Hoe een PM-software te implementeren: tips van onze senior consultant

Met welke situaties zult u te maken krijgen?

In de afgelopen 16 jaar zijn we veel situaties tegengekomen die bedrijven ervaren bij het implementeren van een projectmanagementtool. Onze senior consultant Dalibor Vasek heeft de 8 meest voorkomende situaties voor je op een rijtje gezet, zodat je ze vanaf het begin kunt elimineren!

Begrijp wat je nodig hebt

Niet weten wat je nodig hebt – Onze klanten willen vaak maar een projectmanagementtool denk niet over ons welk bedrijf afdelingen zullen er gebruik van maken, welke kenmerken zijn nodig, of ze een applicatie op hun hebben server of op het publiek Cloud en nog veel meer. Overweeg de specifieke behoeften van uw team en de soorten projecten die u gaat beheren. Vergeet ook andere afdelingen zoals marketing, financiën of verkoop niet als je alle processen in één tool wilt beheren. Dit zal u helpen om te bepalen welke software past het beste bij uw bedrijf. Als je het niet zeker weet, maak je geen zorgen, we zijn er om je te helpen.

Inspecteer de voordelen van de tool

De voordelen van de tool niet begrijpen – Het komt vaak voor dat een topmanager de tool koopt, maar de beheerder is iemand anders. Dit leidt tot een incompleet inzicht in de behoeften. Zorg er altijd voor dat uw beheerder de voordelen en functies van uw tool kent. Easy Project kan u helpen met betere communicatie, transparantie, verhoogde productiviteit en betere organisatie. Het is een aanpasbare tool met veel aanpassingsmogelijkheden, maar als uw beheerder weet het niet over deze betekent, dan jij zal niet gebruiken het gereedschap naar zijn volledige potentieel.

Doorstaan ​​de verandering

Weerstand tegen verandering – Werknemers vaak voelen onzeker als er iets verandert. Ze weten dat ze een nieuwe werkprocedure moeten leren en daarvoor een training moeten volgen, en sommigen van hen hebben een zekere gehechtheid aan oude tools of manieren van werken. Verandering is belangrijk om vooruit te komen, maar eerst vergeet niet uw medewerkers hierop voor te bereiden. Leg uit, motiveer en laat ze zien hoe ze van de nieuwe tool kunnen profiteren.

Betrek de belangrijkste stakeholders

Gebrek aan betrokkenheid van de belangrijkste belanghebbenden en alle gebruikers – De situatie is altijd anders, afhankelijk van of het idee van de CEO komt, PMO, of iemand anders. Maar in alle gevallen moet u alle belanghebbenden betrekken, het management, het projectmanagementbureau en de projectmanagers, en vergeet niet de mensen die de financierings- en investeringsbeslissingen nemen (CFO of financieel manager) en degenen die u zullen helpen met de technische opzet (CTO of beheerders). Nogmaals, we hebben het over communicatie en uitleg over de voordelen, maar ook de risico's en kansen. Wanneer u besluit om een nieuw instrument implementeren, het is belangrijk om communiceer het naar alle gebruikers. Ze moeten de voordelen van de nieuwe tool begrijpen en begrijpen hoe deze hun werk zal beïnvloeden. Duidelijke communicatie over de aanleiding en het implementatietraject kan zorgen wegnemen. Deze communicatie zou moeten zijn beheerd als een project. U kunt Easy Project dus voor het eerst gebruiken.

Denk realistisch

Onrealistische verzoeken en verwachtingen – Geen enkel gereedschap kan alles. Het is goed om onderzoek te doen naar welke tool dat zal doen het beste aan uw behoeften voldoen en weet waartoe hij in staat is.

Bereid je voor op een langdurige implementatie

Het aanvankelijke enthousiasme ebt weg – Implementatie is geen sprint, het is meer een marathon. Iedereen is vanaf het begin enthousiast, maar na een paar weken vervaagt het en is het implementatieproces misschien nooit voltooid. Onze aanbeveling is om beheer het als een project. Stel timings en mijlpalen in en splits het werkvolume op in afzonderlijke taken in de WBS. Op deze manier kunt u zowel uw energie als uw enthousiasme behouden en in balans brengen met andere bedrijfsprioriteiten.

Wees niet bang voor datamigratie

Angst voor datamigratie – Als u al een projectmanagementtool of andere systemen gebruikt, is dit deel iets voor u. U maakt zich misschien zorgen dat gegevens verloren gaan of beschadigd raken tijdens de migratie, wat kan leiden tot mogelijke vertragingen en tegenslagen in het project, of dat de gegevensoverdracht niet wordt voltooid. Maar is het de juiste oplossing om een ​​tool te blijven gebruiken die u niet dient? Het loont de moeite om een ​​nieuwe tool uit te proberen, vooral als we hier zijn om u door het geheel te leiden gegevens migratie alles zeker weten gaat vlot.

Betrek ook professionals

Problemen met het instellen van de tool zonder professionele hulp – Vaak is er een liefhebber in het bedrijf die dat wel wil alles zelf uitvoeren. Onze ervaring is dat dit prima in orde is grote bedrijven waar speciale afdelingen zijn voor deze. Maar als je in een klein bedrijf werkt waar je andere agenda's hebt, kost dat veel tijd en als je tegen een probleem aanloopt, kun je vastlopen. Klanten willen op deze manier meestal geld besparen, maar kunnen het uiteindelijk gemakkelijk kwijtraken als de implementatie fout gaat. Het is altijd beter om te krijgen advies van professionals om je tijd en zenuwen te besparen.

Lees de implementatieverhalen

Hoe de implementatie werkt

Ons team van consultants helpt u bij het opzetten van de tool, waardoor u tijd en middelen bespaart, zodat u direct aan de slag kunt. Wij passen Easy Project aan de structuur van uw organisatie en uw werkwijze aan en maken uw bedrijfsvoering efficiënter.

We raden het aan reikwijdte van de uitvoering afhankelijk van de complexiteit van uw oplossing. Dit kan van alles zijn, van het instellen van tools en procesadvisering tot training van eindgebruikers en integratieanalyse.

Ontdek meer

Conclusie

Projectmanagementsoftware implementeren in een bedrijf kan de efficiëntie en effectiviteit van uw team aanzienlijk verbeteren. Door de juiste software te selecteren, train je je team, het monitoren en onderhouden van de software kan uw bedrijf een aanzienlijke toename in productiviteit en samenwerking ervaren. Vergeet niet dat het belangrijk is de uitvoering niet te onderschatten, blijf altijd enthousiast en schakel experts in om het bedrijf geld en tijd te besparen.