Projectportfoliobeheer met Easy Project in energetica - innogy Tsjechië
De activiteiten van Innogy zijn gericht op de levering van aardgas, elektriciteit en warmte aan klanten, warmtekrachtkoppeling in stadsverwarmingsinstallaties en schone mobiliteitsoplossingen.
Vorige staat
innogy implementeert niet alleen een breed scala aan projecten inwendig maar ook via een netwerk van externe leveranciers. Het algemeen hoge aantal geïnteresseerde gebruikers stelde hoge eisen aan implementatieprocedures en het was niet langer gepast om de bestaande systemen uit te breiden.
Daarom was innogy op zoek naar een allesomvattende tool voor projectportfoliobeheer, waarvan de integratie met systemen van derden een integraal onderdeel zou zijn.
De belangrijkste parameters voor de selectie van het nieuwe systeem waren met name de toewijzing van mensen aan de geplande activiteiten, de ontwikkeling van individuele taken, het kostenoverzicht van het plan in relatie tot de realiteit en online interacties tussen gebruikers.
Verwachting
- Eenvoudig bijhouden van de gewerkte tijd
- Bewaken van de tijds- en financiële eisen van taken en projecten
- Intuïtief werken met de applicatie
- Aanvullende ontwikkeling van functionaliteiten in minimale mate buiten de standaardfuncties
Voorwaarden
- Betrokkenheid van externe medewerkers bij rapportage
- Integratie met andere applicaties
- Aanvullende ontwikkeling van functionaliteiten voor de innogy-omgeving
Energieke sector
16 Europese landen
41 vestigingen in Tsjechië
800+ medewerkers in Tsjechië
Voorbereiding
Datum van implementatie - 2018 / 2019
Aan de implementatiefase ging de eerste fase van het definiëren van de basiseisen vooraf, die we in de vorm van Proof of Concept (PoC) in de testomgeving hebben verwerkt. Deze verificatiefase was door innogy gepland voor twee maanden en had als doel om de applicatie in de praktijk te leren kennen. Zowel de beginfase als de implementatie zelf vond plaats met wekelijkse sprints, waarbij de aangeleverde componenten van de applicatie werden afgesloten en nieuwe eisen werden gepland.
Instellingen
Dankzij de beginfase kon innogy onmiddellijk overschakelen naar een productietoepassing. We hebben bestemmingspagina's, gebruikersrollen en rechten, projectstructuur, taken en budgetten opgezet. Daarna werd Easy Project gesynchroniseerd met de tool Service Now voor het invoeren van wijzigingsverzoeken. Dankzij deze synchronisatie is het niet nodig om verzoeken in twee systemen in te voeren. De aanvraag wordt ingevoerd in het Service Now systeem en op basis hiervan wordt automatisch een taak aangemaakt in het project binnen de Easy Project omgeving (op dagelijkse basis), waarmee het vervolgens mogelijk is om alle standaard bewerkingen uit te voeren in de Easy Project omgeving net als voor een taak die rechtstreeks in de Easy Project-omgeving is gemaakt.
server
Vanwege de snelheid van de daadwerkelijke implementatie is er gekozen voor een oplossing gebouwd en geëxploiteerd op de Easy Project cloudomgeving, ook omdat het mogelijk is om op elk moment over te schakelen naar een cloudomgeving die innogy gebruikt voor zijn andere applicaties.
Trainingen
Wij waren de eersten die gebruikerstrainingen implementeerden, gevolgd door een meer gedetailleerde training van managers. Tijdens de implementatie hebben we nauw samengewerkt met de applicatiebeheerders die nu het grootste deel van de applicatie zelf kunnen bedienen zonder overleg met onze specialisten.
Testen
Voor effectief testen hebben we een testomgeving voor innogy opgezet, die echte gegevens uit de productieomgeving bevat en waarmee alle wijzigingen zorgvuldig kunnen worden getest voordat ze in productie worden genomen.
Doelstellingen en voordelen
De implementatie van Easy Project bracht:
- Uniforme tool voor het bewaken en vastleggen van projecten en taken
- Gemakkelijk record van gewerkte tijd
- Nauwkeurigere registratie van middelen en financiën
- Aanzienlijke verkorting van de tijd tussen werkrapportage en budgetprojectie
- Automatische rapporten van externe experts
De meest gebruikte projectmanagementtools van innogy Tsjechië
Werkte tijdregistratie
Gewerkte tijdregistratie is de sleutel tot effectief beheer en planning. Zo kunnen medewerkers hun tijd effectief gebruiken en rapporteren, en kunnen managers de tijd die aan projecten wordt besteed monitoren en plannen.
Begrotingen
Budgetten worden gebruikt om projectbudgetten te creëren en uitgaven, inkomsten, arbeidskosten en algehele winstgevendheid te beheersen.
Alerts
Om medewerkers op de hoogte te houden van alle relevante updates en aanstaande deadlines.
