Kennisbank

Introductie

Dit artikel bevat documentatie voor Kennisbank (officieel uitgebracht in februari 2023, beschikbaar vanaf versie 12.6 en hoger), de opvolger van een oudere (onafhankelijke) plug-in - Kennisbank.

Knowledge base is een native geïntegreerde oplossing van Easy Project met BlueSpice, waarop gebouwd is MediaWiki, en ontwikkeld door onze technologische partner Hallo Wereld!. Dit is een werkelijk toegewijde toepassing voor het delen van kennis die in synergie werkt met de teamsamenwerkingsmogelijkheden van Easy Projects.

Gegevens van de originele plug-in kunnen naar KB worden gemigreerd.

KB instellen

Technisch gezien is KB een afzonderlijk draaiende applicatie die nauw verbonden is met Easy Project. Omdat we de potentiële rompslomp voor applicatiebeheerders begrijpen, hebben we ons ertoe verbonden dit zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Cloud

Voor Cloud-gebruikers verloopt het hele proces automatisch. De KB-instantie wordt automatisch tot stand gebracht en verbonden met uw Easy Project. Wanneer u besluit het te testen of in productie te nemen, werkt het op dezelfde manier als elke andere standaardfunctionaliteit: de add-on wordt geactiveerd (u vindt een nieuw item in het MEER-menu) en u kunt het meteen gaan gebruiken.

server

De Server-oplossing van KB wordt geleverd als Docker-image. Nadat u het in uw infrastructuur heeft uitgevoerd, verbindt u het met uw Easy Project via de gebruikersinterface in EP-beheer.

Lees de installatiehandleiding in een apart artikel.

Trials

KB is niet beschikbaar in reguliere proeftoepassingen. Om het te testen kunt u contact opnemen met uw accountmanager of Gemakkelijke ondersteuning.

Live demo

Er is een gedeelde live demo beschikbaar op https://demo-kb.easysoftware.com/ (manager / easy848). De gegevens in deze applicatie worden regelmatig gedeeld en gereset.

Administratie in Easy Project

Voor toegang tot het beheer van KB gaat u naar Beheer >> Plug-ins >> Kennisbank - Bewerken

BS oauth2 providerinstellingen voor API

Dit deel is voor de algemene verbinding tussen EP en KB. Zoals hierboven vermeld, wordt het in Cloud automatisch gegenereerd.

Check knop zou het eerste moeten zijn dat u test als u denkt dat KB niet werkt (zoeken in KB levert bijvoorbeeld geen resultaten op). Ook is het belangrijk om altijd te klikken Check bij eventuele wijzigingen in de instellingen.

Eenvoudige oauth2-providerinstellingen voor SSO

SSO wordt automatisch gegenereerd op zowel de Cloud- als de Server-oplossing. Er is belangrijke informatie om mogelijk toegangsproblemen van EP naar KB te debuggen.

Update machtigingen op BS voor alle gebruikers

De knop is alleen voor noodsituaties. Het mechanisme erachter werkt automatisch.

Voorbeeld: wanneer u iemands toestemming verlaagt van beheer naar view, kan het tot een uur duren voordat die wijziging is doorgevoerd in KB. Als u niet wilt wachten op de automatische doorgifte van de wijziging, klikt u gewoon op deze knop.

Rollen en machtigingen

Er zijn drie toegangsniveaus die zijn geconfigureerd binnen Easy Project.

Onder Rollen en machtigingen vindt u de sectie voor KB

Artikelen bekijken - Gebruiker in een rol met deze toestemming mag alleen de pagina's lezen
Artikelen beheren - Gebruiker in een rol waarvoor deze machtiging is toegestaan, is een "Editor" in KB, wat betekent dat hij pagina's kan maken en bewerken en ook andere (niet-beheerders) bewerkingen heeft toegestaan.
De beheerder in EP heeft ook toegang tot KB-beheer

Migratie van originele Knowledge base

Als je de originele versie nog nooit hebt gebruikt, kun je dit hoofdstuk gerust negeren.

Als u de oorspronkelijke Knowledge base gebruikt en van plan bent naar KB te migreren, betekent dit dat u beide geïnstalleerd (geactiveerd) heeft. In dat geval vindt u een extra sectie in Beheer >> Plug-ins >> Kennisbank - Bewerken

Wat gebeurt er nadat je op de knop hebt geklikt:

Originele kennisposten worden gevalideerd of ze naadloos migreerbaar zijn
Naadloos migreerbare berichten worden gemigreerd
"Problematische" berichten worden vermeld en aan uw beslissing overgelaten

Wat betekent problematisch?

Sommige paginatitels (naam kennispost) die in de originele KB waren toegestaan, zijn niet toegestaan of hebben een speciale betekenis. Als gevolg hiervan zouden ze tijdens de migratie worden getransformeerd of zouden ze de inhoud op een onverwachte manier migreren.

Details over alle speciale of illegale titeltekens zijn hier beschikbaar:

https://www.mediawiki.org/wiki/Manual:Page_title

https://www.mediawiki.org/wiki/Manual:%24wgLegalTitleChars

In de praktijk is een voorbeeld van een speciaal functioneel teken een schuine streep "/", zoals titel: Taak maken/bijwerken. In KB vertegenwoordigt "/" het scheidingsteken voor een subpagina. Dat zou betekenen dat de migratie de pagina zou importeren: Hoe maak je en zijn subpagina taak bijwerken. Dat is zeker niet wat je verwacht of wilt. In dit geval bewerkt u liever de titel van de kennispost naar Taak maken of bijwerken.

Klik na het bewerken van de titel op Valideren en migreren nogmaals klikt, wordt deze pagina niet meer als problematisch weergegeven, maar direct gemigreerd.

Een ander voorbeeld zijn simpelweg niet-toegestane tekens, zoals ">" of "&", die door migratie kunnen worden verwijderd of vervangen. Het hangt af van de specifieke situatie. We raden u ook aan deze titels te wijzigen in plaats van ze zonder validatie te importeren.

Migreren zonder validatie

Als er artikelen zijn die de validatie niet hebben doorstaan, kunt u met deze knop de artikelen die wel zijn goedgekeurd migreren en de rest negeren.

Toegang tot KB

Van de kant van Easy Project is KB toegankelijk via verschillende contactpunten.

Meer menu

Net als bij veel andere functies kan KB ook worden geopend via het menu Meer. Je vindt het onder het kopje Add-ons. Als u hier klikt, gaat u naar de hoofdpagina van de KB.

Zijbalk (servicebalk)

Net als in het origineel heeft KB een zoekwidget in de altijd aanwezige rechterbalk. Het pictogram is iets anders om verwarring te voorkomen tijdens de tijdelijke periode waarin mogelijk beide KB's zijn geactiveerd.

Zoek eenvoudig op uw trefwoord. Door op het resultaat te klikken, wordt u doorverwezen naar het artikel in de KB-applicatie.

Bij deze zoekopdracht wordt alle geïndexeerde inhoud in KB doorzocht.

Gerelateerde artikelen over taak

Wanneer een taak gerelateerde artikelen heeft, kunt u deze rechtstreeks openen vanuit het taakdetail. De zoekopdracht die in deze sectie beschikbaar is, zoekt alleen via het artikel titels, niet de hele inhoud.

Werkt bij KB

Omdat KB een aparte applicatie is, is er ook een eigen gebruikershandleiding beschikbaar op: https://knowledge-base.easysoftware.com

De handleiding is zelf een geïmplementeerd exemplaar. Het bestaat uit 4 hoofdboeken die je door je eerste stappen leiden en de meest cruciale organisatorische en administratieve gebieden introduceren. Houd er rekening mee dat er geen haast is bij het implementeren van een compleet systeem voor kennisdeling. Doe het stap voor stap, zodat u eerst de basislogica volledig begrijpt voordat u het naar uw organisatie implementeert.

Easy Project + KB-gegevensrelaties

Easy Project bevat projecten en taken (heel eenvoudig gezegd), KB bevat artikelen (opnieuw een vereenvoudigde formulering). Laten we eens kijken hoe ze met elkaar verweven zijn.

Taak - artikel

De meest natuurlijke verbinding die in je opkomt, is tussen de meest gebruikte entiteiten.

Bij elke taak vind je een sectie om kennisartikelen te doorzoeken, om ze met een enkele klik aan de taak te koppelen. Deze zoekopdracht gaat alleen via het artikel titels, niet de hele inhoud.

Ontkoppelen gaat zoals gebruikelijk met de ontkoppelknop

Zo ziet het eruit vanaf de zijkant van het kennisartikel.

Project - artikel

Kennisartikelen kunnen gekoppeld worden aan projecten van de kant van de KB

Ingesloten artikel op Easy-pagina

Een interessante optie is het insluiten van een artikel in elk type aanpasbare pagina in Easy Project, zoals de Overzicht pagina van een project.

De paginamodule heet Knowledge-artikel. Zoek gewoon het artikel, selecteer het en sla de pagina op. Bij deze zoekopdracht wordt alle geïndexeerde inhoud in KB doorzocht.

Professionele implementatie

In overeenstemming met de normen van robuuste bedrijfssystemen kan de Knowledge Base ook worden geleverd met een toegewijde consultant die u door de implementatie zal begeleiden, rekening houdend met uw bedrijfsspecificaties. Vraag uw accountmanager of support naar deze mogelijkheid.

Easy Software kan vol vertrouwen een professionele implementatie aanbevelen op basis van onze eigen ervaring met deze service die ons wordt aangeboden door onze Partner, de auteur van de applicatie.