wordt geleverd met a praktische, gebruiksvriendelijke en handige app voor projectbeheer.

Conclusie

Proberen om de stress die je werk met zich meebrengt te bestrijden of te negeren, zal je niet tevreden maken. Je moet leren hoe je ermee om moet gaan. Om dit te doen, kunt u verschillende stressverlagende activiteiten op persoonlijk niveau proberen, maar vergeet ze niet te combineren met de implementatie van het gebruik van de juiste PM-functies in uw dagelijkse werkleven. Een goede PM-software stelt jou – en je team – in staat om dingen duidelijker te zien en te organiseren. Het overzicht dat u krijgt, is een perfecte start voor minder stressvolle dagen in uw projectmanagement.