Beheert u een nieuw project? Beantwoord deze 11 vragen voordat het begint

1. Wat is het doel van het project?

Deze vraag heeft meer interpretaties, de eerste interpretatie is puur praktisch. Wat zou het uiteindelijke resultaat van het project moeten zijn? In de meeste gevallen is er niet slechts één resultaat, maar een heel aantal te leveren producten, verspreid over verschillende fasen. Als antwoord op de eerste vraag volstaat een eenvoudige lijst met te leveren producten. En de verwachte resultaten worden geleverd als een checklist gedurende het project.

2. Wat is het echte doel van het project?

De tweede interpretatie is iets gecompliceerder, maar ook belangrijker. Het doel van het project is niet de uitkomst zelf, maar de impact die de uitkomst zou moeten hebben. Ontwerp je een nieuwe website? Wat verwacht de klant van de website? Hoe gaat u succes meten? Welke visie moet je volgen? Vind antwoorden op deze vragen met uw team, en bewaar het gedurende het hele project.

3. Wat is NIET het doel van het project?

Even belangrijk als instellen de doelstellingen van het project, is ook een verduidelijking van wat NIET het doel van het project zal zijn. Na het verduidelijken van de output, is het raadzaam om over elk segment van het project afzonderlijk na te denken en te controleren met de tegenpartij, die verantwoordelijk is voor de levering van elk segment van het project. Evenzo is het raadzaam om zijn verwachtingen met betrekking tot de impact van het project met de klant te bespreken en te proberen de onrealistische verwachtingen weg te nemen. Dit is de beste manier om mogelijke meningsverschillen en ongepland extra werk te voorkomen.

4. Hoeveel tijd hebben we?

Uw project heeft waarschijnlijk een vooraf vastgestelde deadline. En zelfs als je zeker een aantal projecten hebt gerealiseerd waarbij deadlines herhaaldelijk zijn uitgesteld, moet je de deadlines toch serieus nemen. Deadlines zijn de sleutel tot het begrijpen van de tijdlijn van het project en daarmee van het werkkader van het project. Door een goed doordachte deadline op te stellen, kunt u een geschikte strategie kiezen om het project te managen. Hoewel sommige deadlines zijn tamelijk flexibel, het is noodzakelijk om ten minste interne deadlines in te stellen, idealiter inclusief substappen, waarmee u de voortgang met uw team kunt volgen.

5. Wie is de echte klant?

Degenen onder u die eerder een project aan een groter bedrijf hebben geleverd, hebben vast wel een situatie meegemaakt waarin mensen van wie u nog nooit had gehoord tijdens de laatste fase van het project opmerkingen begonnen te maken over de aspecten en de vorm van de deliverables. Dit is zeker niet verkeerd, meestal is het een kwestie van interne politiek en voor grotere bedrijven is het gewoon een gangbare procedure. In het beste geval wil je echter situaties vermijden waarin iemand een week voor het einde van het project om grote veranderingen vraagt. Maak bij de start van het project met de tegenpartij duidelijk wie er in de besluitvormingsproces en probeer het aantal deelnemers te beperken.

6. Wie is uw contactpersoon?

Naast anderen is het noodzakelijk om met de tegenpartij te verduidelijken wie de verbindingsofficier is. Hoogstwaarschijnlijk zal dit de persoon zijn met wie u in continue projectcommunicatie bent. Het is echter belangrijk om te controleren of, in geval van een noodsituatie en een ad hoc beslissing, deze persoon verantwoordelijk is voor hen. En wanneer u deze punten verduidelijkt, moet u ook duidelijk maken welke vorm van communicatie (e-mail, WhatsApp, belt) geeft deze persoon de voorkeur.

7. Wie werkt er aan het project?

Dit zou idealiter duidelijk moeten zijn. Als u al bekend bent met projectmanagement, kunt u deze vraag eenvoudig zelf oplossen. Het kan ingewikkelder zijn als u deelneemt aan een reeds gestart project met een team dat u niet kent. Maar ook hier kun je de anderen gemakkelijk inhalen. Waar moet je vooral op focussen? U moet zich concentreren op de aanduiding van elke persoon, of ze over de nodige vaardigheden, ervaring en genoeg tijd beschikken. Doe vervolgens extra middelen toewijzen en ondersteuning als u vindt dat er onvoldoende vaardigheden / ervaring / tijd wordt toegewezen.

8. Wie is het publiek?

Bij het beheren van een project kan het gemakkelijk gebeuren dat we de neiging hebben om tegen elke prijs aan de wensen van de klant of andere tegenpartij te voldoen. Maar hun wensen voldoen niet altijd aan de behoeften van de doelgroep en het vervullen van deze behoeften zal niet leiden tot het bereiken van de doelstellingen van het project, zoals gesteld in vraag 2. Vergeet daarom bij het opleveren van een project niet, u of uw team, de doelgroep. En zelfs als het soms voelt alsof je tegen windmolens vecht, stel je cliënt dan dezelfde vraag.

9. Wat hebben we nodig?

Beschikken jij en je team over alle benodigde tools? Zelfs over deze factor moet worden nagedacht en indien nodig moet worden gezorgd voor de benodigde technologie. Alles begint met de juiste projectmanagementsoftware naar de bètatestfaciliteit. Heb je alles bij de hand, of heb je iets nodig om te kopen voor deze gelegenheid?

10. Heeft iemand dit ooit eerder gedaan?

We hebben het hier zowel in engere als in bredere zin. Wordt uw project iets wat het bedrijf eerder deed? Hebben de concurrerende organisaties iets vergelijkbaars met uw product/project? Bestaat er zoiets op een andere markt? Of op een ander continent? Zoek naar inspiratie, sjablonen en voorbeelden waar je maar kunt. Als je wilt innoveren, is dat geweldig, maar het is niet nodig om de fiets opnieuw uit te vinden.

11. Wat staat ons in de weg?

Het probleem met obstakels is dat het meestal onmogelijk is om ze te voorspellen. Maar voordat je naar het volgende project gaat, probeer het tenminste als een gedachte-oefening. Denk eens na eerdere projecten en denk na over wat er deze keer mis zou kunnen gaan en waardoor we de weg naar een succesvolle voltooiing zouden kunnen verliezen. En denk na over wie verantwoordelijk is voor het oplossen van dergelijke problemen en hoe hij ze moet aanpakken.

Uiteindelijk de laatste aanbeveling, deze 11 vragen moeten aan het begin van het project worden gesteld. Maar aangezien verschillende aspecten van het project plotseling kunnen worden gewijzigd, is het raadzaam om vormen herhaaldelijk vragen en werk deze bij als de situatie daarom vraagt.