Slim werken: de juiste balans vinden tussen kortetermijneisen en langetermijnprojecten

Stel dat u uw eigen bedrijf runt en klanten komen naar u toe, maar u wilt ook onbenutte kansen verkennen. Of misschien wil uw bedrijf de bedrijfskosten verlagen als reactie op Covid-19 zonder projecten op te schorten die potentieel kunnen leiden tot groei op de lange termijn. Hoe doe je beheer de taken u nu moet doen met de cruciale doelen die u in de toekomst moet bereiken?

Nou, de meeste zeilboten worden geleverd met een reserve-dieselmotor om ze tijdens het slopen te houden. Evenzo moet u uw methoden ontwikkelen om aan de zware eisen te voldoen en alles in de goede richting te houden.

Gelukkig bestaan ​​er effectieve benaderingen om dit evenwicht te bereiken. De onderstaande stappen kunnen bijzonder nuttig zijn voor het beheren van wensen en behoeften op korte termijn zonder uw langetermijnvisie uit het oog te verliezen.

 

1. Koppel de korte termijn aan de lange termijn

Verreweg de belangrijkste vragen die u uzelf moet stellen bij het overwegen of u al dan niet aan een nieuwe kortetermijnvraag wilt voldoen, hebben te maken met hoe deze aansluit bij uw visie en strategie. Brengt de vraag u naar uw beoogde toekomst? Zijn er aspecten van deze eis die uw vermogen om uw visie te verwezenlijken bedreigen? Kunt u in de toekomst enkele elementen van dit kortetermijnproject benutten?

Door over deze vragen na te denken, zult u begrijpen of de taak op korte termijn een 'eenmalig' project is of dat het zou kunnen dienen als een sjabloon om een ​​nieuw project te initialiseren in de toekomst. Vaker wel dan niet, kunnen de kortetermijnvereisten die de moeite waard zijn, in de toekomst worden gebruikt voor iets groters.

Eenmalige taken zijn natuurlijk niet altijd slecht. Als de opkomende vraag bijvoorbeeld een technisch risico is dat u niet kunt negeren, moet u daar klaar voor en bereid zijn verplaats uw bronnen om het te accommoderen.

Wanneer u dat echter doet, moet u het probleem benaderen zoals u een continu verbeteringsproject zou doen. Je moet bouw een gestructureerd plan op eromheen en de effecten ervan begrijpen en kwantificeren. Een projectmanagementtool zoals gemakkelijk Project kan waardevolle hulp bieden in schatten en plannen van projecten en bij het berekenen van het kritieke pad.

 

2. Onderbouw kortetermijnvereisten met gegevens

Als je eenmaal je eisen op korte termijn hebt afgewisseld met je langetermijnvisie, begin dan te kijken naar de realiteit van het werk dat voor je ligt. Zie dat wat u overweegt zinvol is op basis van zowel objectieve als subjectieve gegevens.

In dit stadium is het belangrijk om opkomende emotionele eisen te scheiden van de rationele behoeften die van toepassing zijn op een breder publiek. Studies tonen dat aan veel te veel kortetermijneisen zijn gericht op ad-hoc emotionele reacties. Bent u bijvoorbeeld een IT-ondersteuning die op afstand werkt, dan kan een klant contact met u opnemen om te klagen over een systeemfout. Deze klacht kan ertoe leiden dat u snel naar de responsmodus springt zonder voldoende na te denken over de impact van het probleem op uw langetermijnprojecten.

Om effectief te kunnen werken, moet u voldoende gegevens verzamelen over het kortetermijnwerk dat u wordt voorgeschoteld. Op deze manier kunt u het belang ervan nauwkeurig positioneren en dienovereenkomstig plannen.

 

3. Volg nauwgezet projecten op zowel korte als lange termijn

Kortetermijneisen kunnen snelle taken zijn, maar omdat ze de hele tijd opduiken, kunnen ze al snel je hele achterstand in beslag nemen. Het is van cruciaal belang dat u uw achterstanden goed in de gaten houdt om ervoor te zorgen dat uw taken op korte, middellange en lange termijn op schema blijven.

Het recht project management oplossing kan u helpen deze projecten effectief te volgen en hun vereisten te taggen, zodat u kunt bouwen dashboards, Gantt en meldt om hen heen. Met deze zichtbaarheid kunt u de balans effectief behouden. U kunt voorkomen dat u kortetermijnvereisten opoffert in naam van een toekomstig vooruitzicht van een jaar, of die toekomst in gevaar brengt door te proberen te veel kortetermijntaken in uw huidige planning in te passen.

Als u deel uitmaakt van een team, kunnen dashboards en rapporten u helpen om leden op de hoogte te houden van nauwkeurige informatie. Dus in plaats van tijd te besteden aan Zoom-gesprekken om meningen te bespreken, kun je praten in termen van analyses zoals kosten, rendement en toekomstige effecten.

 

De balans zit in jou

Wanneer je merkt dat je worstelt met concurrerende korte- en langetermijnprioriteiten, haal diep adem en raadpleeg de bovenstaande stappen. Begrijp hoe de kortetermijnvraag het grotere geheel kan beïnvloeden en gebruik gegevens om het betrokken werk te beoordelen. Als de juiste beslissing is om aan de vraag te voldoen, gebruik dan een effectieve oplossing voor projectbeheer om uw voortgang bij te houden en uw plan aan te passen als er nieuwe informatie binnenkomt.

Als je deze gestructureerde aanpak kiest, zul je niet alleen succesvol zijn in het vinden van een balans tussen korte- en langetermijnbehoeften, maar je zult ook in staat zijn om een ​​proces op te bouwen dat werkt voor huidige en toekomstige projecten. U kunt dus overschakelen van reageren en "brandbestrijding" naar het nemen van beslissingen die u niet van uw visie laten afwijken.