Tien geboden van een onbelast team

Dat excessieve werkdruk een groeiend probleem is, wordt bevestigd door een Deloitte-enquête in de VS, waarin 64% van de managers klaagt over overbelasting van hun teams met werk. Wat kunnen de gevolgen zijn van een dergelijke situatie?

• Verminderde kwaliteit van de werkoutput
• Team haalt deadlines niet
• Verminderde motivatie en proactiviteit
• Ongemakkelijke sfeer op het werk
• Verhoogd personeelsverloop

De tien geboden van de manager

Hoe kun je ervoor zorgen dat je team zich overweldigd voelt? Houd je gewoon aan de "Tien Geboden van een onbelast team" en je team zal op hun gemak werken.

1/ Wees transparant

In veel bedrijven vinden we "niet-erkende projecten" die capaciteit wegnemen. Dit kunnen persoonlijke taken zijn, onopgeloste projecten uit het verleden of gewoon ad hoc opdrachten waar men snel vanaf wil. Het is belangrijk om iedereen hiervan op de hoogte te stellen, vooral degenen die de planning doen.

Het kan de PMO, portfoliomanager, CEO of resourcemanager zijn. Erken altijd alle projecten in het bedrijf. Wat u hierbij kan helpen is bijvoorbeeld: Agile middelenbeheer waarmee u een realtime overzicht heeft van alle projecten. Alle projecten worden eenvoudig gestapeld in deze tool en anderen kunnen ze gemakkelijk zien.

2/ Gebruik een tool voor projecttoewijzing

Gebruik een tool die je laat zien welke teams al overbelast zijn en waar capaciteiten vrijkomen. De ideale tool voor projecttoewijzing is intuïtief - het voegt geen werk toe en stelt u in staat om de status van elk project te allen tijde te zien. Degenen die de details van taken moeten zien, kunnen individuele projecten bekijken.

3/ Verbeter de vaardigheden van uw team

Zijn er vaak taken die slechts één bepaalde medewerker aankan? Maar wat als hij of zij met een andere taak bezig is? Overweeg of het tijd is om een ​​andere medewerker op te leiden, zodat projecten zich niet op één persoon opstapelen en hem overbelasten. Wat kan helpen, is dat in het gedeelte "Skills Management" van de Agile middelenbeheer tool kunt u altijd de huidige werklast van uw teamleden zien.

4/ Wees niet bang om nee te zeggen

Toont de tool voor projecttoewijzing u conflicten of teamoverbelasting? Probeer niet een ander project in een drukke werkweek te persen, het is noodzakelijk om het werk naar andere weken te schuiven. Dit komt niet alleen de kwaliteit van projecten ten goede, maar ook de sfeer op kantoor. Communicatie, kortom, is essentieel in elke werkomgeving en dat brengt ons bij het volgende punt.

5/ Onderschat communicatie niet

We nemen vaak meer projecten aan dan we zouden moeten. Dit komt door slechte communicatie. Het is van cruciaal belang om naar teamleden te luisteren, zodat u realistische deadlines kunt stellen, kunt inschatten hoeveel werk er kan worden afgehandeld en alle partijen nauwkeurige informatie kunt verstrekken. De Agile Resource Management-tool helpt u met zichtbaarheid en communicatie tussen teams over de status van capaciteit.

Agile middelenbeheer

6/ Stel geen onrealistische deadlines

Het beheersen van een uitdagende planning begint met een realistische deadline. Reken altijd op onverwachte vertragingen, feedback en vergeet de "buffertijd" niet - een tijd voor onverwachte gebeurtenissen. Te weinig tijd om een ​​taak uit te voeren, vermindert ook de creativiteit van medewerkers.

7/ Prioriteiten stellen

Het is gemakkelijk om in de loop van een project te verdwalen in prioriteiten. Heb jou lijst met prioriteiten altijd bij de hand en vergeet niet om er regelmatig naar te verwijzen. Bovendien heb je in Easy Project altijd al je prioriteiten handig bij de hand dankzij de persoonlijke dashboards.

8/ Vergeet niet te prijzen

Motivatie en vertrouwen kunnen wonderen doen. Laat medewerkers weten dat je hun werk waardeert.

Toon ze vertrouwen, bijvoorbeeld door ze zelf hun werk te laten plannen. Dit leidt teams tot individuele verantwoordelijkheid.

9/ Breek grote taken op in kleine

Breek projecten altijd op in subtaken, bijvoorbeeld met behulp van de WBS-tool. Hierdoor ziet het project er beter beheersbaar uit en kunnen werknemers het sneller voltooien omdat het hen motiveert om de voortgang te zien.

10/ Focus op rust

En alleen die van jezelf, maar ook die van je teams.' Vermijd onnodige werkcommunicatie na werktijd en als iemand van plan is op vakantie te gaan, mag dit niet betekenen dat hij meer moet werken voordat hij vertrekt. Moedig indien mogelijk flexibiliteit en thuiswerken aan.

Samenvatting: Vaarwel overbelast team

Het kan een beetje lastig zijn om de zaken goed in balans te houden en te leren hoe je je team niet overbelast. Maar als u de '' tien geboden van de manager'' opvolgt en eraan denkt regelmatig met uw team in te checken, bent u goed op weg om een ​​ideale werkorganisatie te bereiken. Ontdek het nieuwe Easy Project 12, dat: de juiste tools dat moet je gewoon doen.