Waarom resourcetoewijzing een cruciaal onderdeel van uw projectbeheer maken?

Wat is het toewijzen van middelen en hoe doe je het?

Zie de toewijzing van middelen als een proces van: de juiste taken toewijzen aan de juiste resources. Dit alles om de effectiviteit (zowel tijdgerelateerd als financieel) van de werken aan uw project te vergroten. Als het niet goed wordt gedaan, kunt u onverwachte toekomstige problemen ondervinden die uw project vertragen.

Zodra u voldoende fatsoenlijke informatie heeft over de omvang van uw aanstaande project, kunt u de Planning resources fase. Daarom is ons eerste advies: als u al projectmanagementsoftware gebruikt, controleer dan of deze planningsmiddelen bevat. Zo niet, dan is een van de opties om een ​​extra tool aan te schaffen, alleen voor het plannen van resources. Dit raden we echter alleen aan als je team uit twee tot drie personen bestaat.

Voor middelgrote en grotere teams, het gemakkelijkste en duidelijkste wat je kunt doen is om een alles-in-één tool voor het toewijzen en plannen van resources en vervolgens het beheren van uw projecten.

“Een goede toewijzing van middelen resulteert in de juiste mensen aan het werk
op de juiste taken met hun tijd effectief gepland -
zowel vanuit financieel oogpunt als vanuit het oogpunt van werk.“

Toewijzing van de middelen voor en tijdens de projectwerkzaamheden

U kunt alleen resources aan uw project toewijzen als u weet waaruit het project bestaat en wanneer u een duidelijk overzicht heeft van de capaciteiten van uw resources. Zo zijn er meerdere acties die u moet ondernemen voordat u begint met de toewijzing:

1. Verdeel uw project in kleinere, afleverbare taken. Met andere woorden, maak een work breakdown structure (WBS) om het geschatte aantal afzonderlijke taken en het verband daartussen te zien.
2. Controleer de beschikbaarheid van uw middelen om te zien of de tijdsinschatting van uw klant realistisch is.
3. Als u uw bronnen over meerdere projecten deelt (uw teamleden maken ook deel uit van andere teams in uw bedrijf), gebruik de Global Gantt om het grote plaatje te krijgen. Bespreek eventueel de capaciteiten met andere projectmanagers.

Zodra deze drie stappen zijn voltooid, kunt u uw resources toewijzen en taken aan hen toewijzen. Na de start van het project is het onvermijdelijk om houd de prestaties van uw resources bij en reageer erop. Voor de dagelijkse taken – en voor de onverwachte situaties die het managen van je project met zich mee zal brengen – zul je twee andere, meer gedetailleerde principes moeten volgen:

4. Controleer de status en beschikbaarheid van de middelen in de cruciale fasen van het project – belangrijke vergaderingen, mijlpalen of lanceringsdata. Zeker als er sprake is van een 'on fire' situatie. Hiervoor kunt u altijd werken met de up-to-date status van uw resources in de Aanwezigheidsdashboard-functie.
5. Wees het onvoorspelbare voor. Naar houd controle over de capaciteiten van uw resources en hun plannen, moet u hun vrije dagen (kantoor, ziekteverlof, vakantie, thuiskantoor, enz.) kunnen zien en goedkeuren.

Specifieke functies en best practices om u te helpen bij het toewijzen van uw middelen

Resource Management Masterplan

Hier kunt u alle gebruikers en het gebruik van hun tijd in de komende dagen, weken of maanden zien. Kleuren geven de werklast van de gebruiker aan: beschikbaar, optimaal gebruik of overbelasting. Direct binnen de Hulpprogramma voor masterplan voor resourcebeheer, kunt u bv. de tijd voor een bepaalde taak verlengen of deze zelfs aan iemand anders toewijzen. Daarom, wanneer u een toekomstig project plant, vermijdt u gemakkelijk de overbelasting van uw middelen.

“Allocatie van middelen verkleint de gemeenschappelijke
problemen – onder- of overbenutting van uw
teamspelers – tot een minimum.“

resource Dashboard

Bij het plannen van middelen is het essentieel om: vermijd discrepanties in de toewijzing. resource Dashboard lost deze uitdaging op door middel van diagrammen met gevisualiseerd tijdgebruik van werknemers, zodat u de werkdruk van mensen in de hele organisatie kunt zien. Bovendien toont het u het overzicht van taaktypen met de meeste toegewezen uren en het totale aantal toegewezen uren.

Concluderend

Het wordt een uitdaging om de juiste middelen te krijgen om het juiste deel van het werk aan het project te doen, vooral met meerdere teams in de organisatie die de teamleden delen. Aangezien er noodzakelijke stappen voor projectbeheer moeten worden genomen vóór de toewijzing zelf, is het het beste om alle moderne hulpmiddelen voor hulpbronnenbeheer binnen een enkele PM-software. Zo voorkom je mogelijke fouten en herhalende handelingen.