Wat zijn de fouten die u moet vermijden bij het plannen van een projectbudget

7/19/2022
6 minuten
Jakub Ryba

Een projectbegroting verwijst in feite naar een opeenstapeling van de schattingen van alle kosten die aan het project zijn verbonden. Het bevat de details van alle kosten die naar verwachting zullen worden gemaakt gedurende de looptijd van het gehele project.

De project budget organiseert alle kostenramingen in categorieën en verder in één document dat blijkt te zijn zeer nuttig in meerdere stadia van het project.

Een projectbegroting is een van de belangrijkste elementen van elk budget, en terecht. Dit document alleen al wordt gebruikt als basis voor meerdere beslissingen en kan een belangrijke rol spelen bij het bepalen van het succes van een project. Het dient ook als een controlemechanisme, die wordt gebruikt om de voortgang en kosten met regelmatige tussenpozen te meten om de prestaties van het project te analyseren.

Een projectbudget benut meerdere informatiebronnen inclusief een work-breakdown-structuur, historische informatie, eerste budget, benodigde middelen, schattingen van de duur van de activiteit en verwachte afwijkingen.


Hoe bereid je een succesvol projectbudget voor?

Gezien hoe cruciaal de rol van een projectbegroting is, het is belangrijk dat uw projectbudget realistisch is en zo dicht mogelijk bij de werkelijkheid. Er zijn meerdere manieren om ervoor te zorgen dat u een succesvolle projectbegroting hebt opgesteld.


1. Bepaal een geschikte techniek

Voordat u aan de slag gaat met de voorbereiding, moet u een geschikte techniek bepalen voor uw projectbudget. Afhankelijk van uw analyse van het type, de aard en de doelstellingen van uw project, kunt u kiezen voor: analogen schatting, top-down schatting en/of parametrische schatting.

Hoewel een van deze technieken misschien beter werkt voor een bepaald project, is dezelfde techniek misschien niet geschikt voor een ander project dat van andere aard is. Bijgevolg is de techniek die u kiest voor uw projectbudget moet goed aansluiten bij uw project.


2. Ontwikkel en definieer KPI's

Een projectbudget is zo goed als het is Key Performance Indicators (KPI's)​ Goed gedefinieerde KPI's maken het voor u gemakkelijker om de elementen van uw projectbudget te bewaken en te meten. U kunt input vragen van experts binnen uw project en dienovereenkomstig relevante KPI's ontwikkelen.


3. Maak gebruik van historische gegevens en precedenten

Beginnen met het gebruiken en benutten van eerder uitgevoerde budgettering en analyse zou een geweldig idee zijn. U kunt niet alleen inspiratie halen uit het soort technieken, analyse en informatie dat in eerdere gegevens werd gebruikt, u kunt ook leren wat u niet moet doen en welke fouten u moet vermijden voor het projectbudget waaraan u werkt.


4. Spaar geen details

Om een ​​begroting realistischer en nauwkeuriger te maken, inclusief alle relevante details en gegevens is de sleutel. U moet proberen ervoor te zorgen dat u geen potentiële kosten over het hoofd hebt gezien en zelfs de kleinste kosten hebt opgenomen, omdat deze in de toekomst aanzienlijk genoeg kunnen blijken te zijn om het hele budget te beïnvloeden.

Conventioneel, door meer gegevens / informatie in uw budget op te nemen, wordt het nauwkeuriger​ Dat gezegd hebbende, is het ook van cruciaal belang om niet te laten meeslepen en alle irrelevante informatie op te nemen, gewoon omwille ervan. Vanwege beperkte middelen en tijd, moet u een sterk oordeel hebben om te beslissen wat u wel en niet wilt opnemen.


5. Herzien en opnieuw bezoeken

Hoe nauwkeurig uw projectbudget ook is, het is nog steeds slechts een prognose die de neiging heeft om af te wijken. Zelfs als u probeert rekening te houden met alle mogelijke factoren, kan uw projectbudget worden geconfronteerd met een aantal onvermijdelijke en onverwachte factoren die van invloed kunnen zijn op uw projectbudget in belangrijke mate. Het is daarom belangrijk om uw budget regelmatig te herzien en te herzien en als u een discrepantie constateert, moet dit aan de relevante belanghebbende worden gerapporteerd om het afstemmingsproces te starten.


Te vermijden fouten bij het plannen van een projectbudget

Dit zijn de dingen die u moet vermijden tijdens het plannen en het opstellen van een projectbegroting, zodat het realistisch, nauwkeurig en uiteindelijk succesvol is.


1. Zwaar vertrouwen op eerdere gegevens

Hoewel het gebruik van eerdere gegevens als een goede gewoonte wordt beschouwd, is er een dunne lijn tussen het gebruik ervan en er volledig van afhankelijk zijn. Zwaar leunend op eerdere gegevens en geen varianties, tijdswaarde en geschikte vermenigvuldigers zou uiteindelijk resulteren in een slechte inschatting en een onnauwkeurig projectbudget.


2. De reikwijdte niet correct definiëren

De reikwijdte van een project moet van tevoren duidelijk worden gedefinieerd, anders kan het problemen voor uw budget veroorzaken in de latere stadia van het project, waar corrigerende maatregelen veel op het spel staan. Een onvolledige definitie van scope kan resulteren in kostenramingen worden overgeslagen uit het projectbudget, wat grote twijfels zou doen rijzen over de geloofwaardigheid en nauwkeurigheid ervan.


3. Kosten onderschatten

Hoewel optimistisch zijn een goede zaak is, kan het u ertoe aanzetten de kosten te onderschatten en onrealistische schattingen te presenteren. Tijdens de voorbereiding van een project budget, zou u kunnen merken dat u de kosten wilt onderschatten om de schattingen lager te maken en uw projectbudget aan bepaalde limieten te houden.

Hoewel je er op korte termijn misschien mee wegkomt, zal het je zeker blijven achtervolgen, want als je budgetschattingen worden onderschat en onnauwkeurig, zul je merken dat je moeite hebt om aanvullende fondsen laten goedkeuren in de latere stadia van het project, om de leemten op te vullen waar u aanvankelijk geen rekening mee had gehouden.


4. Beschikbaarheid overschatten

Een ander ding dat je misschien te binnen schiet bij het plannen van een projectbudget, is dat je rekening moet houden met de onbeschikbaarheid van de teamleden die aan het project werken. Idealiter zou je willen schatten dat het hele team op 100 procent van de vereiste tijd beschikbaar zal zijn en je zult maak de budgetraming dienovereenkomstig.

Terwijl 100% beschikbaarheid klinkt aantrekkelijk, het is in de praktijk niet mogelijk en u dient rekening te houden met zowel verwachte als onverwachte onbeschikbaarheid van teamleden en deze factor in uw projectbudget op te nemen.


5. Vergeten rekening te houden met belastingen

Hoewel het misschien een klein probleem lijkt, kan het uiteindelijk de reden zijn aanzienlijke kostenoverschrijdingen​ U moet ervoor zorgen dat in al uw schattingen en offertes belastingen zijn verwerkt, om een ​​nauwkeuriger budget voor te bereiden.

Alles-in-één software voor een moderne projectmanager? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie