Waarom projectmanagers leiders moeten zijn in communicatie

Uitdaging #1 – Communicatieleiderschap

Als projectmanager vervul je de rol van een communicatie leider. Reden: jij bent de enige persoon die in contact staat met iedereen in het team – wat betekent dat er hoogstwaarschijnlijk "niet-bestaande communicatiekanalen" zijn tussen sommige teamleden (bijv. een drukkerijstudio - copywriter | UX / UI-ontwerper - hardwareleverancier | interieurontwerper - AC-leverancier).

Er is een populaire 7Cs definitie van communicatie dat zegt dat communicatie duidelijk, beknopt, concreet, correct, coherent, volledig en beleefd moet zijn. U verkleint de kans op miscommunicatie door deze 7C's in uw uitvoer te volgen, maar tegelijkertijd je moet niet verwachten dat andere teamleden deze principes ook volgen.

Laat je als communicatieleider niet in de val lokken om “Hoofd Klachtenafdeling” te worden. Ons goede advies is: als er iets onduidelijk is tussen de teamleden, los dit dan snel op door een gezamenlijke meeting of een online call te organiseren. Soms is het beter om mensen van verschillende rivieroevers de brug te laten maken dan zelf de brug te worden.

“Als je tussen een ruzie van twee onderwerpen in je team in zit,
organiseer een gezamenlijke meeting/call om het zo snel mogelijk op te lossen.”

Uitdaging #2 – Middelen en organisatie van communicatie (speciaal voor 3+ teams)

In onze artikel over het instellen van de regels voor het thuiskantoor, hebben we 6 communicatiemiddelen voorgesteld die het projectbeheer soepel maken en de mensen in het team blij en effectief maken: Bellen, Geplande online oproep, Chat, Groepschat, Gedeelde agenda en een project management tool. Sindsdien is er niet veel veranderd (behalve dat we nu een geweldige intuïtieve . hebben) Easy Project mobiele app) en deze regels zijn geldig voor in-house fulltime, remote of gecombineerde samenwerking tussen de teamleden. Maar wees toch voorzichtig - het is van cruciaal belang om de regels op te stellen over in welk geval welke van deze kanalen moet worden gebruikt.

Uitdaging #3 – Communicatie als motivatie om de voortgang van het project te stimuleren

Het gebruik van soft skills betekent niet alleen mensen vertellen dat ze goed werk hebben geleverd (hoewel het ook belangrijk is). Laten we dieper graven:

1. Informeer uw team. Stel je voor dat dit een dagblad is dat iedereen in het team op de hoogte houdt. Zoek uw tijd (en een geschikt communicatiekanaal voor zo'n samenvatting, bijv. e-mail of een groepschat) om uw mensen te laten weten wat er gedurende de dag is bereikt. Het is een snelle en intelligente manier om het optimistische momentum vast te houden en mensen te laten voelen dat het project vooruitgaat. Motivatie/grappige/serieuze tone of voice (en illustraties) zijn aan jou.

“Laat mensen na elke sprint zien wat je hebt voltooid
– houd de vaart erin door iedereen op het goede spoor te houden.“

2. Geef mensen de mogelijkheid om te spreken. Een van de gemakkelijkste, maar vaak vergeten trucs om mensen bij een discussie te betrekken, is om hun mening te vragen over wat ze zojuist hebben gehoord. Richt je vraag op een specifieke persoon om de stille momenten te vermijden waarop alles perfect lijkt en je mailbox later vol raakt met ongewenste notities. Veel problemen kunnen worden opgelost en vermeden door een snelle face-to-face (of online) discussie tussen de teamleden.

3. Laat je team zien wat er aan de hand is. Cijfers en data spreken ook. Bovendien is het een taal waar nauwelijks aan getwijfeld kan worden. Nodig af en toe uw team en/of stakeholders en klanten uit voor een kleine presentatie. Haal koffie en snacks en laat ze je wereld zien - de de voortgang van het project in visuele en kleurrijke grafieken en statistieken. Het helpt hen het project vanuit een ander perspectief te bekijken en het helpt je ook omdat mensen het gemakkelijker zullen hebben om zich voor te stellen wat je werk werkelijk is (niet iedereen weet het, geloof ons!).

Uitdaging #4 – Algemene verbetering van de communicatie in agile teams

Het heeft veel te maken met de eerste en de tweede uitdaging; geef het regels. Mensen moeten gewoon begeleid worden, ook als het om communicatie gaat. Bewust of onbewust vertrouwen ze op jouw leiderschap en die moet je wapenen met regels, communicatiekanalen en ja, ook soft skills. Ook, laat de PM-functies voor zich spreken – deel het Gantt-diagram van het project met uw team en de WBS vanaf de allereerste brainstorm of kickoff meeting.

Conclusie

Er zijn verschillende tips en trucs voor goede communicatie in het algemeen, maar projectmanagers moeten niet verwachten dat al hun teamleden ze volgen. Daarom is het aan jou om de goede communicatiemanieren in te brengen en te houden en ze te laten ondersteunen door technologie - vooral door een solide, moderne en visuele PM-software met functies voor betere communicatie. Vraag en machtig anderen om te spreken. Al tijdens de eerste brainstorm, leg aan iedereen uit dat hun mening ertoe doet. Iedereen weet dat hoe beter de communicatie, hoe beter het werk.