Projectmanagement: hoe niet te stagneren en vooruit te komen in je carrière? Een paar tips van een senior PM

Dit was zes jaar geleden en de geïnterviewde kandidaat is nu een ervaren Senior Project Manager die voor ons werkt met de nieuwste projectbeheersoftware op de meest complexe projecten. Hij heeft enkele tips voor je geschreven, die echt een nuttige gids zullen zijn om vooruitgang te boeken in projectmanagement.

Op internet kun je veel goede en slechte artikelen vinden over wat een projectmanager moet beheersen. Als je op zoek bent naar advies voor je carrière in boeken of e-books, dan heb je waarschijnlijk al ontdekt dat de lijst met beschikbare literatuur je minstens een werkweek zal kosten.

In dit artikel hebben we daarom een bewezen lijst met tips en tools die u echt kunnen helpen uw werk beter te doen – sneller, efficiënter, met plezier en minder stress. Laten we gaan!

Zachte vaardigheden - hoe belangrijk zijn ze?

Erg belangrijk. Uiteindelijk kijkt iedereen naar de cijfers, maar tijdens het werken aan het project is iedereen benieuwd hoe je naar die cijfers toe gaat. In sales zeggen ze dat niemand zaken wil doen met negatieve mensen, en hetzelfde geldt voor het werk van een projectmanager.

Maar het punt is niet om te veranderen in iemand die je niet bent – maar ontwikkel liever de zachte vaardigheden die van nature uit je aard voortkomen en werk geleidelijk aan op de anderen. Hieronder volgen de basis soft skills.

1. Mededeling

Lang leve eenvoudige, feitelijke en effectieve communicatie! Vertrouw ons, geen enkele klant, teamlid of manager zal bezwaar maken tegen deze drie kwaliteiten. Tegelijkertijd is het essentieel dat je al het bovenstaande de ruimte geeft.

Maar pas op voor een gesprek, videogesprek of chat, dat in het begin al slepend is – het resultaat zal altijd tijdverspilling zijn. Stel daarom in elke communicatie een doel vast dat u wilt bereiken.

2. Leiderschap

Er zijn talloze video's, boeken en blogs over leiderschap, maar de gouden regel die altijd en overal werkt is het oude bekende “Lead by example”. Daarom komt het vaak voor dat de "sfeer rond het project" (en vaak het resultaat zelf) een weerspiegeling is van de stemming van de projectmanager. Blijf op de hoogte van het project, ga op tijd aan het werk, wees de eerste bij vergaderingen.

Observeren, motiveren, prijzen, rapporteren, bespreken. Wanneer je oprecht geïnteresseerd bent in een project en de mensen die eraan werken, 'besmet' je iedereen om je heen met interesse. En als iemand immuun blijft, is dat waarschijnlijk een signaal dat hij of zij het probleem heeft, niet jij.

3. Onderhandelingen

Het project is een levend wezen en je zult ervoor moeten vechten. Niet alleen in budgetgesprekken met de opdrachtgever, maar ook intern. Mogelijk moet u meer middelen of meer tijd winnen of feedback in sprints verdedigen.

Basisregel: je kunt elk gevecht gemakkelijker winnen als je gewapend bent met data. Met data kun je met een glimlach en zonder bloedvergieten winnen.

Welke tools en waarom moet je controleren?

Om uw projectplanning en -beheer onder controle te hebben, zodat u een stap verder kunt gaan, moet u de projectbeheertools beheersen. Gelukkig zijn er verschillende geavanceerde software en applicaties beschikbaar waarmee u dit kunt doen.

De beste tool om mee te werken is er een die combineert alle belangrijke functies onder één dak – Het bespaart u veel tijd in organisatie en communicatie. En dat is precies wat Easy Project doet.

In het begin zet je alles op een transparante en overzichtelijke persoonlijke Project Manager Dashboard. Dan kun je je voorbereiden op vier extra essentiële vaardigheden!

1. Werk- en middelenorganisatie

Wanneer je een project start, maak dan een visuele mindmap in de Work Breakdown Structure (WBS). Creëer het samen met het hele team – iedereen zal zien welke taken hen te wachten staan. Zo ondersteun je vanaf het begin het gevoel van eigenaarschap bij je collega's.

U kunt eenvoudig de capaciteit van je collega's of bronnen in onze Hulpprogramma voor resourcebeheer – voornamelijk in het Masterplan Resource Management.

Bespreek met uw collega's de tijd die nodig is om taken te voltooien - zo motiveer je iedereen om verantwoordelijkheid te nemen. U kunt de projecttiming visualiseren in een Gantt-diagram en deel het met het team.

2. Tijdbeheer en tijdregistratie

Het op tijd opleveren van een project is een heel goed teken van je werk, gezien de hoeveelheid veranderingen, risico's, vertragingen en onvoorziene gebeurtenissen, goed tijdbeheer kan u redden. Spoor hoeveel tijd uw team aan het project besteedt en stel meldingen in als de in het bereik gedefinieerde limieten worden overschreden.

Senior projectmanagers zullen de speciale tool voor projectbeheersing en rapportage waarderen. De Earned Value Management-tool aanbiedingen een onmiddellijke vergelijking van gecreëerde waarde met de planning en kosten.

Het is ook jouw taak om de tijd van het hele team verstandig in te delen. Gebruik de Meeting Agenda. Advies is goud waard: als een van uw leden echt soepel moet werken, neem dan gewoon een hele dag voor hem in de gedeelde agenda - het lid voltooit het werk dan meestal sneller dan gepland.

3. Besturingsinstrumenten voor Agile Project Management

Agile Management met behulp van de Scrum- of Kanban-methode is “in”. Er zijn veel artikelen over geschreven en er zullen er nog veel meer zijn (hier is onze bijdrage). De meeste IT-organisaties gebruiken agile projectmanagementprincipes, waarschijnlijk inclusief uw (toekomstige) klanten. In Easy Project hebben we panelen voor Scrum en Kanban voor je klaargezet en kun je snel en eenvoudig schakelen tussen beide.

4. Meerdere projecten tegelijk beheren - Portefeuillebeheer

Als je verantwoordelijk bent voor meerdere projecten, is het duidelijk dat je je kwaliteiten al hebt bewezen. Portefeuillebeheer is echter een ander verantwoordelijkheidsniveau en vereist specifieke hulpmiddelen. Maar laten we beginnen met hoe u uw werk gemakkelijker kunt maken - wat dacht u van een sjabloon voor uw project?

project templates die u geleidelijk kunt creëren en delen binnen het bedrijf, kunt u veel tijd besparen - zelfs bij grote projecten!

Als “hoofd van meerdere projecten” heb je toegang tot drie hoofdtools in Easy Project:

• Volledig op maat portefeuilleoverzicht, die u kunt omzetten in een volwaardig rapport klaar voor presentatie,
• Portfolio boom voor snel overzicht van alle projecten op het eerste gezicht,
• Nieuwe wereldwijde Gantt, ter ondersteuning van gedetailleerd projectbeheer.

Samengevat

De tools die we gebruiken veranderen naarmate het projectmanagement zich ontwikkelt. Daarom, een projectmanager die kan werken met tools die deze veranderingen weerspiegelen, krijgt een concurrentievoordeel.

Hoewel soft skills een essentieel onderdeel vormen van (niet alleen) projectmanagement, winnen ze pas aan kracht als de projectmanager kan vertrouwen op de data die via de tools zijn verkregen.

Als je vooruit wilt in je carrière als projectmanager, begin geleidelijk en stel een gedeeltelijk doel: uw volgende project sneller, efficiënter en met tools opleveren om uw werk duidelijker en gemakkelijker te maken.