Kalender

scheduler

De video tutorial#2
De module configuratie
Taakplanning
Gebruikers
Kalender evenementen
Export en import van agenda-evenementen
filters
Snelle taakeditor
Rollen en machtigingen
corner situaties

Agenda-plug-in is een kalender met slepen en neerzetten die alle vergaderingen, taken, geplande bronnen, aanwezigheid en bestede tijd weergeeft. Het wordt snel de meest gebruikte plug-in door onze klanten, omdat het een ultiem en direct overzicht geeft van wat er gaande is voor zowel reguliere werknemers als managers. Agenda kan worden toegevoegd aan elk persoonlijk dashboard, zoals uw startpagina. U kunt het ook direct openen door op het kalenderpictogram in de bovenste balk van Easy Project te klikken. Om Agenda toe te voegen aan uw startpagina, projectpagina of een andere gepersonaliseerde pagina, gaat u naar de paginabewerkingsmodus (knop "Deze pagina aanpassen"), voegt u een module toe met de naam "Kalender (Kalender)" en slaat u de pagina op.

 

De module configuratie

In de moduleconfiguratie heb je de mogelijkheid om te wisselen tussen persoonlijke en managerrollen met verschillende rechten. Klik gewoon op het potloodpictogram in de rechterbovenhoek van de module om het instellingenvenster te openen. Als u de manager bent, kunt u eenvoudig elke gebruiker selecteren en taak toewijzen met slepen en neerzetten en zo Agenda gebruiken om de middelen van uw team optimaal toe te wijzen. Als u Persoonlijk selecteert, kunt u Agenda alleen gebruiken om taken in uw eigen agenda te plannen, niet voor andere gebruikers. Bovendien kunt u hier het weergavebereik (inclusief de optie om weekends te tonen/verbergen) en gebruikers en groepen en filters bewerken. In de opties "Sorteren" kunt u de criteria voor sorteertaken in de linkerkolom instellen. Gebruik de knop "Externe agenda toevoegen" in de rechterbenedenhoek om een ​​agenda te importeren.

 

Taakplanning

De takenlijst in de linkerkolom bevat alle taken die geldig zijn voor filtercriteria die zijn gedefinieerd in de moduleconfiguratie (of handmatig zijn toegepast met behulp van de filtertags). U kunt eenvoudig taken plannen in de linkerkolom door ze naar de kalender te slepen en neer te zetten. Door een taak uit de linkerkolom naar de kalender te slepen, wordt standaard 1 uur aan deze taak toegewezen. Als de taak een lagere resterende geschatte tijd heeft, wordt standaard slechts een half uur toegewezen. Wanneer u uw verwachting over de geschatte tijd wijzigt, sleept u gewoon het onderste gedeelte en wijzigt u het naar wens. Met de legenda onder de kalender kunt u alleen specifieke entiteiten laten weergeven in de kalender, terwijl de uitgeschakelde zijn verborgen.

Om snel de geschatte tijd van een taak te wijzigen, klikt u voor elke afzonderlijke taak op het aantal uren dat in de rechterkolom wordt weergegeven en voert u vervolgens een nieuwe waarde in. De optie om de waarde te wijzigen wordt alleen weergegeven als het veld "Geschatte tijd" niet is ingesteld als "alleen-lezen" in Workflow. De wijziging wordt onmiddellijk opgeslagen. Het aantal uren dat in de linkerkolom wordt weergegeven, is de resterende tijd van de nog in te plannen taak, dwz geschatte tijd minus bestede tijd en reeds geplande uren (deze worden gehaald uit handmatig ingestelde reserveringen).

Zorg ervoor dat uw taak is gepland tussen de startdatum en de vervaldatum van de taak. Dit gebied is groen gekleurd in Agenda, het niet-beschikbare gebied is rood gekleurd wanneer u een taak sleept en vasthoudt. Als u uw taak in een rood gebied laat vallen, verschijnt er een foutmelding. De uren buiten uw actieve werktijdkalender worden ook beschouwd als onderdeel van het rode gebied, zodat geen enkele gebruiker taken buiten zijn standaard werkuren kan plannen. Elke actie van een gebruiker met taken wordt automatisch opgeslagen.

De informatie over de tijdsduur die zichtbaar is in de reeds geplande taken (kalendervakken) vertegenwoordigt de tijdsduur van de taak op deze specifieke dag, die mogelijk niet overeenkomt met de tijdsduur (geschatte tijd) van de taak (omdat deze in delen kan worden gepland voor meer dagen). Om de lengte van een taak in de dagelijkse/wekelijkse weergave van de kalender te verlengen of te verkorten, beweegt u eenvoudig de onderste rand van de taak omhoog en omlaag met uw linkermuisknop. Door met de rechtermuisknop op de toegewezen uren van de taak op de tijdlijn van de kalender te klikken, verschijnt een taakvenster, waarmee u handmatig de "Start > Einde" -tijd van de taakduur op de respectieve dag kunt aanpassen. Dit pop-upvenster is een alternatief voor het simpelweg slepen en neerzetten van de taak op de tijdlijn, maar sommige gebruikers geven er de voorkeur aan in plaats daarvan.

Gebruik de respectieve vervolgkeuzelijst net boven de kalender (vandaag, dag, week, maand, jaar, agenda) om de tijdweergave van de kalender om te schakelen. In de jaarweergave kunnen alleen activiteiten van één gebruiker tegelijk worden weergegeven. De agendaweergave toont het dagboek van alle geplande activiteiten en hun datums.

Net zo gemakkelijk kunt u ook taakkenmerken wijzigen. Klik gewoon op een taak in de kalender om de Snelle taakeditor te openen. Hier kunt u ook de bestede tijd registreren, een taak becommentariëren of een taak uit de agenda verwijderen.

De lijst met toewijsbare taken geeft niet opzettelijk taken weer waarvan de geschatte tijd wordt overschreden door de bestede tijd, wat betekent dat ze geen toewijsbare uren kunnen bieden en daarom niet relevant zijn voor Agenda. Deze taken worden niet-toewijsbare taken genoemd en u kunt informatie over hun aantal direct onder de lijst met toewijsbare taken zien.


Gebruikers

Wanneer u op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de module klikt, verschijnt een vervolgkeuzelijst met de selectie van gebruikers net boven de takenlijst, zodat u gemakkelijk geselecteerde gebruikers aan de agenda kunt toevoegen door op hun naam te klikken. De geselecteerde gebruikers verschijnen direct boven de agenda in de vorm van benoemde knoppen. Een enkele klik op de knop markeert de gebruiker, zodat u hem taken kunt toewijzen. Een dubbelklik toont alleen taken, vergaderingen, enz. van die specifieke gebruiker (zoals een filter). Om een ​​gebruiker uit de selectie te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram naast zijn naam. Om een ​​specifieke gebruiker te activeren, klikt u op de knop met zijn naam.

Er kan slechts één gebruiker tegelijk actief zijn (gemarkeerd door een groen kader en het "vinkje" -symbool naast zijn naam), wat betekent dat elke taak die uit de linkerkolom wordt gesleept en in de agenda wordt neergezet, alleen wordt toegewezen en gepland aan de momenteel actieve gebruiker. Zorg ervoor dat er een juiste gebruiker actief is voordat u een taak plant. Anders zou de taak automatisch opnieuw worden toegewezen en opnieuw worden gepland in de agenda van een verkeerde gebruiker. De huidige toegewezen persoon is te herkennen aan een gebruikerspictogram in het vak van elke taak.

 

Kalender evenementen

Agenda bevat een vergaderkalender, wat betekent dat u vanaf hier eenvoudig een nieuwe vergadering en een nieuwe taak, aanwezigheid of activiteit kunt maken. Klik, houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de linkermuisknop op een lege ruimte van de kalender (voor een intraday-activiteit) of klik eenvoudig op de specifieke dag in de dag-/weekweergave (voor een activiteit die de hele dag duurt), laat de knop los en kies in het pop-upvenster wat voor soort entiteit u wilt maken (vergadering, taak, aanwezigheid). Wanneer u verschillende soorten entiteiten (zoals vergadering + aanwezigheid) plant voor hetzelfde tijdslot, resulteert dit in 3 elkaar overlappende vakken in de kalenderweergave.

Aanwezigheidsregistraties in Agenda zijn alleen selectief zichtbaar, net als in Meeting Calendar. Aanwezigheidsregistratie zonder het attribuut "Aan het werk?" zijn ook zichtbaar in Agenda, Vergaderingskalender en Aanwezigheidskalender. Wel aanwezigheidsregistratie met het attribuut "Aan het werk?" zijn alleen zichtbaar in de aanwezigheidskalender, maar niet in de kalender of de vergaderkalender. De belangrijkste focus is dat deze tools eerder evenementplanning zijn dan aanwezigheidsoverzicht, wat de belangrijkste focus is van Attendance Calendar aan de andere kant.

 

Export en import van agenda-evenementen

Om evenementen of andere entiteiten van uw agenda naar een andere iCal-compatibele agenda te exporteren, klikt u op de knop "iCal URL voor exporteren van evenementen" in de rechterbenedenhoek. Dit opent een pop-upvenster met de naam "URL voor uw agenda" met het URL-adres, net als een QR-code die hetzelfde URL-adres bevat voor sneller kopiëren en plakken. Voor elk URL-adres kunt u beslissen welke entiteiten moeten worden opgenomen voor export door de respectievelijke selectievakjes aan te vinken (vergaderingen en presentielijsten zijn standaard aangevinkt, alleen taken zijn optioneel). Plak vervolgens de gegenereerde exportlink in een importveld van de iCal-compatibele doelkalender.

Om een ​​externe iCal-compatibele agenda in de agenda van Easy Project te importeren, opent u de instellingen van de agendamodule » Externe agenda's » klik op de knop "Agenda toevoegen". Voer in het formulier de naam van de kalender en de URL-link naar het *.ics-bestand in (de URL-link kan worden verkregen bij de provider van de externe iCal-compatibele kalender).

Kijk voor meer informatie iCal-synchronisatie.

 

filters

Als u de standaardzichtbaarheid van taken in de linkerkolom moet negeren, gebruikt u de 'filters"menu voor dat doel. Het menu is verborgen achter het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de module. Als u op het diskettepictogram ernaast klikt, wordt u omgeleid naar de optie om het filter op te slaan. U kunt uw filters als tags opslaan in de kop (linkerbovenhoek), waardoor het gemakkelijk is om het juiste filter met slechts één klik toe te passen.

 

Snelle taakeditor

Snelle taakeditor maakt het mogelijk om alle belangrijke gegevens met betrekking tot een specifieke taak te zien en/of te bewerken in een pop-upvenster met één scherm, waardoor de noodzaak om de taak op een apart tabblad te openen, wordt geëlimineerd. Het is dus als een compacte weergave van alles wat meestal te vinden is onder verschillende tabbladen, kolommen of knoppen van de normale taakweergave. Het belangrijkste is dat de Snelle taakeditor extreem snel en gemakkelijk te gebruiken is en het belangrijkste doel is om tijd te besparen bij het uitvoeren van standaard taakbeheer. Om de Snelle taakeditor van een specifieke taak vanuit Agenda te openen, klikt u gewoon op de taak zelf.

Hieronder ziet u hoe de snelle taakeditor eruit ziet. Zoals u kunt zien, bevat het zijbalkmenu knoppen voor snelle navigatie naar de vereiste taakattributen die u wilt controleren of bewerken, namelijk details, beschrijving, opmerkingen, bijlagen, bestede tijd, collega's, tags, subtaken, bovenliggende taak en gerelateerde taken.

De Snelle taakeditor is natuurlijk zeker geen passieve weergave, maar is volledig interactief, zodat u snel een van deze zichtbare taakattributen kunt bewerken of ontbrekende tekst kunt toevoegen door gewoon naar het betreffende gebied op het scherm te klikken.

 

Rollen en machtigingen

Rollen en machtigingen van de plug-in zijn hetzelfde als die van Easy Gantt en Resource Management en kunnen worden bewerkt in Administratie → Rollen en machtigingen → selecteer een gebruikersrol → Easy Gantt & Resource Management & Calendar. Bovendien kunnen sommige machtigingen worden gedefinieerd door werkstroominstellingen, zoals dat alleen-lezen velden niet kunnen worden gewijzigd vanuit Agenda.

Gebruikers zonder toestemming om taken te bekijken (dit kan worden gewijzigd in Beheer > Rollen en rechten > Taak volgen) kunnen ook de Agenda-module zien, inclusief alle taken op de tijdlijn, maar ze kunnen de taaknamen niet zien en kunnen ook niet doorklikken naar zie de taakdetails. Voor dergelijke gebruikers zijn alle taken gewoon anoniem. Vergaderingen in Agenda zijn zichtbaar voor gebruikers, afhankelijk van de toegestane zichtbaarheid van het gebruikerstype dat de vergadering bijwoont. De zichtbaarheid van gebruikerstypen kan worden gewijzigd in Beheer > Gebruikerstypen > Zichtbaarheidsopties.

 

corner situaties

  • Taken die aan groepen zijn toegewezen, worden niet ondersteund door Agenda, dus u kunt problemen ondervinden met het verdwijnen van groepstaken in Agenda wanneer u ze probeert te plannen.
  • De instelling "Weergavebereik" in Kalender en Werktijdkalender mag niet na middernacht (zoals 22:00 - 06:00 uur) worden ingesteld, anders worden er geen gegevens weergegeven.


Hoe wordt het gedrag van Agenda beïnvloed door de persoonlijke tijdzones van gebruikers:

  • Verkoopactiviteit (stopgezet vanaf versie 11) - Wanneer een verkoopactiviteit wordt aangemaakt via Agenda, moet de tijd van de activiteit worden geselecteerd in de standaardtijdzone van de applicatie. Nadat de verkoopactiviteit is gemaakt, ziet elke gebruiker deze echter in zijn persoonlijke tijdzone zoals ingesteld in het gebruikersprofiel. Als de persoonlijke tijdzone van een gebruiker dus verschilt van de standaardtijdzone van de toepassing, ziet deze specifieke gebruiker dezelfde activiteit in een andere tijd. Wanneer een verkoopactiviteit samen met een vergadering wordt gemaakt, wordt de geplande tijd van een vergadering altijd weergegeven in de standaardtijdzone van de toepassing voor alle gebruikers, ongeacht hun persoonlijke tijdzones.
  • Opkomst - Wanneer een aanwezigheidsregistratie wordt aangemaakt via Kalender, moet de tijd van de aanwezigheid worden geselecteerd in de standaard tijdzone van de applicatie. Nadat de aanwezigheidsregistratie is gemaakt, ziet elke gebruiker deze echter in zijn persoonlijke tijdzone zoals ingesteld op het gebruikersprofiel. Daarom, als de persoonlijke tijdzone van een gebruiker afwijkt van de standaardtijdzone van de toepassing, ziet deze specifieke gebruiker dezelfde aanwezigheidsregistratie in een andere tijd.
  • Meeting - Wanneer een nieuwe vergadering wordt aangemaakt via Agenda, moet de tijd van de vergadering worden geselecteerd in de standaardtijdzone van de applicatie. Nadat de vergadering is gemaakt, ziet elke gebruiker deze echter in zijn persoonlijke tijdzone zoals ingesteld in het profiel van de gebruiker. Als de persoonlijke tijdzone van een gebruiker dus verschilt van de standaardtijdzone van de toepassing, ziet deze specifieke gebruiker dezelfde vergadering op een andere tijd.
  • Taak - De geplande tijd van een taak wordt altijd weergegeven in de standaardtijdzone van de toepassing voor alle gebruikers, ongeacht hun persoonlijke tijdzone.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie