Beheer je een nieuw project? Beantwoord deze 11-vragen voordat hij zelf begint

Datum:8 / 5/ 2019
Lengte:6 minuten
Auteur:Adam Romaňák
Deel:

Als je latere complicaties wilt voorkomen en het project naar een succesvol einde wilt leiden, zie je zo'n perspectief op project Ontwikkeling is cruciaal, samen met efficiënt leiderschap. Laten we beginnen met antwoorden.

1. Wat is het doel van het project?

Deze vraag heeft meer interpretaties, de eerste interpretatie is puur praktisch. Wat zou het uiteindelijke resultaat van het project moeten zijn? In de meeste gevallen is er niet slechts één resultaat, maar een heel aantal te leveren producten, verspreid over verschillende fasen. Als antwoord op de eerste vraag volstaat een eenvoudige lijst met te leveren producten. En de verwachte resultaten worden geleverd als een checklist gedurende het project.

2. Wat is het echte doel van het project?

De tweede interpretatie is iets gecompliceerder, maar ook belangrijker. Het doel van het project is niet de uitkomst zelf, maar de impact die de uitkomst zou moeten hebben. Ontwerp je een nieuwe website? Wat verwacht de klant van de website? Hoe gaat u succes meten? Welke visie moet je volgen? Vind antwoorden op deze vragen met uw team , en bewaar het gedurende het hele project.

3. Wat is NIET het doel van het project?

Even belangrijk als instellen de doelstellingen van het project, is ook een verduidelijking van wat NIET het doel van het project zal zijn. Na het verduidelijken van de output, is het raadzaam om over elk segment van het project afzonderlijk na te denken en te controleren met de tegenpartij, die verantwoordelijk is voor de levering van elk segment van het project. Evenzo is het raadzaam om zijn verwachtingen met betrekking tot de impact van het project met de klant te bespreken en te proberen de onrealistische verwachtingen weg te nemen. Dit is de beste manier om mogelijke meningsverschillen en ongepland extra werk te voorkomen.

4. Hoeveel tijd hebben we?

Uw project heeft waarschijnlijk een deadline van tevoren. En zelfs als u zeker een aantal projecten hebt voltooid waarbij deadlines herhaaldelijk zijn uitgesteld, moet u de deadlines nog steeds serieus nemen. Deadlines zijn de sleutel tot begrip van de tijdlijn van het project en daarmee het werkkader van het project. Het opstellen van een goed doordachte deadline helpt u bij het kiezen van een geschikte strategie voor het beheren van het project. Hoewel sommige deadlines zijn tamelijk flexibel, het is noodzakelijk om ten minste interne deadlines in te stellen, idealiter inclusief substappen, waarmee u de voortgang met uw team kunt volgen.

5. Wie is de echte klant?

Degenen onder u die eerder een project bij een groter bedrijf hebben afgeleverd, hebben zeker een situatie meegemaakt waarin mensen waarvan u nog nooit eerder hebt gehoord, in de laatste fase van het project commentaar gaven op de aspecten en de vorm van de te leveren producten. Dit is zeker niet verkeerd, meestal is het een kwestie van interne politiek en voor grotere bedrijven is het gewoon een gangbare procedure. In het optimale geval wilt u echter situaties vermijden waarin iemand een week voor het einde van het project om grote veranderingen vraagt. Neem aan het begin van het project contact op met de tegenpartij, die moet worden opgenomen in de besluitvormingsproces en probeer het aantal deelnemers te beperken.

6. Wie is uw contactpersoon?

Naast anderen is het noodzakelijk om met de tegenpartij te verduidelijken wie de verbindingsofficier is. Hoogstwaarschijnlijk zal dit de persoon zijn met wie u in continue projectcommunicatie bent. Het is echter belangrijk om te controleren of, in geval van een noodsituatie en een ad hoc beslissing, deze persoon verantwoordelijk is voor hen. En wanneer u deze punten verduidelijkt, moet u ook duidelijk maken welke vorm van communicatie (e-mail, WhatsApp, belt) geeft deze persoon de voorkeur.

7. Wie werkt er aan het project?

Dit moet ideaal duidelijk zijn. Als u al bekend bent met projectmanagement, kunt u deze vraag eenvoudig zelf oplossen. Het kan ingewikkelder zijn als u deelneemt aan een reeds gestart project met een team dat u niet kent. Maar zelfs hier kun je gemakkelijk de anderen inhalen. Waarop moet u zich vooral richten? U moet zich concentreren op de aanwijzing van elke persoon, of deze over de nodige vaardigheden, ervaring en voldoende tijd beschikt. Vervolgens doen extra middelen toewijzen  en ondersteuning als u vindt dat er onvoldoende vaardigheden / ervaring / tijd wordt toegewezen.

8. Wie is het publiek?

Bij het beheren van een project kan het gemakkelijk gebeuren dat we de neiging hebben om tegen elke prijs aan de wensen van de klant of andere tegenpartij te voldoen. Maar hun wensen voldoen niet altijd aan de behoeften van de doelgroep en het vervullen van deze behoeften zal niet leiden tot het bereiken van de doelstellingen van het project, zoals gesteld in vraag 2. Vergeet daarom bij het opleveren van een project niet, u of uw team, de doelgroep. En zelfs als het soms voelt alsof je tegen windmolens vecht, stel je cliënt dan dezelfde vraag.

9. Wat hebben we nodig?

Hebben u en uw team alle benodigde tools beschikbaar? Zelfs deze factor moet worden doordacht en indien nodig moet de benodigde technologie worden gewaarborgd. Alles begint met de juiste projectbeheersoftware  naar de bètatestfaciliteit. Heeft u alles beschikbaar, of heeft u iets nodig voor deze gelegenheid?

10. Heeft iemand dit ooit eerder gedaan?

We hebben het hier in engere en bredere zin. Leidt uw project tot iets dat het bedrijf eerder deed? Hebben de concurrerende organisaties iets vergelijkbaars met uw product / project? Bestaat er zoiets op een andere markt? Of op een ander continent? Zoek waar je maar kunt naar inspiratie, sjablonen en voorbeelden. Als je wilt innoveren, is het geweldig, maar het is niet nodig om de fiets opnieuw uit te vinden .

11. Wat staat ons in de weg?

Het probleem met obstakels is dat het meestal onmogelijk is om ze te voorspellen. Maar voordat je naar het volgende project gaat, probeer het tenminste als een gedachte-oefening. Denk eens na eerdere projecten en denk na over wat er deze keer mis kan gaan en waardoor we de weg naar succesvolle voltooiing kunnen verliezen. En denk na over wie verantwoordelijk zal zijn voor het oplossen van dergelijke problemen, en hoe hij ze moet aanpakken.

Uiteindelijk de laatste aanbeveling, deze 11 vragen moeten aan het begin van het project worden gesteld. Maar aangezien verschillende aspecten van het project plotseling kunnen worden gewijzigd, is het raadzaam om vormen herhaaldelijk vragen en werk deze bij als de situatie daarom vraagt.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledig uitgerust, SSL-beveiligd, Dagelijkse back-ups, In uw Geo