Eenvoudige projectupgrade: bereik een efficiëntere bedrijfsvoering bij eNET

Worstelt voordat u overschakelt naar Easy Project

Screening van alle functies van het oude systeem, verwijdering van overtollige functies, beter bruikbaar maken van belangrijke functies, moeilijkheden van de cloudoplossing en het probleem van de rapportagefunctiedatabase. Bij eNET Hongarije Ltd. begon de reis naar het vinden van een efficiënte projectmanagementtool in 2017, gedreven door de behoefte aan aanpasbare oplossingen om hulpbronnenefficiënt werken te vergemakkelijken. 

Na grondig marktonderzoek en rekening houdend met de kosteneffectiviteit, kwam Easy Project als de gekozen software naar voren, ondanks aanvankelijke uitdagingen tijdens de introductie ervan als intern project. De voornaamste doelstellingen waren projectkosten en middelen inschatten en volgen, het verstrekken van actuele informatie, vooral tijdrapportage, en het ondersteunen van verkoopactiviteiten.

In 2023 besloot eNET over te stappen naar een cloudgebaseerde omgeving, wat aanleiding geeft tot een evaluatie van alternatieve softwareopties. Ondanks de sterke concurrentie van Wrike.com kwam Easy Project naar voren als de voorkeurskeuze vanwege de uitgebreide functies, waaronder urenregistratie en CRM-modules die cruciaal zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. In november 2023 concludeerde eNET dat een upgrade naar Easy Project essentieel was voor hun voortdurende succes.

Waarom EasyProject

Voor eNET waren robuuste rapportagemogelijkheden van cruciaal belang. Hoewel de toegang tot aangepaste rapporten eenvoudig was met de vorige lokale oplossing, bracht de overstap naar de cloud uitdagingen met zich mee. Easy Project loste dit op door een private cloud-omgeving voor eNET te creëren, waardoor voortdurende toegang tot de database voor aangepaste rapportagebehoeften werd gegarandeerd. Cloudoperaties brachten echter een nieuwe uitdaging met zich mee: het verwijderen van gegevens kan niet ongedaan worden gemaakt, zoals bij serveroperaties. Daarom moesten de medewerkers van eNET Hongarije voorzichtig zijn om gegevensverlies te voorkomen.

De opdracht

Voor eNET was de rapportagefunctie een cruciaal aspect. Het bedrijf kon alleen aangepaste rapporten opvragen als collega's met expertise op BI-gebied hadden intern toegang tot de database. Dit was gemakkelijk haalbaar met de vorige on-premises gelicentieerde oplossing, maar dit vormde een aanzienlijke uitdaging in de nieuwe cloud versie. Het probleem werd opgelost door het Easy Project-team door een privécloudomgeving voor eNET te creëren, waardoor het bedrijf toegang krijgt tot de database en aangepaste rapportage kan verzorgen.

Verwachtingen om aan te voldoen: Tijdrapportage en CRM-module, het monitoren van de toewijzing van middelen aan projecten, eenvoudig te gebruiken systeem en duidelijke functionaliteit, aanpasbaarheid, flexibiliteit, de mogelijkheid van rollen aanmaken, capaciteitsplanning, projectdashboards, monitoren van projectkosten, WBS-overzichten.

Tijd om te implementeren

1. Voorbereiding

In december 2023 startte eNET Hongarije met de voorbereidingen voor de implementatie van Easy Project Upgrade na zes jaar softwaregebruik. Met een schat aan opgeslagen gegevens werden beslissingen genomen over de overdracht ervan naar het nieuwe systeem, waarbij elementen uit gesloten projecten, oude klantgegevens en historische tijdrapporten in aanmerking werden genomen. 

Het voorbereidende team heeft de bestaande functies en modules nauwgezet doorgenomen en wijzigingsverzoeken van projectmanagers en het verkoopteam verzameld. Ze waren gericht op de behoeften van werknemers en wilden het systeem stroomlijnen door onnodige functies te elimineren en tegelijkertijd essentiële operationele elementen te behouden. Dit omvatte een uitgebreid onderzoek, schoonmaak en voortdurende coördinatie, waarbij de aanzienlijke vraag naar middelen van een dergelijke transitie werd onderkend.

2. Opleiding    

In februari 2024 gaf eNET trainings- en presentatiesessies voor het nieuwe Easy Project-systeem. Omdat elke medewerker in het bedrijf Easy Project-gebruiker is, kon iedereen het systeem al vóór de presentatie gebruiken. Tijdens de presentatie legden de sprekers vooral de nadruk op het uitleggen van de veranderingen en het vestigen van de aandacht op de bruikbare modules van de nieuwe interface. Door het verkennen van mogelijke tekortkomingen kwamen tijdens de training verschillende vragen naar voren die medewerkers moesten beantwoorden, waardoor andere behoeften naar boven kwamen. 

Het professionele voorbereidingsteam onderzocht deze opkomende unieke vereisten in de dagen na de presentatie en er werden beslissingen genomen over het behoud of de uitsluiting ervan. Er werd rekening gehouden met hoe cruciaal de vraag was vanuit het perspectief van de workflow, hoe gemakkelijk deze vervangen kon worden en in hoeverre deze het dagelijkse werk vergemakkelijkte of compliceerde.

3. testen

Het ondersteuningsteam van Easy Project zorgde voor een testinterface waarmee het bedrijf de voorbereidingen vóór de introductie zo efficiënt mogelijk kon beheren. De testinterface toonde het nieuwe systeem van het bedrijf met gegevens van vóór november 2023. Hierdoor konden ze de interfaces en modules voor verschillende rollen beoordelen, en bovendien testten meerdere medewerkers tegelijkertijd het nieuwe systeem, waarbij ze de goede werking van functies onderzochten die relevant waren voor hun taken. werk. Met de hulp van projectmanagers, stagiaires en key-accountmanagers kon het team gemakkelijker aan individuele behoeften voldoen. Tijdens de testperiode werden bugrapporten verzameld en opgelost met de hulp van het Easy Project-ondersteuningsteam.

Evaluatie

Doelstellingen en voordelen

Voor de organisatie was een van de uiteindelijke doelstellingen het verbeteren van de tijdefficiëntie. Dubbele administratie vergt al jaren een aanzienlijke hoeveelheid energie en tijd van medewerkers. Met de introductie van het nieuwe Easy Project-systeem is deze last van de schouders van de professionals en medewerkers van het bedrijf gehaald. Bovendien vertoonde het oude systeem veel fouten en tekortkomingen die noch de projectmanagers, noch de eNET Easy Project-beheerder konden verhelpen. Deze problemen zijn aangepakt en het systeem ondersteunt nu het eNET-team met een nieuwe, transparante en gebruiksvriendelijke interface. Tijdens de introductie van de nieuwe software moest het bedrijf het uitgebreide gebruik van projectmanagementtools heroverwegen, inclusief hun nuttige en minder nuttige functies. 

Dit proces wierp tot op zekere hoogte licht op de activiteiten, wat leidde tot het opschonen van zes jaar aan bedrijfsgegevens. Een groot voordeel van de nieuwe oplossing is de ondersteuning voor cloudactiviteiten, waardoor het bedrijf niet langer de kosten van een serverparkinfrastructuur hoeft te dragen. De cloudversie is toegankelijk vanuit de woning van medewerkers, zelfs via mobiele telefoons via een mobiele applicatie. Dit maakt het mogelijk om in onverwachte situaties de geregistreerde werkuren overal te wijzigen, en de stagiaires van het bedrijf kunnen ook vanuit huis de uren volgen die zijn goedgekeurd of goedgekeurd door projectmanagers.

De mogelijkheid om het nieuwe Easy Project te integreren met het SharePoint-systeem van het bedrijf is een enorm voordeel voor het bedrijf. Naast het elimineren van dubbele administratie, was het succesvol vermijden van dubbele documentopslag een andere prestatie van de introductie van het nieuwe systeem. De introductie van een nieuwe projectmanagementtool in een bedrijf is altijd een langdurig en uitdagend proces. Zoals we echter zagen in het geval van de Easy Project Upgrade, loonde de geïnvesteerde tijd en energie.

Naast tijd- en kostenbesparingen sluit het nieuwe Easy Project-systeem nu veel beter aan bij de behoeften van professionals en medewerkers. Het blijkt veel nuttiger te zijn bij het plannen en beheren van projecten, waardoor de efficiëntie van projectteams wordt vergroot en de juiste verwezenlijking van doelen wordt gegarandeerd. Het systeem werd aangepast met de hulp van het Easy Project-ondersteuningsteam, in lijn met de specifieke behoeften die van invloed zijn op de activiteiten van eNET, zoals gedefinieerd door de werknemers van het bedrijf en na verificatie relevant geacht door het professionele voorbereidingsteam.

Hoe zit het met enkele resultaten?

De implementatie van Easy Project bracht:

• Eén tool voor het beheren van taken van elke afdeling
• Een eenvoudig te gebruiken interface
• Ondersteuning (hulp in het Hongaars)