Helpdeskcommunicatie en DMARC-beleid

Aanscherping e-mailverificatie

Een van de belangrijkste kenmerken van Helpdesk is e-mailcommunicatie met uw klanten via tickets in Easy Project. Het gedeelte over e-mailcommunicatie op Easy Cloud-applicaties wordt beheerd door de SMTP-servers van Easy Software. Hier kan een conflict ontstaan...

Een populair mechanisme voor e-mailvalidatie genaamd DMARC, wordt (terecht) breed geïmplementeerd in veel bedrijven en e-maildiensten. Dit mechanisme controleert (onder andere) of de inkomende e-mail niet vervalst is. Sommige Helpdesk-functies gebruiken e-mailspoofing (niet voor spammen, maar voor reguliere communicatie met uw klanten).

Hier is een voorbeeld

Applicatie draait op Easy Cloud, http://mycompany.easyproject.com. Deze Cloud-applicatie gebruikt een Easy SMTP-server voor e-mailmeldingen smtp2.easyproject.com. Er is een gebruiker in de applicatie die werkt als ondersteuningsagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk is op de volgende manier geconfigureerd:

Marky gaat via Helpdesk een bericht schrijven naar een klant. Op basis van bovenstaande instelling wordt hij automatisch als afzender ingevoerd.

Julia's ontvangende e-mailserver heeft DMARC-verificatie. Het vergelijkt de SMTP-server (smtp2.easyproject.com) en de aangekondigde e-mailafzender (marky.mark@mycompany.com). Aangezien deze twee domeinen verschillend zijn, wordt de e-mail als onveilig beschouwd, DMARC blokkeert de e-mail voordat het Julia bereikt (en ze heeft geen antwoord).

Wat betekent het

Gratis e-maildiensten zoals Gmail hebben DMARC al ingeschakeld. Ook implementeren steeds meer bedrijven geleidelijk aan DMARC. Als gevolg hiervan kunnen sommige e-mails van uw Easy Project Helpdesk on Cloud uw klanten niet bereiken.

Hoe het op Easy Cloud op te lossen

Er zijn snelle oplossingen en langetermijnoplossingen.

Snelst - Helpdesk-instelling wijzigen

Ga naar Meer >> Helpdesk >> Helpdesk-instellingen en wijzig de afzender van de e-mail in "Standaard van e-mailmelding"

Ga vervolgens naar Beheer >> Instellingen >> E-mailmeldingen - Meldings-e-mailadres (VAN). Het adres moet de vorm @notifications.easysoftware.com hebben. Als u het meldingsadres al hebt gewijzigd in een aangepast domein, gaat u verder met de volgende oplossing.

Eenvoudig en stabiel - configureer Sender Policy Framework (SPF)

De meest effectieve oplossing in termen van inspanning en beloning is het toevoegen van via SPF. We hebben het al beschreven in een vorige artikel.

Zoals in ons voorbeeld hierboven, zou u aan uw SPF-record toevoegen:

include:spf.mailing.easy.cz


Hierdoor kan Easy Cloud SMTP praktisch uw domein als afzender van e-mails plaatsen zonder als verdacht te worden beschouwd. Hierdoor accepteert DMARC van uw klant Julia (uit ons voorbeeld) de e-mail van Helpdesk (Marky).

Ultieme oplossing - eigen SMTP

Als uw Cloud-toepassing uw eigen SMTP-server gebruikt, is er geen conflict in de toegestane domeinen. Als u een set met meerdere domeinen gebruikt, moet u ze allemaal hebben toegestaan.

Eigen SMTP op Easy Cloud is haalbaar, maar de meest gecompliceerde van de beschikbare oplossingen. Het kan enkele beperkingen veroorzaken, bijvoorbeeld automatische levering van applicatie-updates.

Hoe het op Server-oplossing op te lossen

Om dit artikel compleet te maken, vermelden we dat de oplossing op uw eigen server al vereist dat u uw eigen SMTP configureert. Daarom heeft u dit probleem hoogstwaarschijnlijk al vermeden. Voor het geval u echter uw SPF-records wilt verifiëren, dat al uw relevante domeinen zijn toegestaan.