Beste tools voor digitaal projectbeheer (deel 2): ​​risico's, financiën en mensen beheren

Risicobeheer en digitale projecten

Risico-identificatie is als het verzamelen van alles wat een negatieve impact kan hebben op de projectontwikkeling. Dat klinkt niet erg aanlokkelijk, maar als je deze activiteit in de projectplanningsfase opneemt, je zult jezelf (en je project) veel helpen. Daarnaast krijg je een handige lijst die je direct kunt opnemen in de tool voor risicobeheer.

Dit is een volwaardig projectmanagementproces:

• Risico-identificatie en -beoordeling – ontdek de kans, ernst en timing van risico's en dus op welke reserve voor onvoorziene omstandigheden u kunt rekenen.

• Risicobewaking en -beheersing – filter individuele risico's, bijvoorbeeld op project, ernst of timing, en prioriteer ze dienovereenkomstig.

• Risicomanagement – een reactie op risico toewijzen en ermee omgaan: taken creëren, verantwoordelijken toewijzen en ontwikkelingen volgen.

Tip: Een bulk-e-mail sturen naar alle teamleden met de vraag: "Wat denk je dat hier fout kan gaan?" is niet de optimale oplossing. U kunt beter een vergadering beleggen! In onze regio is het nog steeds niet de standaard, maar als je de risico's direct met elkaar - en zelfs met de opdrachtgever - bespreekt, win je uiteindelijk tijd. Bovendien ziet u geen bijzondere risico's over het hoofd die u als manager misschien niet herkent, maar uw specialisten wel. Collega's die verantwoordelijk zijn voor elke taak kunnen direct aan andere teamleden uitleggen wat het risico is van hun deel van het project en wat er aan gedaan kan worden. Voor digitale projecten is er genoeg uit te leggen, vooral van ontwikkelaars. U elimineert bijvoorbeeld de dreiging van onvoldoende leveringen, die vervolgens het project zouden kunnen "vastlopen". Bovendien helpt het samenbrengen van je hersens je niet alleen om bedreigingen te identificeren, maar ook om oplossingen te vinden. Dus laten we zeggen dat de eerste stap in risicobeheer is om zo'n vergadering te plannen.

Budget en kostenraming

Net als bij "klassieke" projecten, begroting van digitale projecten is erg kwetsbaar. Project managers komt vrij vaak voor dat in de fase van productdigitalisering zelf - tijdens het programmeren, testen en optimaliseren - de prijs schatting komt niet overeen met wat in de voorbereidingsfase is goedgekeurd. Wat kan hieraan worden gedaan? Als u het eerste advies in financieel management en controleer ook regelmatig de huidige uitgaven versus projectbudget, kom je er snel achter of je op de goede weg bent of dat je het spoor bijster bent. De sleutel is om altijd controle over de financiën te hebben. Weet of je over het plan heen bent of dat je in de problemen zit en begrijp in beide gevallen waarom. Dit zal u helpen snel te reageren en te voorkomen dat u het probleem haastig moet oplossen.

Resourcemanagement in digitale projecten en optimalisatie

. taken plannen, vergeet vooral het testen en de daaropvolgende optimalisatie niet. Voor elke toepassing of website zullen er bugs zijn die u tijdens het testen zult ontdekken. Ons advies is dan ook:

• In het Scheduler, maak tijd vrij voor (A/B)-testen, inclusief de collega's die niet aan het project hebben gewerkt. Het kan heel gemakkelijk gebeuren dat ze u een impuls geven die u, als te betrokken bij het project, met succes over het hoofd hebt gezien.

• Reserveren tijd voor optimalisatie, die bugfixes bevat. Pas op, dit kunnen ook tijdrovende taken zijn, niet alleen "cosmetische behandelingen".

• Ten minste een week na de officiële start van het project, bieden de capaciteit voor eventuele wijzigingen aan het product na de feedback; u ontvangt van eindgebruikers. Maar zorg ervoor dat je een plek hebt om het op te nemen en te evalueren. De Help Desk is hiervoor ideaal.

• Voor B2B-teams is het belangrijk om de zakelijke kansen en taken in een enkele CRM met volledige contactbeschikbaarheid.

Samengevat

Het proces van het maken van een digitaal product heeft zijn specifieke kenmerken, die ook worden weerspiegeld in projectbeheer. Het is een goed idee om projectrisico's vanaf het begin met uw team te bespreken. Houd er bij het maken van uw projectbudget rekening mee dat het traject van uw project niet alleen van A naar B loopt, maar dat testen, optimalisatie en vervolgens gebruikersondersteuning ook volgen. We kijken uit naar je nieuwe digitale project, laat ons weten hoe het met je gaat!