Hoe u een PMO vanaf nul opbouwt

Wat is een PMO (projectmanagementbureau)?

Een projectmanagementbureau is een belangrijk onderdeel van elke succesvolle organisatie. Het dient als de centrale hub voor iedereen projectmanagement werkzaamheden, ondersteuning, begeleiding en middelen bieden aan projectmanagers en teams.

Het is verantwoordelijk voor het vaststellen van normen voor projectbeheer, het bieden van training en ondersteuning aan projectmanagers en het helpen verzekeren dat projecten op tijd en binnen het budget worden voltooid. Maar de rol van PMO kan in verschillende bedrijven verschillend zijn afhankelijk van hun doelen en behoeften.

Wat zijn de meest voorkomende soorten PMO?

Voordat u een PMO gaat bouwen, is het belangrijk om leren over de verschillende soorten dus je kunt kies de juiste voor uw bedrijf. Er zijn verschillende soorten, waarvan sommige door elkaar worden gebruikt om een ​​andere vorm te creëren – ze worden bepaald door de behoeften, doelen en middelen van de organisatie.

1. PMO-richtlijn: Dit type PMO is verantwoordelijk voor handhaving van PM-normen en processen in de hele organisatie. Het kan ook begeleiding en ondersteuning bieden aan projectmanagers, maar het heeft niet de bevoegdheid om beslissingen te nemen namens de projectteams.
2. Ondersteunende PMO: Biedt ondersteuning en resources aan projectleidersmaar het heeft niet de bevoegdheid om beslissingen te nemen of normen af ​​te dwingen. De primaire taak is om projectmanagers te helpen bij de planning en uitvoering van hun projecten.
3. Samenwerkend PMO: Deze werkt nauw samen met projectmanagers om ervoor te zorgen dat projecten goed verlopen afgestemd op de algemene strategische doelen van de organisatie. Het kan ook een meer adviserende rol hebben, door projectteams te begeleiden en aanbevelingen te doen.
4. PMO inschakelen: Geconcentreerd op het bieden van de tools, middelen en ondersteuning noodzakelijk voor projectmanagers om hun projecten succesvol op te leveren. Het kan ook opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden bieden om projectmanagers te helpen hun vaardigheden te verbeteren.
5. Strategisch PMO: Dit PMO-type is verantwoordelijk voor het afstemmen van de projecten van de organisatie op de algehele strategie en doelen. Het kan ook verantwoordelijk zijn voor portefeuillebeheer en het identificeren van nieuwe projectkansen.

Wanneer is een goed moment om te beginnen?

Wel, er is geen pasklaar antwoord tot wanneer het juiste moment is om een ​​PMO te bouwen. Het is belangrijk voor een organisatie om haar behoeften en middelen zorgvuldig te beoordelen alvorens hierover te beslissen. Echter, sommige tekenen kunnen erop wijzen dat is de het juiste moment om een ​​PMO te bouwen. Herkent u een aantal van deze problemen in uw organisatie?

• Inconsistente projectmanagementpraktijken: een PMO kan helpen bij het opzetten van standaardprocessen en -procedures voor het beheer van verschillende projecten.
• Meerdere projecten zonder centraal toezicht: Als uw organisatie beheert veel verschillende projecten zonder centraal toezicht of coördinatie helpt een PMO dat toezicht te bieden en ervoor te zorgen dat projecten zijn afgestemd op de algemene doelen en doelstellingen van de organisatie.
• Moeite met het managen van stakeholders: Als uw organisatie moeite heeft met het managen van belanghebbenden en het voldoen aan hun verwachtingen, kan een PMO helpen om de betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden te verbeteren.
• Uitdagingen bij projectoplevering: Als uw organisatie problemen ondervindt om projecten op tijd en binnen budget op te leveren, kan een PMO u helpen de onderliggende oorzaken van die uitdagingen te identificeren en aan te pakken.

"Vorig jaar hebben we ons PMO gebouwd. Dankzij het transparant volgen van projecten, de vaste structuur en processen en de uniforme rapportage direct in Easy Project, hebben we na een jaar verspil geen tijd aan Project Office-vergaderingen met onnodige en lange statusupdates en we kunnen besteed de bespaarde tijd voornamelijk op projecten Dat loopt niet volgens plan. We kunnen ze strategisch bekijken en hun voortgang optimaliseren, zodat we ze succesvol kunnen managen. En op projecten die volgens plan lopen, vieren we nog meer voor hun voltooiing."

Jan Řeřicha, hoofd PMO, Easy Software

Tijd om te beginnen! Maar hoe?

Het bouwen van uw eerste projectmanagementkantoor klinkt misschien als een enge taak, maar in werkelijkheid hoeft het niet zo uitdagend te zijn als u de juiste stappen volgt en er rekening mee houdt dat het proces enige tijd kan duren.

Hier zijn zeven stappen te volgen als je wilt starten:

1. Definieer het doel, het type en de reikwijdte van de PMO: Bepaal waarom u een PMO wilt opzetten en welke specifieke functies het zal dienen.
2. Beoordeel de huidige staat van projectmanagement in uw organisatie: Identificeer de sterke en zwakke punten van uw huidige projectmanagementpraktijken en bepaal welke verbeteringen kunnen worden aangebracht door middel van de oprichting van een PMO.
3. Ontwikkel een plan voor het PMO: maak een gedetailleerd plan voor het PMO, inclusief structuur, personeel, middelen en budget. Dit plan moet aansluiten bij de algemene doelen en doelstellingen van uw organisatie.
4. Communiceer het plan naar de betrokkenen: deel het plan voor het PMO met relevante belanghebbenden en zoek hun inbreng en steun. Dit helpt ervoor te zorgen dat het PMO de ondersteuning krijgt die het nodig heeft om succesvol te zijn.
5. Implementeer het PMO: Zet het plan voor het PMO om in actie, inclusief het aannemen van personeel, het toewijzen van middelen en het opzetten van processen en procedures.
6. Opzetten processen en communicatie: Duidelijke processen en procedures voor het PMO zijn belangrijk om te slagen, inclusief richtlijnen voor projectmanagement, communicatie en besluitvorming. Een goede manier is ook om effectieve communicatiekanalen voor het PMO op te zetten, inclusief zowel interne als externe belanghebbenden, om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van en op de hoogte is van PMO-activiteiten.
7. Bewaak en evalueer het PMO: Evalueer regelmatig de prestaties van het PMO en breng indien nodig aanpassingen aan om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de behoeften van de organisatie.

Past een PMO bij jouw bedrijf?

als een projectmanagementbureau niet bij je pastVraagt ​​u zich nog steeds af of uw organisatie wel of niet een PMO moet bouwen? Dan is het een goed moment om naar enkele factoren te kijken die je een hint kunnen geven als een projectmanagementbureau niet bij je past.

• Kosten: Het opzetten van een PMO kan kostbaar zijn, omdat het nodig kan zijn om extra personeel aan te nemen, middelen toe te wijzen en te investeren in technologie en infrastructuur. Als een organisatie niet over het budget of de middelen beschikt om een ​​PMO te ondersteunen, kan ze ervoor kiezen er geen te bouwen.
• Een paar projecten: Een PMO is misschien niet nodig als een organisatie maar een paar projecten heeft en deze effectief kan beheren zonder een centraal toezichthoudend orgaan.
• Gebrek aan ondersteuning: Een PMO is mogelijk niet succesvol als het niet wordt ondersteund door de belangrijkste belanghebbenden, zoals management- of projectmanagers.
• Ingewikkeldheid: Een PMO kan de structuur van een organisatie complexer maken en kan de ontwikkeling van nieuwe processen en procedures vereisen. Als een organisatie al efficiënt en effectief werkt, is het misschien niet nodig om een ​​PMO toe te voegen.

Conclusie

Een effectief PMO kan u helpen uw projecten soepel te laten verlopen, verbetert uw teamsamenwerking en stelt u in staat om gemakkelijker doelen te bereiken. Als u het gevoel heeft dat uw PMO vanaf het begin niet perfect is, raak dan niet ontmoedigd. het kost tijd om het af te stemmen op de behoeften van uw team. Als u een bedrijf bent met meer dan één team en één product vergeet niet dat u een moderne tool voor projectportfoliobeheer nodig heeft om een ​​effectief PMO op te bouwen. Ontdek Easy Project – een complete PPM-oplossing die uw PMO-implementatie veel sneller en gemakkelijker maakt!