Gestandaardiseerd projectbeheer in de IT-dienstensector Seidor Consulting Casestudy

Veld:

Veiligheidsadvies

Datum van implementatie:

2019/2020

Seidor Consulting is een multinationaal technologieadviesbureau dat een breed scala aan diensten levert, waaronder applicatieontwikkeling en onderhoud, infrastructuren en IT-outsourcing.

Seidor is actief in 38 landen en heeft 81 kantoren in Europa, LATAM, de VS, het Midden-Oosten, Afrika en Azië. Met meer dan 5400 professionals en meer dan 8500 klanten, in het 6e IT-servicebedrijf in Spanje* en het 1e met 100% Spaans privékapitaal. (*Bron: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 2020)

Vorige staat

Voorheen om Easy Project te hebben, gebruikte Seidor MS Project en andere verschillende tools. Het brede scala aan beschikbare tools genereert een probleem om een ​​gemeenschappelijk en duidelijk beeld te krijgen van de status van het project. Daarentegen waren de licentiekosten hoog vanwege de maandelijkse kosten per gebruiker en het aantal gebruikers.

De belangrijkste punten van de aanbestedingsdocumentatie, wat er van de oplossing werd verwacht, welke uitdagingen moesten worden overwonnen:

Verwachting

  • Standaardisatie van het projectmanagementwerk met slechts één tool
  • Standaardisatie van het projectwerk met behulp van projectsjablonen
  • Meer controle over de status van de projecten, inclusief geschatte en bestede tijd
  • Kostenreductie
  • Beschikbaarheid van de informatie voor alle teamleden
  • Betere communicatie
  • Betere risicobeheersing
  • Betere rapportage over de projectstatus
  • resource management

Voorwaarden

  • De tool moet de verschillende soorten projecten, taken en mijlpalen mogelijk maken, aangezien we een breed scala aan oplossingen bestrijken.
  • Teamleden moeten de taakstatus en -voortgang kunnen bijwerken, maar niet de planning.
  • Klanten moeten kunnen communiceren met gecontroleerde machtigingen.
  • We moeten in elk project verschillende machtigingen per rol kunnen definiëren en workflows hebben.
  • Al het gedrag dat een projectmanagementtool zou moeten hebben: afhankelijkheden, opdrachten, kalender, rapportage, het project kunnen exporteren.
  • LDAP-authenticatie
  • Wanneer een taak wordt bijgewerkt, moet deze een melding opleveren.
  • Synchronisatie met SAP

5400+ professionals en 8500+ klanten in het 6e IT-servicebedrijf in Spanje

Applicatieontwikkeling en onderhoud, infrastructuren en IT-outsourcing

38 landen, 81 kantoren Europa, LATAM, VS, Midden-Oosten, Afrika en Azië

Marcos Florida

Projectmanager en Easy Project-beheerder
"Easy Project is de tool die al onze problemen met projectmanagement oplost: je kunt het hele plaatje zien/controleren en vervolgens de details van de projecten invoeren, je kunt het project, de tijd, de bestede tijd... je kunt het doen waar je ook bent (inclusief mobiel). Aan de andere kant, aangezien het hele bedrijf hun taken/informatie kan zien en bijwerken, zijn ze allemaal meer betrokken als dit mogelijk zou zijn."

Voorbereiding

Datum van implementatie - 2019 / 2020

Voorafgaand aan de implementatie heeft een pilotfase plaatsgevonden waarin de basiseisen zijn gedefinieerd, die zijn opgenomen in de Easy Project-omgeving en vervolgens zijn gepresenteerd aan het management van het bedrijf. Na de goedkeuring volgde een gedetailleerde implementatie, waaraan de key users van de applicatie van de afdeling projectbureau actief deelnamen. Om de haalbaarheid te controleren en alle eisen te stellen, werd een echt project beheerd met behulp van Easy Project.

Instellingen

In de eerste stap werd een gedetailleerde structuur van projecten gedefinieerd, samen met alle soorten gebruikers en de parameters van de persoonlijke pagina's van gebruikers. Er zijn projectsjablonen gemaakt, waarmee het mogelijk is om snel en efficiënt projecten te maken met gestandaardiseerde parameters. Tegelijkertijd werden de rollen, taaktypes, status en workflows gedefinieerd en aangepast. Alle raadplegende gebruikers werden in het systeem aangemaakt en de bedrijfshiërarchie werd gedefinieerd (meer dan 1100 gebruikers).

Aanvullende ontwikkelingen maken het mogelijk om taken en tijd tussen SAP en Easy Project te synchroniseren.

Server/cloud-oplossing

Op basis van interne beveiligingseisen koos Seidor Consulting voor een serveroplossing. We hebben de systeemomgeving opgezet op een tijdelijke cloud en pas daarna hebben we het hele systeem gemigreerd naar de eigen server van de klant. Verdere aanpassingen van de applicatie werden al uitgevoerd met behulp van externe toegang tot de server.

Trainingen

We hebben key-users en beheerders getraind tijdens de implementatie en andere gebruikers van de applicatie bovendien in golven bij de start van de nieuwe projecten. Er is een video-tutorial gemaakt die specifiek is voor de teamleden en aanvullende documentatie in de Easy Project-kennisbank.

Testen

De klant gebruikt de productieomgeving met echte data, waarbij alleen het implementatieteam betrokken is. Hierdoor kan het belangrijkste team projecten in het echte leven beheren en vervolgens de nieuwe vereisten en functies identificeren voordat de tool in het hele bedrijf wordt geïmplementeerd.

Belangrijkste voordelen van Easy Project in Seidor Consulting

De implementatie van Easy Project bracht:

  • Standaardisatie van projectmanagementtools en projectstructuren
  • Hogere controle over de projecten (status, teamleden, inspanningen, ...)
  • Meer betrokkenheid van het hele team bij de projectplanning en het onderhoud van het projectplan
  • Kostenreductie
  • Beter projectstatusrapport
  • Hoger managementniveau heeft meer zicht op de status van de projecten (global Gantt, rapportage)

De meest gebruikte functies


Project Gantt

Het hele team gebruikt de Gantt om het plan te bekijken en de taken bij te werken.

Besteed tijd

Hier kunnen we de bestede tijd van het team en de groepen controleren.

resource management

Om de werkdruk van de teamleden te beheersen.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie