Hoe te werken met GDPR-functies

Easy Software neemt de bescherming van persoonlijke gegevens serieus. Europese regelgeving bekend als algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) brengt een aantal uitdagingen met zich mee voor alle organisaties en werd een van de meest gehoorde zakelijke onderwerpen. Onze missie is om Easy Project-klanten en eigenlijk alle Project-community's te voorzien van betrouwbare software waarmee alle taken van Data Processors efficiënt kunnen worden uitgevoerd. Easy Project is 100% GDPR-gereed vanaf versie 1.3 (mei 2018).

 

Inhoudsopgave

Anonimisering van contactpersonen en gebruikers
Wachtwoord beleid
Twee-factor-authenticatie
Speciale zichtbaarheid voor aangepaste velden en contacten
Logboeken aanvragen en downloaden
Sessie verloopt
Zichtbaarheid contacten

 

Anonimisering van contactpersonen en gebruikers

Met de functie Contact- en gebruikersanonimisatie kunt u snel gevoelige gegevens die zijn opgeslagen in geselecteerde aangepaste velden in elk type contactpersonen (persoonlijk, bedrijf, account) en gebruikers verbergen / wissen. Noch het contact / de gebruiker, noch een aangepast veld wordt verwijderd na het activeren van deze functie, alleen hun gegevensinhoud wordt leeg zonder de mogelijkheid om originele gegevens later te herstellen. Wanneer een aangepast veld is ingesteld als "Vereist", dat wil zeggen dat de inhoud ervan niet leeg mag zijn, zoals naam, achternaam of e-mailadres, worden de oorspronkelijke gegevens automatisch vervangen door de tekenreeks "Geanonimiseerd" (voor een bedrijf / accountcontact) of " Geanonimiseerd contact "(voor een persoonlijk contact) of" Geanonimiseerde gebruiker "(voor een gebruikersprofiel). Het doel van de functie is om te voldoen aan de vereisten van mogelijke klanten om hun gevoelige persoonlijke gegevens te verbergen / wissen zoals opgelegd door GDPR. De wetgeving zegt dat u de gegevens niet hoeft te verwijderen omdat u ze nodig hebt om uw klanten in het algemeen te begrijpen. Maar dergelijke gegevens kunnen niet worden gekoppeld aan een bepaalde persoon.

Hoe de functie te gebruiken

Allereerst moet u selecteren welke aangepaste velden in Contacten en Gebruikers als gevoelig worden beschouwd en het anonimisatieproces zullen ondergaan als uw klant erom vraagt. Dit is vrij eenvoudig te doen in Meer »Beheer» Aangepaste velden »open subcategorie" Contacten "of" Gebruikers "» bewerk een gevoelig aangepast veld. Een selectievakje met de naam "Wissen bij anonimiseren" is te vinden in de onderste instellingen. Wanneer u het selectievakje inschakelt en de instellingen opslaat, wordt alle gegevensinhoud van dit specifieke aangepaste veld onmiddellijk gewist op de contacten / gebruikers die u later selecteert voor anonimisering. Wees daarom voorzichtig met de functie om onnodig gegevensverlies te voorkomen.

Zo ziet het eruit wanneer het veld 'Naam contactpersoon' als gevoelig wordt beschouwd en geselecteerde contactpersonen zijn geanonimiseerd. Anderzijds was het veld "adres" niet ingesteld om te anonimiseren, daarom is het zichtbaar.

Geanonimiseerd contact kan niet alleen worden herkend uit de contactenlijst, maar ook overal elders, zoals bij verkoopactiviteiten.

Zo ziet een geanonimiseerd contact er gedetailleerd uit. Sommige velden zijn leeg omdat er geanonimiseerd was.

Om één of meer contactpersonen in bulk te anonimiseren, selecteert u ze gewoon in de lijst en klikt u met de rechtermuisknop om het contextmenu te openen. Hier selecteert u gewoon de optie "Anonimiseren" en bevestigt u het assurance-dialoogvenster door op "OK" te klikken.

Naast Contacten kunnen ook Gebruikers worden geanonimiseerd door dezelfde procedure te herhalen met de rechtermuisknop.

U kunt de gebruiker ook anonimiseren door op de betreffende knop in de zijbalk van het gebruikersprofiel te klikken.

Dit is een detail van een geanonimiseerd gebruikersprofiel. Merk op dat voor gebruikersprofielen met geanonimiseerd e-mailadres een nieuw willekeurig gegenereerd e-mailadres in de vorm van "... @ anoniem gemaakt.com" het oorspronkelijke vervangt.

 

Wachtwoord beleid

Zie de authenticatie-instellingen.

 

Twee-factor-authenticatie

Zie de authenticatie-instellingen.

 

Speciale zichtbaarheid voor aangepaste velden en contacten

Met deze instellingen kan de zichtbaarheid van aangepaste velden en standaardcontactvelden voor geselecteerde gebruikers, gebruikerstypen en groepen worden geconfigureerd. Voor aangepaste velden kunt u deze instellingen vinden in Meer »Beheer» Aangepaste velden »elk bestaand aangepast veld bewerken of een nieuw maken. Vink onder aan het scherm het selectievakje "Speciale zichtbaarheid" aan om gerelateerde instellingsopties als volgt weer te geven:

Gebruikerstypen - selecteer welke gebruikerstypen dit aangepaste veld kunnen zien of laat dit leeg voor alle gebruikerstypes
Groepen - selecteer welke groepen dit aangepaste veld kunnen zien of leeg laten om het zichtbaar te maken voor alle groepen
Gebruikers - selecteer welke gebruikers dit aangepaste veld kunnen zien of laat dit leeg om het voor alle gebruikers zichtbaar te maken

Ga voor Contacten naar Meer »Contacten» Instellingen »Veldeninstellingen waar u de instellingen van standaardcontactvelden kunt bewerken, zoals Auteur, Laatst bijgewerkt, Voornaam, Achternaam, enz.

Dit is een voorbeeld van veldinstellingen voor achternaam. Hier selecteert u opnieuw de gebruikers, gebruikerstypen en groepen die dit veld mogen zien of leeg laten om het voor iedereen zichtbaar te maken. Analoog kunnen alleen gegevens die zichtbaar zijn voor een gebruiker worden geëxporteerd.

 

Logboeken aanvragen en downloaden

Ga naar Meer »Beheer» Eenvoudige logboeken, zoek het vereiste logboek en klik op de knop Downloaden ernaast.

 

Sessie verloopt

Met deze instellingen kan een gebruiker automatisch worden afgemeld bij zijn huidige sessie na een opgegeven periode. Ga naar Meer »Beheer» Instellingen »Verificatie» Sessie verloopt waar u twee opties kunt vinden:

Sessie maximale levensduur - de maximale tijd dat een gebruiker onafhankelijk van zijn activiteit in een sessie kan worden aangemeld
Levensduur inactiviteit van sessie - de maximale tijd dat een gebruiker inactief kan zijn voordat hij automatisch wordt uitgelogd van een sessie

 

Zichtbaarheid contacten

De zichtbaarheid van contactpersonen kan worden geconfigureerd voor gebruikerstypes en voor gebruikersrollen. Om het in te stellen voor gebruikerstypen, ga naar Meer »Beheer» Gebruikerstypen »selecteer gebruikerstype» Zichtbare contacttypen. De selecteerbare opties zijn Alles, Account, Persoonlijke contacten, Partner, Leverancier.

Om het in te stellen voor gebruikerstypen, ga naar Meer »Beheer» Rollen en machtigingen »selecteer een rol» Zichtbaarheid contacten. De selecteerbare opties zijn Alle contacten, Contacten aangemaakt door of toegewezen aan de gebruiker, Contacten aangemaakt door gebruiker, Contacten aan de gebruiker toegewezen.

Bovendien kan het werken met Contacten in veel aspecten worden beperkt door eenvoudigweg de machtigingen voor elke rol te gebruiken.