Krijg meer controle over uw projectbeheer door middel van een workflow

4/21/2021
6 minuten
Lukáš Beňa

Een workflow kan worden gezien als een van de fundamentele bouwstenen van projectmanagement. Met behulp van de workflow-instellingen in Easy Project kunt u controle van statusovergangen en veldmachtigingen voor taken op een heel eenvoudige manier. De functie is toegankelijk vanuit de administratie en kan daarom alleen worden beheerd door een beheerder.

Workflow stelt u in staat om te configureren, welke rollen mogen bepaalde taakstatussen wijzigen of welke velden onder een bepaald taaktype moeten verschijnen. Dit is vooral nuttig bij softwareontwikkeling maar kan ook vrijwel overal worden gebruikt. Workflow in gemakkelijk Project heeft twee basisfuncties.

Statusovergangen op taken

Hier kunt u een combinatie van kiezen gebruikersrol en een taaktype (of vink alle rollen / taaktypen aan om de wijziging voor alle mogelijke combinaties toe te passen) en stel daarna in welke taakstatuswijzigingen door deze rol op dit taaktype mogen worden aangebracht. De kolom aan de linkerkant geeft de huidige status van de taak weer en de kolommen aan de rechterkant vertegenwoordigen mogelijke statuswijzigingen om uit te kiezen.

Een gebruiker kan bijvoorbeeld configureren dat niemand een taakstatus kan wijzigen in "Gereed", tenzij dit is gebeurd eerst gecontroleerd door een supervisor of CTO. Om dat te bereiken, selecteert u een combinatie van het juiste taaktype en de gebruikersrol (zoals het taaktype "taak" en de rol "portfoliomanager") en verwijdert u het vinkje uit het betreffende vakje om toestemming te definiëren om de status van de geselecteerde te wijzigen. combinatie.

Veldmachtigingen voor taken

Selecteer nogmaals de combinatie van een rol en taaktype (of selecteer alles). De linkerkolom vertegenwoordigt de standaardvelden en aangepaste velden die u hebt gemaakt. Aan de rechterkant kunt u selecteren of het veld toegankelijk moet zijn in de standaardmodus (lege velden - niets is geselecteerd), alleen-lezen modus of vereiste modus.

  • Alleen-lezen - een gebruiker kan dit veld niet wijzigen als de taak is ingesteld in de modus "alleen-lezen". U kunt bijvoorbeeld geen taaktype wijzigen, tenzij de taak is voorbereid voor inspectie (status is ingesteld op "te controleren")
  • Nodig - het veld in deze modus moet worden ingevuld, anders kan de taak niet worden opgeslagen

Men moet voorzichtig zijn bij het instellen van de alleen-lezen of verplichte velden. Met name om uw gebruikers er niet van te weerhouden daadwerkelijk te werken. In een vorig geval hebben we bijvoorbeeld een probleem behandeld toen onze klant de standaardvelden "Onderwerp" en "beschrijving" instelde als alleen-lezen wanneer de status "Nieuw" is, wat ook van toepassing is op het aanmaken van een nieuwe taak. Omdat de gebruikers deze velden niet mochten bewerken, konden ze geen nieuwe taak aanmaken omdat een taak zonder onderwerp niet gemaakt kan worden.


Easy Project - Workflow - Taakstatusovergangen

Tips en trucs voor Workflow

Als een status niet bedoeld is om onder een taaktype te worden gebruikt, zorg er dan voor dat de gerespecteerde selectievakjes in een kruisvorm zijn uitgeschakeld.

Use case 1 - Zet een goedkeuringsketen op

Dit is een voorbeeld van hoe een goedkeuringsketen werkt. Elke rol (bv. Vertegenwoordiger, manager, technicus, enz…) mag de status van een taak alleen op een bepaalde manier wijzigen, zodat het proces soepel verloopt en er geen interne conflicten zijn. Zo kan alleen de vertegenwoordiger die in direct contact staat met de klant de status wijzigen in "Gereed" zodra het hele proces is voltooid en de klant is geïnformeerd. Terwijl de enige manager bepaalde verzoeken die door de klant zijn geïnitieerd, kan goedkeuren of weigeren.

De cliënt initieert een nieuwe aanvraag (taak), de vertegenwoordiger antwoordt vervolgens aan de klant dat de aanvraag is doorgestuurd voor verdere goedkeuring en markeert deze met de status "Wachten op goedkeuring". De manager heeft een lijst met alle verzoeken (taken) die zijn gemarkeerd als "wachten op goedkeuring". Zodra hij beslist of het respectieve verzoek al dan niet zal worden goedgekeurd voor verdere actie (s), wijzigt hij vervolgens de status van het verzoek (de taak) in overeenstemming met "Goedgekeurd" of "Geweigerd".

De technicus heeft een lijst waarin alle "goedgekeurde" verzoeken worden getoond. Hij werkt er continu aan en zodra hij klaar is met een, verandert hij de status in "Controleren en factureren". Op dit moment wordt het verzoek (de taak) weergegeven in de lijst van de vertegenwoordiger die het werk van de technicus dubbel controleert. Als aan alle eisen van de klant is voldaan, markeert hij de taak als "klaar" en brengt hij de klant hiervan op de hoogte.


Easy Project - Workflow - Machtigingen voor taakvelden

Gebruiksscenario 2 - Laat gebruikers belangrijke gegevens invoeren - vereist

Als u bepaalde gegevens nodig heeft die voor u cruciaal zijn, hoeft u alleen bepaalde velden verplicht te stellen, wat u eenvoudig kunt doen door een dergelijk veld in te stellen op de status "Vereist". Als u bijvoorbeeld de geboortedatum van uw cliënt nodig heeft (bijv. Om vast te stellen of de cliënt de wettelijke leeftijd heeft), kunt u het veld 'Geboortedatum' instellen op 'Vereist' zodat de cliënt niet verder kan gaan zonder naar behoren het invullen van zo'n veld eerst.

Use case 3 - Voorkom dat onbevoegde gebruikers belangrijke gegevens wijzigen - alleen-lezen

Wees voorzichtig als onderwerp en beschrijving moeten worden ingeschakeld in een nieuwe taak. Bepaalde gebruikers zijn alleen toegestaan ​​om bepaalde acties uit te voeren en ze mogen geen belangrijke informatie bewerken of verwijderen, dit kan worden bereikt door de modus "Alleen-lezen" in te schakelen.

Als een klant bijvoorbeeld zijn of haar geboortedatum invult, kan een dergelijk veld worden ingesteld op de modus Alleen-lezen om te voorkomen dat dergelijke gegevens per ongeluk verloren gaan. Als alternatief kan alleen een manager (of een andere geschikte persoon) worden ingeschakeld om deze gegevens te wijzigen / verwijderen, terwijl anderen dat niet kunnen.

Projecten leren managen dankzij echt handige tips? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Use case 4 - Schakel onnodige taakstatussen uit

Status "code review" is belangrijk voor de IT-afdeling, maar niet voor andere afdelingen. IT-specialisten kunnen de status "Code review" gebruiken, maar gebruikers van andere afdelingen hebben er geen toegang toe.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie