Pannon Solar Boat Team: Van Excel tot volledige project- en taaktransparantie
Bouw van zonneboten, universitair project
Veszprém, Hongarije
Januari 2023
25
On-board en ondersteunende IT, On-board elektronica, Vermogenselektronica, Werktuigbouwkunde, Social media en PR
Het Pannon Solar Boat Team had meer transparantie van projecten en taken nodig, omdat ze alleen Excel gebruikten om taken te delegeren. Deze gemeenschap van studenten, die met steun van de universiteit een schip op zonne-energie bouwt, moest de taken van elke afdeling in dezelfde ruimte beheren. Ze implementeerden Easy Project met een gebruiksvriendelijke interface en met Hongaarse ondersteuning. Nu gebruiken ze vooral Kanban en Gantt voor een betere samenwerking.
Worstelt voordat u overschakelt naar Easy Project
De software die ze eerder gebruikten was niet voldoende begrijpelijk en het bood onvoldoende ondersteuning om de interface beter te leren kennen. Vooraf de definitie en de delegatie van de taken vonden plaats in Excel. Dit stond geen dynamische veranderingen toe en zij kon de werkdruk niet bewaken van de afdelingen wat voor hen belangrijk is vanwege het universitaire beurzenstelsel, aangezien zij op basis daarvan de bezoldiging van de afdelingen bepalen. Ze hadden het hard nodig betere transparantie van projecten en taken.
De opdracht
Verwachting te voldoen
- Goed geplande taken van elke afdeling
- Werklast van teamleden in hun taken
- Teamleiders kunnen zien waar het project naartoe gaat
Tijd om te implementeren
Voorbereiding
Tijdens de proefperiode van een maand hebben ze geprobeerd de mogelijkheden van de software in kaart te brengen, zodat ze de planning in de toekomst kunnen opstellen. Het is essentieel om te kunnen beheer de taken van elke afdeling in één ruimte.
Na de proef hebben ze het gebruik van de software in eerste instantie bij een van hun afdelingen geïntroduceerd, zodat ze samen met de gebruikers kunnen kijken hoe ze de site kunnen beheren, en op basis van de ervaring die hiermee is opgedaan, hebben ze het uitgebreid naar andere teams ook.
Trainingen
Vooral de teamleiders woonden de software presentatie. Daarna bereidde een van hun leden voor het eerst taken voor hun team voor, wat resulteerde in de introductie van de software. Toen werd het stilaan beschikbaar voor andere teamleden.
Hoe zit het met enkele resultaten?
De implementatie van Easy Project bracht:
- Eén tool voor het beheren van taken van elke afdeling
- Een eenvoudig te gebruiken interface
- Ondersteuning (bij het verlenen van hulp in het Hongaars)
- Veelzijdige weergaven beschikbaar (Gantt en Kanban zijn het handigst)
Szendi-Joó Inez
De belangrijkste reden waarom we hebben gekozen Easy Project is aanpassingsvermogen. Het is moeilijk om een systeem te gebruiken dat complexe en gevarieerde technische taken en steeds veranderende behoeften aankan – alles van het tijdstip van hun marketingoptredens aan de werkdruk van hun teamleden kunnen eenvoudig worden beheerd in de software.
De meest gebruikte functies
- Kanban en projectoverzicht - wat de taak is en in welk proces deze zich momenteel bevindt, zo kunnen leiderschapsgesprekken worden geoptimaliseerd en kunnen processen beheersbaar worden gemaakt
- Gantt-diagram en het volgen van de taken - scheepsbouw bestaat uit veel kleine taken en deeltaken, deze kunnen ze met behulp van deelprojecten en deeltaken opdelen in kleine klusjes.
Wie is Pannon Solar Boat Team
Pannon Solar Boat Team is een gemeenschap van universiteitsstudenten, die een construeren schip op zonne-energie. Het team bestaat uit ongeveer 25 leden en bestaat uit leden van Pannon University. Er zijn meestal verschillende secties, zoals ingebouwde en ondersteunende IT, ingebouwde elektronica, vermogenselektronica, werktuigbouwkunde, sociale media en PR. De hoofdsponsor van de constructie is de universiteit, niet alleen financieel, maar ook instructeurs nemen deel en helpen het project te realiseren.
