Een project redden met een strakke deadline: 5+1 actietips voor effectieve projectoplossing

Meestal bestaat het risico dat u het project niet op tijd kunt opleveren. Wat te doen in zo'n geval? Bekijk hoe u het project aanpakt en bespaart ten koste van de kleinst mogelijke opofferingen.

Waarom loopt een project vertraging op?

Er kunnen veel redenen zijn waarom een ​​project de verkeerde kant op lijkt te gaan (vooral wat betreft deadlines). Meestal is de projectmanager echter verantwoordelijk voor hen - hij of zij is dat kan de timing niet vasthouden of onderschat de voorbereidingsfase. Hier volgt een korte samenvatting van wat u moet doen voordat u aan een project begint:

• WBS - Work Breakdown Structure met alle teamleden – u zult zien waar het project uit bestaat en hoeveel tijd het u kost om aan individuele items te werken.
• CBS - Kostenverdelingsstructuur – dient als basis voor uw projectbegroting en vervolgens voor de initiële en doorlopende vergelijking met de werkelijke kosten.
• resource management – gebruik het om werk te plannen en middelen te reserveren volgens de realtime capaciteiten van uw middelen.

Een project weer op de rails krijgen – Project loopt vast

Wanneer je een vastomlijnde opleverdatum voor je project hebt dat kan in ieder geval niet worden uitgesteld (bijvoorbeeld een bedrijfsevenement gekoppeld aan een specifieke datum en uur, een officieel openingsfeest van een hotel of de presentatie van een nieuw productiemodel in een gespecialiseerde conferentie, het is tijd om een ​​techniek te gebruiken die bekend staat als Project Crashing.

Project "crashen" klinkt een beetje dreigend, maar er is niets te vrezen. Integendeel, u heeft een goede oplossing bij de hand. Maar het is belangrijk om je er verantwoord op voor te bereiden.

Project crashen betekent: het verkorten van de timing voor een of meer taken, wat ook de totale doorlooptijd van het project verkort. Logischerwijs moet u echter een toename van het volume aan resources verwachten, waardoor de totale kosten toenemen.

Om het project uiteindelijk op tijd en tegelijkertijd met zo min mogelijk impact op het budget af te ronden, gaat u als volgt te werk:

1. Werk de WBS bij – beleg een vergadering met het team, leg uit waarom u een nieuwe projectplanning moet voorbereiden. Ga na of de taken relevant zijn volgens de huidige verdeling van het werk of dat sommige ervan kunnen zijn: gecombineerd onder één taak of zelfs helemaal weggelaten.

2. Update de Gantt - zet de bijgewerkte mindmap over in een Gantt-diagram zodat u de . kunt zien relatie tussen taken en tijd. Bespaar tijd in Easy Project door de wijzigingen in de mindmap automatisch te laten omzetten in de Gantt.

3. Maak uzelf vertrouwd met de status van projecten binnen de organisatie - ga door de projectstatus in Global Gantt met de portefeuillebeheerder en vraag na of: middelen kunnen worden toegewezen voor het crashen van het project binnen het bedrijf of dat u externe aanbieders moet inschakelen.

4. Plan de kosten van nieuwe resources – of je gebruik gaat maken van interne of externe middelen, een duidelijk overzicht hebt van hoeveel ze je gaan kosten en hoeveel uw budget zal groeien.

5. Bereid een nieuw en bijgewerkt project voor dat het volgende omvat:

• Aangepaste capaciteitsplanning personeel – nieuwe middelen waarmee je het project gaat opleveren,
• Bijgewerkt Work Breakdown Structuur en budget,
• Opnieuw ontworpen Gantt-diagram gebaseerd op de vorige twee punten.

Is dat alles? Nou bijna.

Vroeg of laat zal elke projectmanager als "brandweerman" moeten optreden en de vlammen van een te laat of verkeerd lopend project moeten blussen. Sommige projecten zullen op een gegeven moment afbranden, andere zullen vlekkeloos verlopen. Projectmanagement gaat ook over: in staat zijn om een ​​probleem te communiceren, het onder ogen te zien en begin het dan op te lossen. Fouten gebeuren, maar het is veel erger om er niet van te leren.

Vergeet daarom niet een vast te houden vergadering na oplevering van het project (zogenaamde afterwork). Maak een lijst met vragen, antwoorden en oplossingsvoorstellen en communiceer de output vervolgens over het hele bedrijf - projectmanagers moeten elkaar helpen.