Projectbudget – Alles wat u moet weten: hoe u de financiering van uw project correct kunt inschatten, creëren en bewaken

Wij adviseren u hoe u een solide basis legt voor de financiële planning voor uw volgende project en houdt overzicht over de financiën! Voor het team is een projectmanager die een gedegen budget kan opstellen van groot belang.

Iemand die dat kan bewaken en optimaliseren van het budget zodat niet alleen het team maar ook het management van het bedrijf tevreden is met het resultaat is onbetaalbaar. Gelukkig zijn er tools voor regelmatige controle en rapportage - hier is een overzicht van hen en ook enkele regels die het waard zijn om in acht te nemen.

Projectbudgetten in Easy Project

Wat is een begroting?

Het projectbudget omvat de geschatte kosten die nodig zijn om het project te lanceren en te voltooien, idealiter in het door de klant gewenste tijdsbestek. echter, de budget opgesteld aan het begin van het project is altijd een schatting.

Dit is belangrijk om te zeggen en te begrijpen voor iedereen die aan het project werkt en voor degenen die de voorbereiding ervan bij u hebben besteld - de klanten.

U moet in de projectbegroting, simpel gezegd, alles opnemen (bijvoorbeeld koffie die uw creatievelingen drinken tijdens een brainstorm in een café of regelmatige telefoontjes met de klant om hen te informeren over de status van het project).

Dit artikel gaat echter niet over de details van een groot budget; we gaan ervan uit dat u al beschikt over bijvoorbeeld een uurgrafiek van individuele leden van uw team of nauwkeurig gekwantificeerde bedrijfskosten van uw middelen.

Banner: Hoe een begroting opstellen en bewaken?

Tip: Wat mag u niet vergeten in de begroting op te nemen?

• Directe en indirecte kosten

• Vaste en variabele kosten

• Werk en materialen

• Reiskosten

• Potentiële uitrusting en verhuur van gebouwen

• NIEUWE! Maatregelen in verband met de Covid-19-pandemie – zoals testen

• Licenties

Projectbudgetten in Easy Project

Stap 1 – Budget maken

Wanneer je een project start, is het goed om een Werkonderbrekingsstructuur (WBS). Zo kunt u alle items zien waaruit uw project bestaat en deze goedkeuren met het team.

Dan komt individuele items' prijsstelling - De Cost Breakdown Structure (CBS). Om uw eerste werk zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben we: geïntegreerde WBS en CBS in één module in Easy Project, zodat u niet handmatig tussen beide hoeft te schakelen.

Tip: Alle werkzaamheden of diensten van onderaannemers opnemen in CBS.

Stap 2 – Budgetgoedkeuring

De vers gemaakte CBS nemen en rechtstreeks naar de klant rennen is waarschijnlijk niet het beste idee. Eerst de begroting intern goedkeuren – op teamniveau, en dan met het management. Misschien bent u of uw team iets vergeten, of is de budgetreserve waarop u rekent niet voldoende.

Om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op de financieel beheer van uw project en om uw budget zo dicht mogelijk bij de realiteit te houden, moet u het vergelijken met de budgetten van eerdere projecten.

U zult waarschijnlijk geen exact identiek budget vinden, maar u zult zeker gegevens kunnen krijgen over iets dat de projecten gemeen hebben - bijvoorbeeld de prijs voor het huren van een congreszaal of het aantal uren dat nodig is om een ​​reeks banners te maken voor een conferentie.

Tip: Als je iets voor het eerst tegenkomt bij het maken van een begroting, investeer dan je tijd in een korte ontmoeting met collega's die ervaring hebben met het prijzen van vergelijkbare artikelen. Beter een half uur aan het begin van het project dan de ontbrekende half miljoen kronen in het midden van het werk.

Projectbudgetten in Easy Project

Stap 3 – Budgetbewaking en -controle plus rapportage

Het is één ding om de begroting op te stellen en iets anders om visualiseren het en monitor, hoe het budget wel of niet wordt gerealiseerd, en dan tijdig reageren. Permanente en voortdurende controle over uw inkomsten en uitgaven bewijst niet alleen dat u professioneel bent, maar is ook welkom voorkomen van fuck-ups.

Om uw cashflow van het project (in het geval van portefeuillebeheerders een hele portefeuille), hebben we een aantal tips – u kunt de meeste ook direct gebruiken in de nieuwe gemakkelijk Project:

• Cashflow – monitor en rapporteer regelmatig aan klanten, bedrijfsmanagement en uw team hoe uw project evolueert dankzij dit transparante tool,
• Regelmatige vergaderingen – uw projectmanagement moet een korte financiële status bevatten – begin met heldere rapportage voor het management en ga verder met het informeren over de uitgaven tijdens regelmatige bijeenkomsten met de klant,
• Budget – plan vs. realiteit – dankzij de project budget, zult u niet alleen in staat zijn om uurschema's en toewijzingen voor individuele rollen, en vervolgens het hele budget, maar ook om snel en gedetailleerd het budgetplan van het project te vergelijken met de huidige uitgaven,
• Berekening van de projectprijs – een tool waarmee je snel en nauwkeurig een offerte en een omschrijving van de prijsberekening maakt en vervolgens alles met je logo naar PDF exporteert.

Samengevat

Ook al is de projectbegroting altijd slechts een schatting van de kosten, het is uw doel om deze zo nauwkeurig mogelijk voor te bereiden. Er zijn verschillende beproefde functies beschikbaar die uw budget duidelijker maken.

Hierdoor is het voor u makkelijker om de begroting te verdedigen tegen de opdrachtgever en het management. Een van de belangrijkste activiteiten van een projectmanager is echter het controleren van de nakoming van het budget op basis van nauwkeurige gegevens.

Maak daarom regelmatig afspraken over de financiële status van uw projecten en geef er een uitgebreid rapport over dankzij de tools in uw projectmanagementsoftware. Met een overzicht van de cashflow kom je niet voor onaangename verrassingen en fuck-ups te staan.