Kennisbank - documentatiesysteem

Hoe gebruik je de kennisbank?

Kennisbank is een complexe oplossing voor het integreren van kennisbeheer in uw Easy Project. Met de kennisbank kunt u kennis van taken en projecten vastleggen, categoriseren en opslaan, deze onder gebruikers delen en in toekomstige projecten gebruiken. Het helpt je verder maak heel eenvoudig projectdocumentatie.

 

Inhoudsopgave

Overzicht

Hoe de plug-in te (de) activeren

Rollen en machtigingen

Hoe de plug-in op mondiaal niveau te gebruiken

Hoe de plug-in op projectniveau te gebruiken

Synchroniseer Knowledge base met andere systemen

 

Overzicht

Gelooft u dat kennismanagement tegenwoordig essentieel is voor gezond ondernemen? Dat doen we en we hebben dus een Knowledge Base-plug-in gemaakt voor Easy Project-gebruikers. Het is een gemakkelijke manier om kennis binnen het bedrijf te verzamelen, te beheren en te delen. Het helpt zowel kennisexternalisatie als internalisatie. Het is duidelijk: verspreid kennis van kenniswerkers en lever deze aan werknemers die het moeten leren. U maakt kennisposts bij het bijwerken van een taak - elke afzonderlijke update of hele taak kan worden opgeslagen als kennispost of rechtstreeks in de kennisbank.

Kennisberichten zijn gecategoriseerd, getagd met metagegevens en kunnen onderlinge relaties hebben. Elke gebruiker heeft een persoonlijke kennismap. U kunt kennis aanbevelen aan andere gebruikers, deze via e-mail naar hen verzenden en zelfs vereisen dat kennispost wordt gelezen. Het is zeer nuttig voor het maken van projectdocumentatie - elke geldige projectinformatie die een taak doorloopt, kan worden opgeslagen voor toekomstig gebruik - dus informatie wordt kennis. Is is geschikt voor walk-throughs voor nieuwe medewerkers, handleidingen voor specifieke software, sjablonen voor communicatie met klanten of workflows of projectdocumentatie.

Belangrijkste kenmerken

  • Gemakkelijke creatie van kennis Berichten van taken - vastleggen van kennis
  • Kenniscategorieën + persoonlijke / projectcategorieën - voor het delen van kennis
  • Bevestiging van kennisposten aan projecten / taken
  • Aanbeveling van kennis aan gebruikers
  • Snelle toegang tot kennis van de juiste service paneel
  • Zoeken in volledige tekst in kennisbank

 

Hoe de plug-in te (de) activeren

Op projectniveau kan de plug-in worden geactiveerd of gedeactiveerd in de Setting: Modules: Knowledge base van het project. Na het aanvinken van het selectievakje, klik op de groene knop "Opslaan" hieronder om het tabblad Kennisbank in het projectmenu bovenaan te laten verschijnen.

 

Rollen en machtigingen

In Meer: Beheer: Rollen en machtigingen: Kennisbank u kunt als volgt beslissen welke gebruikersrollen de machtigingen hebben.

 

Hoe de plug-in op mondiaal niveau te gebruiken

Kennisposten kunnen in principe worden aangemaakt als niet-gecategoriseerd of worden toegevoegd aan een categorie, die op mondiaal of projectniveau kan worden gemaakt. Een bericht kan deel uitmaken van geen, een of meer categorieën in één keer, ongeacht hun niveau (globaal, project).

Het wereldwijde niveau betekent dat alle daar gemaakte kennisberichten automatisch worden toegevoegd aan de wereldwijde database, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle Easy Project-gebruikers, ongeacht hun projectlidmaatschappen en rollen. Als u Knowledge Base op mondiaal niveau wilt gebruiken, ga naar het menu "Meer" (rechterbovenhoek) en klik op Kennisbank icon.

U bevindt zich nu op een volledig aanpasbare pagina, die u naar wens kunt aanpassen nadat u op de knop 'Pas deze pagina aan"omlaag. U kunt kiezen uit verschillende modules om toe te voegen, zoals gefilterde lijsten met kennisberichten, de meest gebruikte tags op de kennisberichten, 10 meest recente berichten enz. Trouwens, de laatste twee modules worden standaard aan de pagina toegevoegd. .

De gefilterde lijst met berichten kan er zo uitzien. Standaard bestaat het uit de postnaam, kenniscategorie en tags. Bij het bewerken van de module kunnen extra kolommen worden toegevoegd in de lijstopties. De lijst kan worden verwijderd of bewerkt door op de prullenbak- en potloodpictogrammen in de rechterbovenhoek te klikken. Met de opties in het zijbalkmenu kunt u een nieuw bericht maken, een nieuwe globale of persoonlijke categorie maken, alle berichten in Easy Project bekijken, ongeacht hun categorie, categorieën beheren, favoriete berichten en persoonlijke categorieën weergeven. De persoonlijke categorieën zijn die alleen zichtbaar voor jou, individuele kennisberichten in de categorie hebben echter niet zo'n beperkte toegang.

Laten we eens kijken hoe een kennispost eruit ziet. Elk bericht wordt gemaakt en bewerkt met een standaard WYSIWYG / HTML-editor. Om de bestaande te bewerken of een nieuwe te maken, klikt u op de betreffende knoppen in het zijbalkmenu. Wanneer een bepaald bericht wordt geopend, bevat het zijbalkmenu een aantal specifieke opties zoals toevoegen aan favorieten, toevoegen aan de wereldwijde database, persoonlijke database of projectdatabase, aanbevelen aan gebruikers of gebruikersgroepen en toewijzen aan een taak of verwijderen ( verwijderen). Bovendien kun je tags van het bericht toevoegen of verwijderen om later specifieke berichten op basis van hun tags te kunnen vinden. Rechtsonder staat de lijst met categorieën waaraan het bericht is toegevoegd. Je kunt de categorie wijzigen wanneer het bericht wordt bewerkt.

Elk kennispost bevat aanvullende informatie onderaan:

  • Comments - Mogelijk om op een bericht te reageren.
  • Geschiedenis - Alle wijzigingen van het bericht, inclusief een Diff-samenvatting van wat er is gewijzigd en welke gebruiker de laatste wijziging heeft aangebracht, evenals de mogelijkheid om terug te keren naar een eerdere versie. De auteur van de huidige versie wordt als enige getoond, en laat geen andere mogelijke auteurs zien.
  • Lezers - Sectie, waar u alle aanbevolen gebruikers kunt zien en of ze het bericht hebben gelezen.

 

Hoe de plug-in op projectniveau te gebruiken

Het projectniveau betekent dat alle daar gemaakte kennisberichten automatisch worden toegevoegd aan de projectdatabase die aan het specifieke project is gekoppeld. Alleen de projectleden kunnen door de projectdatabase bladeren. Niet-leden die toestemming hebben om Knowledge Base te bekijken, kunnen echter ook een bepaalde projectpost openen als ze:

  • open de globale lijst van alle kennisberichten (ongeacht hun categorie)
  • hebben een directe URL-link naar het bericht
  • zoek het bericht door de naam in te voeren in het zoekvak, dat te vinden is onder het bolpictogram in het servicepaneel (uiterst rechts)

Om Knowledge Base op projectniveau te gebruiken, ga naar het geselecteerde project met de module ingeschakeld en klik op het tabblad Kennisbank in het bovenste menu. Hier zou u de projectdatabase moeten zien die bestaat uit projectkenniscategorieën en -posten. Met de opties in het zijbalkmenu kunt u een nieuwe projectcategorie of nieuw bericht maken, projectcategorieën beheren of alle berichten in Easy Project bekijken, ongeacht hun categorie.

 

Synchroniseer Knowledge base met andere systemen

Voorbeelden van het gebruik:

  • publieke kennisbasis op internet
  • webgebaseerd ticketingsysteem - suggester van oplossingen
  • kennisverzending door klanten - op forum gebaseerde zelfondersteuning
  • REST API voor Knowledge base

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledig uitgerust, SSL-beveiligd, Dagelijkse back-ups, In uw Geo