Projectfinanciering via Zapier verbonden met Xero en andere boekhoudsystemen

4/9/2018
12 minuten
Jan Pavera

Bent u geïnteresseerd in hoe Easy Project te verbinden met XERO en andere boekhoudsystemen? Simpelweg dankzij het Zapier-platform, dat u bijna integratie biedt realtime finance controlling van uw projectbudgetten.

Eenvoudig projectbudget

Het plannen van uw budgetten en deze vergelijken met de werkelijke inkomsten en uitgaven met Easy Project Budgets is de beste manier om dat te doen controle over uw projectfinanciën. Met deze module kunt u inkomsten, kosten, loonkosten en de uiteindelijke winst van elk project volgen.

Het stelt u ook in staat om boekingen met echt geld te volgen in de context van het gedefinieerde plan en biedt een winst- / verliesoverzicht van de projecten, kasstroomvoorspelling en kasstroomgeschiedenis.


Overzicht projectbudget

Gegevens voor Easy Project-budget

Er zijn veel manieren om financiële gegevens binnen het budget van uw projecten te krijgen waarop u de projectfinanciën wilt controleren. Vooral kosten van ontvangen rekeningen en inkomens van uitgegeven facturen beheerd in een gescheiden boekhoudsysteem moet overgedragen en correct verdeeld in elk projectbudget.

Je kunt plaats deze handmatig nadat een factuur of factuur is betaald in uw boekhoudsysteem, maar het is zeer inefficiënt en er is een hoog risico op menselijke fouten. Een andere manier is om te exporteren en gegevens in batches importeren na het einde van een dag of een week, maar er is ook een probleem met niet up-to-date gegevens in uw projectbudgetten.


Overzicht reële uitgaven

Integratie oplossing

De beste oplossing is een integratie met het boekhoudsysteem, wat toelaat geautomatiseerde gegevensoverdracht en het scheiden van financiële gegevens voor elk projectbudget. De gegevens die in het boekhoudsysteem zijn opgesteld, moeten worden overgedragen zo snel mogelijk om de status van uw projectbudget te verzekeren.

Het enige dat u moet weten, is welke gegevens moeten worden overgedragen en op welke projecten u de financiën wilt controleren. Natuurlijk moet u de gegevensworkflow analyseren en kiezen technologie voor de integratie.

Zapier-technologie

Geweldige technologieoplossing is Zapier. Het integratieplatform verbindt de API van meer dan 1000-systemen en maakt overdracht van nieuwe gegevens van het ene systeem naar het andere mogelijk. U kunt eenvoudig instellen geautomatiseerde workflow genaamd ZAP, dat is de verbinding tussen twee systemen gemaakt van een trigger en een actie.

Wanneer ZAP actief is en de triggergebeurtenis gebeurt in het boekhoudsysteem (factuur of factuur is betaald), Zapier voert automatisch de actie uit evenement in Easy Project (kosten of inkomsten invoeren in projectbudget).


ZAP workflow voorbeelden

Voordelen van Zapier-integratie

Als uw boekhoudsysteem is klaar voor gebruik op het Zapier-platform, eenvoudig integreren dit systeem met Easy Project zonder verdere ontwikkeling voor een specifieke integratie van elk systeem wordt alles verbonden en afgehandeld door Zapier.

De meeste voordelen zijn geen handmatige export / import, maar regelmatig gegevensoverdracht elke 5 minuten zorgen voor daadwerkelijke financiële gegevens in de projectbegroting en geautomatiseerde distributie van gegevens voor elk project.

Met deze integratie kun je bijna realtime financiële controle van uw projectbudgetten. Natuurlijk helpt automatisering van saaie en handmatige workflows uw team om tijd te besparen en hun te maken werk effectiever .

Case study van geïntegreerd boekhoudsysteem XERO

De echte presentabele case study van integratie is met XERO boekhoudsysteem, die klaar is voor gebruik op het Zapier-platform https://zapier.com/apps/xero/integrations. Het enige dat u hoeft te specificeren is:

  • Data workflow analyse voor integratie

  • Passende triggers en acties

  • Zapier-account met een geschikt abonnement

  • XERO-account om Zapier's verbinding met API toe te staan

  • Eenvoudig project-account om Zapier's verbinding met API toe te staan

  • Regels voor distributiegegevens naar het juiste projectbudget 

Data workflow analyse voor integratie

De eerste stap is om te definiëren welke workflows we via het Zapier-platform willen integreren en vervolgens welke trigger wordt geactiveerd gegevens van XERO moeten worden toegewezen aan verplichte velden voor actie evenement in Easy Project om uitgaven of inkomsten op te nemen in het projectbudget. Voor onze case study hebben we deze gegevensworkflow gedefinieerd: Maak Easy Project reële uitgaven van nieuwe XERO betaalde facturen

Het betekent dat elke nieuwe factuur met een status die is gewijzigd in betaald, een trigger creëert en dat via Zapier echte onkosteninvoer in het projectbudget wordt gemaakt. Vereiste Easy Project-gegevens zijn:

  • Project-ID voor distributie van financiële gegevens naar het juiste projectbudget

  • Naam van de kosteninvoer, voor onze case study bestaat deze uit factuurnummer en factuuruitgever

  • Een totaalbedrag van een betaalde factuur

  • Valutacode van een betaalde factuur

  • Datum van een ontvangen factuur


Getriggerde gegevens van XERO toegewezen aan vereiste Easy Project-velden

Passende triggers en acties

Van beschikbare XERO-triggergebeurtenissen en Easy Project-actiegebeurtenissen, deze zijn geschikt voor een overdracht van financiële gegevens.

XERO-triggers

  • Nieuwe factuur - wordt geactiveerd wanneer u een nieuwe factuur toevoegt of de status van de nieuwe factuur wordt gewijzigd (crediteuren)

  • Nieuwe verkoopfactuur - wordt geactiveerd wanneer u een nieuwe verkoopfactuur toevoegt of de status van de nieuwe factuur wordt gewijzigd (debiteuren)

Eenvoudige projectacties

  • Creëer projectbudgetkosten - actie creëert een nieuwe geplande of werkelijke kosteninvoer voor het projectbudget

  • Creëer projectbudgetinkomen - actie creëert een nieuwe geplande of reële inkomsteninvoer in het projectbudget

Voor onze case study workflow: Creëer Easy Project reële uitgaven van nieuwe XERO betaalde facturen, we kozen voor een XERO trigger: Nieuwe rekeningen eenvoudige projectactie: Creëer projectbudgetkosten (met optie echt).


Trigger en actie gebruikt voor de case study workflow

Zapier-account met een geschikt abonnement

Om ZAP's op het Zapier-platform uit te voeren, moeten we een account maken en een kiezen gepast prijsplan afhankelijk van een aantal Zapier-transacties per maand.

Zapier-transactie betekent een succesvolle automatisering van iets door een ZAP. Een transactie wordt geteld elke keer dat u Zap heeft met succes gegevens overgedragen van de ene app naar de andere.

PrijsplanBeperking van succesvolle transacties per maandMaandelijkse prijsPrijs voor extra transactie boven de limiet
Kleine 1 000 € 16 € 0.016
Medium 3 000 € 40 € 0.0128
Grote 10 000 € 100 € 0.01

Prijsplannen voor het uitvoeren van ZAP's 

Voor onze case study betekenen Zapier-transacties hoeveel betaalde facturen per maand worden overgemaakt naar onze projectbudgetten.

XERO-account zodat Zapier verbinding kan maken met API

Het Xero-account moet een van beide hebben Standaard- of adviseursrechten om de Xero API te gebruiken, wat nodig is om verbinding te maken met Zapier. Alleen-lezen, alleen factuur en Cashbook-clientrollen kunnen de API niet gebruiken.

Eenvoudig project-account zodat Zapier verbinding kan maken met API

Het Easy Project-account moet de rol met machtigingen om het budget te beheren om de Easy Project API te gebruiken, wat nodig is om verbinding te maken met Zapier. Easy Project-account moet ook lid zijn van het project waar we de financiële gegevens naar het projectbudget willen verdelen.


Eenvoudige projectaccountrechten voor budget

Regels voor gegevensdistributie naar het juiste projectbudget

Als u financiële gegevens wilt distribueren naar het juiste projectbudget, moet u dat kunnen stel een lijst met gecontroleerde projecten-ID's op in uw boekhoudsysteem, wijs dit project-ID toe aan factuur / factuur en activeer deze gegevens naar Zapier voor een actie in Easy Project.

In XERO is het mogelijk om de Trackingcategorie met de naam Project. Deze categorie maakt deel uit van een factuur- / factuurregel. Een specifieke categorieoptie toegewezen aan factuur / factuurregel staat voor ID van het project in Easy Project, waar we de boekhoudgegevens naar het juiste projectbudget willen overbrengen.

Andere boekhoudsystemen mogelijke integraties via Zapier

Als u een van deze boekhoudsystemen hebt, is projectfinanciering dit fluitje van een cent voor u met Easy Project.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Geïntegreerd voor kosten en inkomsten financiële gegevens.

Nieuwe uitgave

  • Wordt geactiveerd wanneer een uitgave wordt gemaakt.

Nieuwe verkoopfactuur

  • Wordt geactiveerd wanneer een nieuwe verkoopfactuur wordt gemaakt met een betaalde status.

Lijst met project-ID's

  • Rapportagetags (voor een uitgave en een factuuritem)
  • Aangepast veld met een vervolgkeuzelijst (alleen voor facturen)

FreshBooks Nieuw

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Geïntegreerd voor kosten en inkomsten financiële gegevens.

Nieuwe uitgave

  • Wordt geactiveerd wanneer een nieuwe uitgave wordt gemaakt.

Nieuwe factuur

  • Wordt geactiveerd wanneer een nieuwe factuur wordt gemaakt.

Lijst met project-ID's

  • Niet ondersteund, is het mogelijk om de notitie te gebruiken voor onkosten of factuur.

QuickBooks online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Alleen geïntegreerd voor inkomens financiële gegevens, triggers voor onkostengegevens worden niet ondersteund.

Nieuwe verkoopfactuur

  • Wordt geactiveerd wanneer een nieuwe verkoopfactuur wordt gemaakt.

Nieuwe betaling

  • Wordt geactiveerd wanneer een betaling is ontvangen.

Lijst met project-ID's

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie