Hoe u uitgaven kunt controleren en projectbudgetten correct kunt beheren

Tot de essentiële vaardigheden van een projectmanager behoren de financieel beheer van het project en ervoor zorgen dat het project binnen het toegestuurde budget blijft. Uiteindelijk is naleving van het financiële plan vaak ook een van de meest voorkomende criteria voor de beoordeling van het project succes.

Individuele uitgaven zullen geleidelijk "wegvreten" van het totale bedrag dat u voor het project beschikbaar hebt. Monitoring van inkomsten, uitgaven en algemene cashflow is daarom essentieel voor een goede administratie van het gehele projectbudget. Als je de leiding hebt over meerdere projecten tegelijk, incl. hun budgetten, dan is het noodzakelijk om de financiële status van de gehele projectenportefeuille op te volgen.

5 stappen voor de financiële planning van een project

Om te voorkomen dat uw projectbudget wordt verspild en het project uiteindelijk mislukt, hebben we stappen voorbereid voor de financiële planning van uw project.

Selectie van tools

Allereerst is het noodzakelijk om te identificeren één tool die centraal zal staan ​​in het financiële beheer van uw project. Niet alleen in het licht van de evenementen van 2020, maar je wilt ook online toegang hebben tot deze tool zodat jij en je team kunnen voeg overal in realtime uitgaven toe, en vergeet niets. Het ideale scenario is om de software die u al gebruikt direct te gebruiken om het project zelf te beheren. In Easy Project heb je bijvoorbeeld direct toegang tot speciale panelen voor budget, salarisadministratie en facturen of cashflow.

Identificatie van uitgaven

De software alleen is echter niet voldoende als u niet alle items die tot uw budget behoren grondig identificeert. Om dit te doen, raden we aan om CBS, of te gebruiken Kostenverdelingsstructuur, om je te helpen Breng alle componenten van uw budget transparant in kaart. Bij het CBS mogen geen kosten of uitgaven ontbrekenAnders loopt u het risico op fouten die de gehele projectplanning aanzienlijk kunnen beïnvloeden.

Budget maken

Als je eenmaal een overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven, kunt u doorgaan met de daadwerkelijke planning, dwz het maken van een budget. Als inderdaad alle vaste en variabele kosten zijn geïdentificeerd, bent u een idee krijgen over het project's geschatte waarde en bedragen die u al dan niet kunt bereiken.

Bewaak de voortgang

Tijdens het project moet u of de bevoegde persoon toezicht houden op de werkelijke ontwikkeling van de financiën en vergelijk ze met het oorspronkelijke budget. U moet daarom werken met winst- en verliesrekeningen en uw cashflow bewaken. Bovendien hebben we, voor gevallen waarin u afzonderlijke boekhoudhulpmiddelen gebruikt voor monitoring en registratie, uw werk vereenvoudigd via de integratie van deze tools in Easy Project.

Houd er vooral rekening mee dat u alleen kunt mogelijke budgetoverschrijdingen voorkomen door de ontwikkeling van uw kosten te volgen en u weet direct of een deel van het project uit de hand loopt.

Schatten

Vergeet zoals gewoonlijk niet om een ​​retrospective te doen nadat uw project is afgelopen. De resulterende uitgaven vergelijken met het oorspronkelijke plan geeft u een idee over de nauwkeurigheid van uw planning, die u in andere projecten kunt verbeteren. U kunt ook bijhouden welke delen van het project het meest van het plan zijn afgeweken en bepalen of dit herhaaldelijk gebeurt. In het kort, benut de verzamelde gegevens maximaal.