Contacten (v10)

contacten

Alleen voor Contacten v10

De kenmerken van contacten
Contact creatie
Werken met contacten
Contacten exporteren
Zichtbaarheid contacten
Contacten synchroniseren via CardDav
corner situaties

 

De kenmerken van contacten

Contacten zijn een essentieel onderdeel van klantenbeheer. Het helpt u bij het vinden van de nodige informatie over een persoon, een bedrijf, een account of elk ander soort contact dat u mogelijk heeft. Het is een database met contacten die alle plug-ins voor klantbeheer, zoals CRM en helpdesk, met elkaar verbinden. Met de module Contacten kunt u:

  • maak de contacten
  • bewerk ze
  • exporteer ze naar vCard of QR-code
  • filter de contacten volgens verschillende parameters
  • er notities en documenten aan toevoegen (en ook andere velden maken)
  • sorteer ze in groepen - persoonlijk of openbaar
  • wijs ze toe aan een gekozen project
  • verwijder ze uit projectcontacten
  • deel project- of generieke contacten
  • per e-mail verzenden
  • verbind ze
  • Verwijder ze

 

Contact creatie

Open Contacten vanuit het menu Meer of Beheer.

Klik op de "Nieuw contact"knop in de zijbalk van Overzicht van contacten.

Na het klikken op de Nieuw contact knop wordt een formulier geopend. Het kan er zo uitzien.

In de eerste stap moet u selecteren het type contact. Standaard zijn er in totaal drie contacttypen:

  • Account - dit type contact geeft een account weer dat een gebruiker heeft in Easy Project of op uw bedrijfssite zoals e-shop etc.
  • Bedrijf - deze contactpersoon geeft een bedrijfscontact weer in de zin van officiële bedrijfsgegevens
  • persoonlijke - dit type contact toont een persoonlijk contact in de zin van persoonlijke gegevens zoals een persoonlijk nummer en persoonlijke e-mail

Inheemse velden omvatten:

  • Voornaam en achternaam bij het maken van persoonlijk contact. Met andere woorden, als de contact type heeft zowel de voornaam als de achternaam ingeschakeld.
  • Naam bij het aanmaken van een account of bedrijf contact. Als de contact type heeft alleen Voornaam ingeschakeld, het wordt "Naam" genoemd.
  • BELANGRIJK - Schakel niet beide native velden op een contacttype uit. U kunt de contactpersoon geen naam geven.

Aangepaste (vrijwillige) velden zijn onder meer:

  • Organisatie
  • E-mail
  • Telefoonnummer
  • Straat (hiermee kan de contactpersoon in Google Maps worden weergegeven)
  • Plaats
  • Postcode
  • Land
  • Registratie nummer (identificatie Nummer)
  • VAT registratie nummer
  • Voeg ander kenmerk toe (uw aangepaste velden zoals staat, SWIFT, IBAN, BIC, variabel symbool enz. - ze kunnen optioneel of verplicht zijn)
  • Groepen (groepen waaraan u dit contact wilt toevoegen)
  • selectievakje "Is wereldwijd contact?"(als u dit aanvinkt, wordt het contact zichtbaar voor alle gebruikers)
  • selectievakje "Privécontact"(als u dit aanvinkt, wordt het contact alleen voor u zichtbaar. Zelfs de beheerder kan het contact niet doorzoeken. U kunt deze optie alleen aanvinken als u dit contact hebt gemaakt)
  • selectievakje "Toevoegen aan mijn contacten"(als u dit aanvinkt, wordt het contact aan uw favorieten toegevoegd)
  • Opmerking (leeg tekstvak, waar u uw aantekeningen over de contactpersoon kunt schrijven)
  • Bijlages (bestanden of documenten die u bij de contactpersoon kunt voegen)

Wanneer u het formulier hebt ingevuld, klikt u op Bespaar om het contact te maken.

Aangepaste velden zijn geconfigureerd in Administratie >> Aangepaste velden >> Contacten. U kunt de naam wijzigen, inschakelen / uitschakelen, taalmutaties toevoegen. Als u in uw toepassing deze velden in een andere taal ziet dan u verwacht, moet u de naam van het veld wijzigen.

 

Werken met contacten

Nu, wanneer u op de Lijst met contacten, kunt u alle contacten op één plek zien. Jij kan filter ze op type in de tabbladen hierboven zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

In het rechtermenu ziet u enkele knoppen:

  • Favoriete contacten - toont al uw favoriete contacten
  • Contactgroep - toont groepen contacten; Nadat je hierop hebt geklikt, kun je ook een nieuwe groep contacten maken
  • Contacten importeren - hiermee kunt u de contactpersonen uit een CSV-bestand importeren, zodat u ze niet een voor een hoeft in te vullen
  • alles bekijken - toont alle contacten
  • Typen contacten - hier kunt u nieuwe soorten contactpersonen maken of bestaande contactpersonen wijzigen / verwijderen
  • VCard-toewijzingsinstellingen - Om te maken importeren van vCard en QR-code werken goed, u moet de velden van ER-contacten toewijzen aan vCard-contacten.

Wanneer u een bepaald contact opent, kan dit er zo uitzien. Zoals u op de onderstaande afbeelding kunt zien, is de contactpersoon al gekoppeld aan CRM-case en project. Om een ​​van de verbindingen te verwijderen, klikt u gewoon op pictogram ontkoppelen in de rechterbovenhoek van de specifieke entiteit. In de linkerbovenhoek van het scherm staan ​​twee kleine pictogrammen: een globe die u vertelt dat het contact wereldwijd is en een potlood waarmee u de avatar van het contact kunt wijzigen. In de rechterbovenhoek van het scherm vindt u wat aanvullende informatie over contactattributen.

Bovendien kunt u contact koppelen aan een project. Om dit te doen, opent u gewoon een project en opent u tegelijkertijd het venster Contacten vanuit het rechterpaneel. Zoek dan gewoon het gewenste contact en klik op het koppelingspictogram ernaast om het toe te voegen aan het momenteel geopende project. Op analoge wijze kun je de contactpersoon koppelen aan een taak of CRM-case.

Wanneer u een bepaald contact open heeft, kunt u er een vinden opties in de rechter menubalk na het uitbreiden van Meer menu:

  • Contact weergeven in Google map - toont het contactadres in Google Maps (adres moet worden ingevuld)
  • Stuur contact per e-mail - stuurt een e-mail naar de geselecteerde ontvanger met een contact als bijlage (vCard)
  • Toevoegen aan project - toont de lijst met projecten, zodat u een of meer kunt selecteren om het contact aan toe te voegen
  • Contacten koppelen - selecteer een of meer contacten waaraan u het specifieke contact wilt koppelen
  • Aan groep toevoegen - selecteer een of meer groepen waaraan u dit specifieke contact wilt toevoegen
  • Verwijder - verwijder het contact permanent

Op een contactdetail net onder de contactbeschrijving vindt u een samengevouwen lijst met entiteiten waarmee deze specifieke contactpersoon is verbonden. Om de volledige lijst met gekoppelde items per entiteit te zien, klikt u op de naam van de entiteit om de lijst uit te vouwen.

 

Contacten exporteren

Wanneer u een bepaald contact open heeft, kunt u vinden Exporteert menu in de rechterbenedenhoek. Standaard kunnen contacten worden geëxporteerd naar vCard (VCF-bestand), QR code or XML. QR-code is een eenvoudige manier om een ​​contact toe te voegen aan elk apparaat met QR-codelezer, zoals mobiele apparaten (smartphones, tablets enz.).

 

Zichtbaarheid contacten

De zichtbaarheid van contacten voor een gebruiker hangt af van twee verschillende machtigingen:

  1. Ga naar Rollen en machtigingen »selecteer een gebruikersrol» Zichtbaarheid van contacten.
  2. Ga naar Gebruikerstypen »selecteer een gebruikerstype» Zichtbaarheidsopties »Zichtbare contacttypes.

 

Contacten synchroniseren via CardDav

Met deze uitgebreide functie kunt u snel contacten van Easy Project synchroniseren zonder onnodige inspanningen. Periodieke synchronisatie kan worden ingesteld zodat al uw nieuwe contacten in Easy Project automatisch worden toegevoegd aan uw mobiele apparaat. Voor Android-apparaten kunt u verschillende gebruiken CardDAV toepassingen En gebruik configuratie zoals beschreven in iOS.

Hoe te synchroniseren in iOS

 

corner situaties

  • Contacten op gerelateerde entiteiten (zoals taak, CRM-aanvraag of project) kunnen in twee verschillende weergaven worden weergegeven - als tegels of een lijst. De weergave zelf kan niet worden opgeslagen / onthouden en is afhankelijk van het aantal contacten (de tegelweergave wordt voor minder contacten gebruikt dan de lijstweergave).
  • Contactgerelateerde waarschuwingen (ongeacht of dit persoonlijk of zakelijk is) bevatten nooit persoonlijke informatie zoals naam of e-mailadres rechtstreeks in de berichtinhoud van de waarschuwing. Dit is om preventieve redenen, zodat geen ongeautoriseerde derde partij toegang heeft tot dergelijke contactgegevens. Contactinformatie is echter zichtbaar bij aanmelding bij het systeem op basis van de verstrekte URL-link en de machtigingen van de gebruiker.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie