Casestudy - Easy Project: Gecentraliseerd projectbeheersysteem van de regering van Kazachstan

Klantoverzicht 

Kazachstan is de 9e grootste land ter wereld, gelegen in Centraal-Azië, en verdeeld in 17 regio's en 3 steden met een speciale status. Het besturen van een land dat zo groot en divers is als Kazachstan vereist een zeer complexe coördinatie tussen verschillende regeringsniveaus en machtsonderdelen.  

Nationaal projectmanagementsysteemconcept in 2011.Het unieke van de Kazachse ervaring ligt in de ontwikkeling van het National Project Management System Concept in 2011. Het concept was gericht op de uitgebreide integratie van projectmanagement in het projectmanagementsysteem door de ontwikkeling van drie sleutelcomponenten: 

1. Opleiding van overheidsfunctionarissen en de ontwikkeling van hun competenties op het gebied van projectmanagement; 
2. Vorming van het noodzakelijke juridische kader voor het institutionaliseren van projectmanagement op wetgevend niveau; 
3. Gecentraliseerd informatiesysteem voor projectbeheer. 

Met welke uitdagingen werd de regering van Kazachstan geconfronteerd?

De Kazachse regering, die prioriteit gaf aan economische groei en modernisering, coördineerde diverse projecten in verschillende sectoren infrastructuur, gezondheidszorg, onderwijs en meer. Het uitgestrekte grondgebied, de diverse bevolking en de economische uitdagingen voegen nog meer complexiteit toe aan het bestuur en de administratie. 

Om het bestuur en de projectimplementatie te stroomlijnen, werd een gecentraliseerd, platformonafhankelijk managementsysteem noodzakelijk. Uitdagingen waren onder meer het navigeren door complexe overheidsstructuren, het elimineren van reserverapportagepraktijken en het bevorderen van samenhangende samenwerking op alle niveaus. Om de strategische doelstellingen van de sociaal-economische ontwikkeling van Kazachstan te bereiken, is de noodzaak van een gecentraliseerd en platformonafhankelijk projectmanagementsysteem landelijk ingezet werd onmisbaar voor het waarborgen van effectief bestuur en de succesvolle implementatie van projecten op zowel nationaal als lokaal niveau. 

De complexiteit van het ontwikkelen en implementeren van een dergelijk projectmanagementsysteem voor de regering van Kazachstan bracht verschillende aspecten met zich mee: 

1. Een complex hiërarchisch systeem van overheidsadministratie vereist aandacht voor alle structuren en de integratie van een complexe matrix van interacties. 
2. De voortdurende praktijk van het genereren van talloze soorten rapporten leidt tot dubbele rapporten en negatieve reacties bij overheidsinstanties vanwege het ontbreken van duidelijke instructies om alle projecten rechtstreeks in één systeem te beheren. 

Hoe heeft Kazachstan zijn projectmanagementsoftware gekozen? 

Het kiezen van de ideale projectmanagementsoftware voor landelijke implementatie is een cruciale beslissing die de grootst mogelijke zorgvuldigheid vereist. Om de workflows te stroomlijnen en de samenwerking tussen overheidsniveaus te bevorderen, werd een nauwgezette beoordeling van schaalbaarheid, kosten, maatwerk, integratie en gebruiksvriendelijkheid uitgevoerd. Dit rigoureuze proces zorgt ervoor dat de geselecteerde oplossing naadloos aansluit bij de bestuursstructuur en de projectmanagementbehoeften van het land.

De technische specificatie omvatte een breed scala aan vereisten, zoals de mogelijkheid om:

• Vorm multifunctionele projectteams om projectactiviteiten verticaal en horizontaal onder de deelnemers te integreren.
• Beheer staatsprogramma's, territoriale ontwikkelingsstrategieën en documenten binnen het planningssysteem van de overheid.
• Faciliteer de samenwerking tussen talrijke deelnemers om uitgebreide programma- en projectportfolio's te beheren, rekening houdend met de industriële en regionale specificiteit.
• Verzamel, verwerk, bewaar en visualiseer gegevens over geplande en feitelijke KPI's voor branchespecifieke en regionale ontwikkelingsprogramma's, waarbij de bijdrage van elk project wordt vermeld.
• Navigeer naadloos van indicatoren op landniveau naar specifieke projectvoortgang, zonder buitensporige rapportage of bureaucratie.
• Houd toezicht op de uitgaven, met name de toewijzingen uit de staatsbegrotingen, voor de uitvoering van projecten.

Bovendien was systeemlokalisatie een cruciale factor voor de Kazachstaanse regering, die ervoor zorgde dat het gecentraliseerde projectmanagementsysteem op zowel nationaal als lokaal niveau volledig kon worden overgenomen. 

Vereisten:

• Taakbeheer + tijdlijn
• Gebruiksvriendelijke interface
• WBS, Gantt, dashboards & KPI
• Applicatie voor de mobiele telefoon
• Cloud en open source

Welke oplossingen werden overwogen? 

Op dit punt voerde de "Yevniy Consulting Group" een vergelijkende multi-factor analyse uit van enkele tientallen verschillende projectmanagementinformatiesystemen op basis van verschillende criteria (abonnementskosten, gebruiksvriendelijke interface, snelle aanpasbaarheid, schaalbaarheid en maatwerk voor de behoeften van de Kazachse gemeenschap). overheid, enz.).

Gebaseerd op de resultaten van de grote en grondige analyse, waarbij elk relevant projectmanagementsysteem op de markt werd betrokken, werd bij de beslissing in overweldigende mate de voorkeur gegeven aan Easy Project als de best passende oplossing voor de regering van Kazachstan.  

De besluitvormingscommissie kwam tot de conclusie dat er, afgezien van Easy Project, geen andere projectmanagementproducten op de markt zijn die effectief kunnen worden geschaald voor het beheren van de megaportfolio van een heel land, terwijl ze vrijwel onbeperkt maatwerk, lokale ondersteuning en systeemlokalisatie bieden. voor Kazachstan tegelijkertijd. 

Belangrijkste kenmerken van Easy Project 

Easy Project biedt belangrijke functies die van vitaal belang zijn voor de regering van Kazachstan:

• Vorming en interactie met multifunctionele projectteams via de uniforme projectpartnerschapsmatrix.
• Een alomvattende benadering van het gebruik van menselijke hulpbronnen voor het gezamenlijke portefeuillebeheer van programma's en projecten in de overheidssector in alle fasen van de levenscyclus.
• Aanpassing en integratie van managementtechnologieën, tools en best practices in Verandermanagement, Projectmanagement, Agile, SCRUM, Kanban en informatie-analytische projectmanagementsystemen.
• Creatie van een verenigd ecosysteem en aanpassing van moderne standaarden, methodologieën en best practices van projectactiviteiten om de documentomzet en de bureaucratie te verminderen. Dit wordt bereikt door directe gezamenlijke activiteiten van multifunctionele projectteams, tijdige informatie-uitwisseling en versnelde besluitvorming.

Hoog aanpassingsvermogen van Easy Project 

Easy Project werd aangepast om te voldoen aan de uiteenlopende eisen van de Kazachstaanse overheid, waardoor het beheer van uitgebreide programma- en projectportfolio's mogelijk werd. Dit maatwerk bevorderde de samenwerking tussen belanghebbenden die betrokken waren bij alle aspecten van de implementatie, rekening houdend met de behoeften van de industrie en de regio.

Bovendien stelde het systeem landenleiders, functionarissen, entiteiten en investeerdersbedrijven in staat om met slechts een paar klikken moeiteloos van strategische indicatoren naar individuele projectdetails binnen locaties te navigeren. Deze mogelijkheid vergemakkelijkte realtime projecttracking, waardoor de efficiëntie en transparantie worden verbeterd op bestuursniveaus.

Diepe integratie van Easy Project met Microsoft Power BI

Integratie van Easy Project met het analytische platform Microsoft Power BI stelde gebruikers in staat hun projecten niet alleen gezamenlijk te beheren, maar ook om in realtime de voortgang van talrijke belangrijke prestatie-indicatoren en indicatoren voor hun programma's te volgen. 

De integratie met Microsoft Power BI maakt de vorming van interactieve rapportage over projecten/programma's en portfolio's in een geautomatiseerde modus mogelijk. Het maakt ook de creatie mogelijk van interactieve online dashboards voor programma's en portfolio's met alle benodigde informatie voor operationele besluitvorming. 

• Ingebed algoritme voor het berekenen van de efficiëntie, risicobeoordeling en het identificeren van specifieke projecten die van invloed zijn op deze indicatoren. 
• Cascadevisualisatie op meerdere niveaus van het bereiken van geplande doelindicatoren in de context van componenten (programma's, projecten, regio's, industrieën, enz.). 
• Ranglijsten van structurele eenheden op basis van KPI-prestaties. 
• Geoinformatieanalyse van het behalen van doelindicatoren en projectuitvoering door regio’s en districten. 
• Toewijzing van persoonlijke verantwoordelijkheid aan artiesten door nauwkeurige ontleding van indicatoren en afhankelijke projecten. 
• Automatische gegevensupdates, waardoor de noodzaak voor handmatige ontwikkeling van presentaties en updates wordt geëlimineerd. 

Fasen van implementatie:

De inzet van Easy Project binnen de regering van Kazachstan werd zorgvuldig gepland en uitgevoerd om een ​​naadloze integratie en effectief gebruik op landelijk niveau te garanderen. De implementatie van Easy Project begon met de inzet van een pilotplatform voor het beheren van projecten en programma's in een van de 20 regio's van Kazachstan. Vervolgens werd de toegang tot het proefplatform uitgebreid tot centrale sectorale ministeries, waaronder de ministeries van toerisme, gezondheidszorg en onderwijs, waardoor gezamenlijk projectbeheer mogelijk werd. 

In de loop van de tijd werd het pilot-Easy Project-platform opgeschaald naar een gedeeld exemplaar voor alle overheidsinstanties, gekoppeld aan een diepgaande integratie met Microsoft Power BI voor verbeterde bedrijfsanalyses. Om de goede werking van het systeem te garanderen en ondersteuning te bieden aan gebruikers, is een uitgebreid technische ondersteuning op drie niveaus systeem werd opgericht. 

1. Analyse en specificatie van eisen

Op het eerste niveau van technische ondersteuning hielpen specialisten eindgebruikers (werknemers van overheidsinstanties en projectdeelnemers) bij het oplossen van operationele problemen met betrekking tot het gebruik van het platform. 

2. Testomgeving bouwen

Bij het tweede niveau van technische ondersteuning waren specialisten betrokken die methodologische en functionele ondersteuning boden, waaronder systeemconfiguratie, integratie met andere informatiesystemen en samenwerking met de eerste en derde ondersteuningslijn. 

3. Bouw van de productieomgeving

Het derde niveau van technische ondersteuning bestond uit specialisten die verantwoordelijk waren voor de broncode en infrastructuurondersteuning van het systeem, waardoor de stabiliteit van serversoftwarecomponenten, de beveiliging van de netwerkinfrastructuur en systeemmonitoring werden gewaarborgd. 

Dit technische ondersteuningssysteem met meerdere niveaus droeg bij aan de ononderbroken werking van het systeem en zorgde voor gebruikerstevredenheid met Easy Project. 

Om de adoptie door gebruikers te vergemakkelijken en educatieve bronnen te bieden, werd bovendien een kennisbank opgezet met korte instructievideo's en educatieve inhoud in langer formaat.  

De implementatie van Easy Redmine bracht:

Vanaf vandaag hebben alle overheidsinstanties van Kazachstan, het negende grootste land ter wereld, gebruiken Easy Project als hun gecentraliseerde projectbeheersysteem om projecten en teams effectief en strategisch te beheren in het hele land. Dit opmerkelijke projectmanagementsucces is niet onopgemerkt gebleven. In 2023 de IInternationale Project Management Association (IPMA) heeft Kazachstan het goud toegekend op het Global Project Management Professionals Forum in Spanje. 

De mogelijkheden en tools van Easy Project hebben een landelijk georganiseerde workflow mogelijk gemaakt, waarin alle verantwoordelijke en betrokken partijen zoals centrale overheidsinstanties, lokale uitvoerende autoriteiten, bouwbedrijven, technische ingenieurs, toezichthoudende deskundigen en vele anderen in realtime samenwerken. Nu kan elk van hen zonder bureaucratische rompslomp taken instellen en monitoren, rapporten genereren en eventuele problemen onmiddellijk aanpakken, rechtstreeks binnen het uniforme informatiesysteem. 

De nieuw interactief online dashboard Hiermee kunnen belanghebbenden naadloos navigeren tussen indicatoren op nationaal niveau (overheidsniveau) om taken visueel te observeren en te openen en archieven van specifieke objecten (scholen) te documenteren in minder dan 3 klikken. 

Realtime monitoring van alle KPI’s is beschikbaar in plan/feitenformaat. De implementatie van online rapportage via interactieve dashboards heeft het aantal traditionele papieren rapporten, referenties en presentaties aanzienlijk verminderd.