Risico's verschillen wel - Verschillende valkuilen in projectbeheer: een paar tips voor eenvoudiger risicobeheer dankzij effectieve risicoverdeling

Als u het vanaf het begin goed doet, kunt u risico's gemakkelijker en overzichtelijker beheren. We leren je hoe het splitsen van dreigingen en een goede planning je kunnen helpen een project af te ronden zonder onaangename verrassingen.

Voorkomen is altijd veel beter dan branden moeten blussen. Daarom, geen enkele projectmanager mag tijdens de coronacrisis aan nieuwe projecten beginnen zonder eerlijke identificatie en evaluatie van mogelijke risico's.

Natuurlijk kan niet alles worden gepland - het jaar 2020 heeft ons dit duidelijk aangetoond. Maar bijvoorbeeld de ontwikkeling van de coronaviruscrisis en de impact ervan op het bedrijfsleven kun je dit jaar meenemen in de risico-identificatie.

Om te voorkomen dat het aantal potentiële bedreigingen chaos veroorzaakt, is het een goed idee om ze in het begin te organiseren - idealiter, een tool gebruiken die alle risico's inzichtelijk maakt. Dat zou immers onderdeel moeten zijn van uw projectrisicobeheerplan. Laten we daarom eens kijken naar de basistypes van risico's en hun verdeling.

 

1. Basisafdeling - Interne en externe risico's

Enkele interne risico's zijn u waarschijnlijk zeer bekend. Je komt ze bij elk project tegen, dus je moet weten hoe je erop moet reageren. Misschien herinner je je net een collega die het perfecte ontwerp voor een nieuwe toepassing gaat maken, maar het zal hem een ​​derde langer duren dan hij beloofde tijdens WBS.

Moeilijke terugkeer naar de realiteit na de jaarlijkse skivakantie in maart zal waarschijnlijk niet de juiste keuze voor je zijn zorgvuldig geplande Gantt. Over het algemeen zijn de interne risico's voor u gemakkelijker te mitigeren of te elimineren.

Externe risico's, daarentegen, komen van buiten het bedrijf, en daar heb je als projectmanager weinig of geen invloed op. "'S Nachts is de machine vastgelopen en kunnen we je de materialen niet op tijd sturen, maar pas volgende week, dan wordt hij gerepareerd door een bedrijf uit Duitsland, de enige locatie met een vergunning."

Niet dat we u dat wensen, maar een soortgelijk gesprek heeft een projectmanager wel een keer meegemaakt. Een dergelijk risico is dit jaar tenslotte over de hele wereld volledig aangetoond.

 

2. Drie gebieden waar risico's zich het vaakst manifesteren: kosten, tijd en prestaties

Alles dat bedreigt uw budget en het vermogen om uw project te beheren volgens goedgekeurde financiën is een kostenrisico. We zijn allemaal waarschijnlijk genoodzaakt om het budget van tijd tot tijd aan te passen om een ​​belangrijke klant binnen te halen.

Maar dan keurt u door de gereduceerde prijs samen met de klant een budget goed dat enkel telt bij een minimumreserve. Hierdoor kunt u zich bijna geen fouten of misverstanden in de communicatie veroorloven, aangezien dit het financiële succes van het project aanzienlijk in gevaar kan brengen.

De projecten tijdsrisico heeft te maken met alles wat de goede werking en tijdige levering van individuele leveringen bedreigt. Korte deadlines zullen bijna onvermijdelijk de sfeer in het team en de kwaliteit van de output beïnvloeden. Soms beginnen dingen van alle kanten op je af te komen, maar hier zijn drie voorbeelden die je vrijwel zeker zult tegenkomen:

• “kleine extra’s” van uw klant,

• “ziektedagen” van een teamlid op het laatste moment,

• vertraagde oplevering waarvan meer projectwerk afhankelijk is.

Bereid een scenario voor om deze problemen op te lossen en, wanneer ze zich voordoen, hoe ze te communiceren.

Het is ook nodig om te praten over prestatierisico's in projecten. Prestaties kunnen zowel positief als negatief worden beïnvloed, met name door belanghebbenden, het team en het verwachtingsmanagement.

Als je onvoldoende draagvlak hebt bij de opdrachtgever, en tegelijkertijd collega's op de rand van een burn-out staan, en het hele project gaat gepaard met onrealistische eisen, dan zullen de prestaties fluctueren en zo ook het resultaat van het project. Daarom is het is belangrijk om prestatierisico's te identificeren Tijdig. Maar dit kan mooi worden gedaan - in de nieuwe versie van Easy Projectkunt u individuele risico's visualiseren.

Dit maakt het gemakkelijker om de risico's toe te wijzen en te verdelen op basis van hun toegekende belang en om bedreigingen bij te houden. Dan zult u zien welke moeten worden aangepakt en welke slechts kleinigheden zijn of later kunnen worden aangepakt.

 

Samengevat

Individuele risico's zijn niet autonoom; ze zijn met elkaar verbonden. Maar geen zorgen. Als je ze kunt prioriteren en opruimen, blijven ze eigenlijk alleen potentiële bedreigingen van binnen uw projectbeheersoftware.

Om ze de juiste prioriteit te geven, kun je dankzij visuele hulpmiddelen eenvoudig een duidelijke basiscategorisatie maken. Dan kunt u gemakkelijk scheiden van projectproblemen en een plan voor risicobeheer opstellen.