Projectbesluitvorming: hoe het beter te doen?

Datum:12 / 28/ 2021
Lengte:6 minuten
Auteur:Adéla Sýkorová
Delen:

Dagelijks brood van de projectmanager? Beslissingen nemen. Ze zijn niet allemaal even gemakkelijk in te nemen en vereisen ervaring gecombineerd met intuïtie. En gegevens. Met de eerste twee elementen kunnen we u niet significant helpen, maar met de derde – beslissingen op basis van data – kunt u bij ons winnen.

Hier is een heleboel ideeën over hoe u de feiten achter de moeilijke situatie waarin u zich bevindt, kunt ontdekken en hoe u ze in uw voordeel kunt gebruiken. En tot slot, hoe maak je een goede beslissing.


Eerst afkoelen. Ten tweede, gegevens ophalen

Een beslissing nemen is vaak zenuwslopend en kan je gemakkelijk leiden tot overdenken en "negatief zoomen", dus op een gegeven moment beginnen alle beslissingen slecht te lijken en verlies je het vermogen om ze objectief te evalueren. De waarheid is anders: als je eenmaal de beslissing hebt genomen, kun je weer ademen en de stappen die volgen organiseren. Er is altijd een risico verbonden aan de beslissing en omdat – zoals we graag zeggen – risicomanagement is een onderdeel van goed projectmanagement. Maar of het nu gaat om uw team, projectfinanciën of de voortgang van het werk aan het project, denk altijd aan deze vier:


1. Definieer en presenteer de situatie

Verzamel alle informatie over uw probleem. Geef uw stakeholders en het team een ​​duidelijk overzicht van wat er speelt met uw project. Leg uit wat jou – en het project – tot deze situatie heeft gebracht en wat je van plan bent eraan te doen.


2. Definieer het evaluatieteam

Stel een team samen dat uw oplossingsvoorstellen zal onderzoeken en ontwikkelen. Leg aan elk lid van dit team uit wat zijn/haar rol is in dit proces - iemand zal uw ideeën evalueren in termen van middelen, andere vanuit financieel oogpunt, enz.


“Een onbetaalbaar advies – verbeter je
Evaluatieteam met een projectmanager
die eerder in een soortgelijke situatie heeft gezeten.“


3. Evalueer uw opties

Met voldoende gegevens van individuele leden van het evaluatieteam, kunt u vervolgens een van de evaluatiemodellen toepassen om de uiteindelijke beslissing te nemen (bijv. SWOT-analyse, de piramide van Maslow of het Pareto-principe 80/20).


4. Breng de winnende oplossing in de praktijk

Ga gewoon te werk alsof u aan een gloednieuw project begint. Gebruik de WBS-tool, wijs taken rechtstreeks toe en projecteer individuele taken in een Gantt-diagram. Houd bij hoe de kritieke situatie is veranderd en geëvolueerd als gevolg van uw beslissing.


Typische situaties bij het nemen van een beslissing is cruciaal

De meest invloedrijke - en vaak de moeilijkste beslissingen zijn herhaaldelijk gerelateerd aan een van de volgende: middelen (menselijk, materieel of beide), projectfinanciën (budget) en de omvang van het werk. U zult hoogstwaarschijnlijk het bovengenoemde proces in al deze stappen volgen, maar u hebt mogelijk verschillende hulpmiddelen nodig in de afzonderlijke stappen. Hier is het overzicht.


1. Besluitvorming met betrekking tot middelen

Middelen zijn de sleutel. Daarom is er achter (bijna) elk mislukt project een gebrek aan competentie en middelen. Je leest dit misschien niet in veel blogs op internet, maar soms – zeker als je te kampen hebt met een gebrek aan middelen – is het zelfs beter om een ​​project niet te starten dan aan het werk te beginnen dat alleen maar tot teleurstelling leidt. Maar hoe maak je de JA of NEE beslissing?

Hoe groot uw bedrijf of team ook is, u moet eerst een overzicht van de middelen en het gebruik van hun tijd in de nabije toekomst. Zodra u de workflow van uw potentiële resources ziet, wordt het veel gemakkelijker om de beslissing te nemen om in een nieuw project te springen of deze te verlaten. Hetzelfde geldt voor de situatie als een of meer van uw resources het team verlaten – dat is wat alle projectmanagers vroeg of laat zullen ervaren. Belangrijk is om snel een beslissing te nemen over hoe verder te gaan.

Met het uitgebreide Resource management-overzicht in het Easy Project ziet u snel een op kleuren gebaseerde visualisatie van hoeveel en welke middelen beschikbaar zijn in het hele bedrijf (of teams), met welke competentie en voor welke periode.


“Een degelijke projectmanagementtool helpt je
niet alleen bij het organiseren van uw werk. Het zal
ontdek ook de weg naar een goede beslissing.
"


2. Besluitvorming met betrekking tot projectfinanciën

Geld is zeker een grote verschilmaker. Om te zien of het project loont, moet je de gegevens uitgebreid bekijken. Een groep tools voor financieel beheer zal in de hand komen - zoals de Gant Chart cashflow visualisatie. Vasthouden aan gegevens is ook wat u wilt doen als zich een situatie voordoet of u in het project moet doorgaan of niet. Hiervoor is de kostenverdelingsstructuur (CBS) zal je enorm helpen.


3. Besluitvorming met betrekking tot de omvang van het werk

Wat de meeste projectmanagers handig vinden, is om terug te gaan naar de basis door: het project ontbinden in kleinere delen. Elk project is namelijk een levend organisme en bestaat uit kleine projecten op zich. Dus als er een specifieke situatie in uw projectmanagement is die een gedegen beslissing vereist, aarzel dan niet om een) ga terug naar je allereerste Work Breakdown Structure (WBS) van het project om te zien of je ideeën uit de eerste mindmap kunt halen en b) voer de WBS opnieuw uit volgens de huidige situatie. Je zou er versteld van staan ​​hoe het je standpunt kan veranderen over het perspectief van werken die in het verschiet liggen.


Conclusie

Goede beslissingen zijn gebaseerd op ervaring, intuïtie en data. En goede projectmanagers nemen niet alleen de beslissing, maar ook de verantwoordelijkheid ervoor. Er is tijd om een ​​beslissing te nemen tijdens en zelfs voordat een nieuw project wordt gestart – Moet ik/mijn team/mijn bedrijf deelnemen aan dit project, of niet? Om het juiste antwoord te geven, gebruik je een set projectmanagementtools voor het beheersen van dat leidt tot betere besluitvorming. Onderschat de kracht van communicatie niet en leg uw beslissing bij elke beslissing over het project uit aan uw team.

Betere projectbeslissingen nemen? Eenvoudig.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledig uitgerust, SSL-beveiligd, Dagelijkse back-ups, In uw Geo