Covid F ** kups in projectmanagement die echt zijn gebeurd: hoe cruciale PM-fouten in de Covid Times te voorkomen

Omdat het goed is om te leren door fouten te maken, maar leren van de fouten van anderen is gewoon cooler!

1. Dat was een zieke tv-spot! Letterlijk.

Karel is een ervaren accountmanager die voor een van de meesten werkt succesvolle creatieve bureaus in Tsjechië. Begin maart 2020 ontving hij goed nieuws: zijn bureau werd gevraagd om een ​​tv-spot te creëren voor de lancering van een nieuwe premiumkoffie.

Twee dagen voor de schietpartij vernam hij dat een lid van het productieteam positief was getest op het coronavirus. Met dat, bijna het hele productieteam moest in quarantaine.

“Het was niet mogelijk om de schietpartij uit te stellen - de lockdown zou over twee dagen plaatsvinden. Ik moest binnen 24 uur een compleet nieuw productieteam vinden, inhuren, ondertekenen en briefen. Regel bovendien Covid-testen en hoop dat iedereen negatief is. "

Sindsdien is Karel project management is veranderd:

“Als het gaat om fotograferen, fotograferen of radiospotopname, moeten alle betrokkenen een negatieve covid-test hebben ondergaan. Ik heb een overeenkomst gesloten met een privékliniek die snelle testresultaten oplevert. En het zit allemaal in het projectbudget. Kost dat meer? Zeker. Maar veel minder dan in een paar uur tijd een compleet nieuw team samenstellen. Geloof me, preventie is op de lange termijn goedkoper en veel effectiever dan 'brandbestrijding'. "

2. Reken nooit op 'Het beste scenario' of waarom je dit artikel een maand geleden niet kon lezen

Deze is van ons. Eerlijk gezegd voeren we projecten meestal soepel uit. Soms motiveren we onszelf echter overmatig. Onze herfstcampagne (waarin je ook dit artikel vindt) is een goed voorbeeld van hoe Een niet zo goede planning kan het hele team onder druk zetten.

Dus wat gebeurde er?

Wij geloven in de originele inhoud die projectmanagers en hun teams echt kan helpen om beter te organiseren en sneller te leveren. Daarom hebben we geprobeerd om uit de eerste hand ideeën en lessen te verzamelen over problemen en oplossingen waarmee PM's worden geconfronteerd en deze op te schrijven. We hebben gekeken welke middelen we daarvoor nodig hebben:

• Content manager - organiseer het team en de antwoorden van klanten
  
  
• Copywriting - schrijf het eigenlijke artikel op
  
  
• Social media manager - beheer social media-advertenties en buzz over het onderwerp
  
  
• Grafisch ontwerper - kies afbeeldingen en maak advertenties voor het artikel

Nu kunnen we je garanderen dat geen van deze jongens zich verveelt als ze voor Easy Project werken. Maar toen we ons projectoverzicht controleerden, leek het alsof er nog wat vrije tijd was. Dit is wat er is gebeurd - we hebben ze allemaal fulltime gepland. Zonder tijdreserve. Wat een fundamentele fout kun je zeggen, en ja, daar zijn we het mee eens. Toch hebben we het gedaan! Onze strateeg Paul zegt:

"Mijn fout. De algemene regel die je niet mag negeren, zeker niet in 2020, is 'Plan uw middelen met reserve'. Anders kom je ofwel bij een burn-outteam terecht, ofwel loop je grote vertraging op. "

De definitieve versie van dit artikel en de hele sociale mediacampagne die hier leidde, werden met de dag uitgesteld. Er waren gewoon belangrijkere dingen te doen bij de projecten. Maar toen ging er een maand voorbij en begon het onderwerp steeds minder populair te worden. Uiteindelijk hebben we alles afgemaakt tijdens een regenachtig weekend, en hebben we het allemaal besproken tijdens de Zoom-bijeenkomst. Dus alsjeblieft, om de f ** kup die we deden te vermijden, plan met een reserve!

"Plan met veel reserves.
Zowel qua middelen als qua budget. "

3. Zo coole ideeën! (Verdwaald.)

Mark is een senior productmanager in een succesvol softwarebedrijf gevestigd in Zürich, Zwitserland. Ze leveren geweldige applicaties over de hele wereld. Toen een van hun klanten hem vroeg om de zogenaamde Covid-tracker te bedenken (mogelijk gebruikt door nationale overheden), leek dat een uitdaging.

“Ik heb vaak online gebrainstormd. Thuiskantoor of niet, ik heb een geweldige groep senioren samengesteld uit UX, IT en gezondheidszorg. De klant maakte ook deel uit van deze online ontmoeting omdat zijn inzichten en wensen belangrijk waren. ”

Stel je die ontmoeting voor: iedereen op tijd. Iedereen perfect verbonden. Iedereen had veel te zeggen.

“Dat was eerlijk gezegd een van de meest efficiënte brainstorms die ik ooit heb geleid. Uiteindelijk bedankte ik iedereen en beloofde ik een opname te sturen, zodat we op elk gewenst moment weer op ideeën kunnen komen. Toen keek ik naar de opnameknop en besefte ik: hij stond de hele tijd uit. "

Door zijn gebrek aan aandacht en geen notities opgeschreven, heeft Mark simpelweg alle ideeën van het brainstormteam verloren en moest de hele bijeenkomst herhalen.

“Aan de ene kant was het goed dat het gebeurde. Ik had niet alleen de opnameknop dubbel gecontroleerd en de opname van de video gemaakt, maar ik heb het hele project ook afgetrapt met een geweldige mindmap we deden. We hebben gewoon WBS gebruikt die steeds breder werd naarmate de vergadering vorderde. Omdat het een onderdeel was van alles-in-één PM-software, werden de taken van de kaart automatisch naar Taakbeheer geleid. Zo wist iedereen perfect wat te doen en hoe hun werk anderen beïnvloedt. "