Hoe u de prestaties van uw teamleden in het thuiskantoortijdperk kunt controleren

11 / 1/ 2022
8 minuten
Adéla Sýkorová
De voortgang van een project is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheid van een projectmanager. Toezicht houden op het werk van uw teamleden is een van de manieren om deze voortgang te garanderen. Maar hoe doe je dat in het nieuwe tijdperk van werken op afstand? Welke tools zijn acceptabel, werkend en compliant?

Vragen om uw behoeften en twijfels te beantwoorden

Met mensen die thuis werken, is de behoefte aan een tool om hun prestaties te monitoren kan legitiem zijn. Niet alleen voor jezelf om relevante informatie te verzamelen die je kan helpen bij het bedenken van 'team-groeiende' oplossingen. Het zijn ook uw klanten die de schattingen, het bestede budget en de werkuren van uw middelen in twijfel kunnen trekken. Je moet er klaar voor zijn onderbouw uw verklaringen met gegevens.

Daarnaast is mensen vinden het niet leuk om bekeken te worden tijdens hun werk – zowel persoonlijk als via digitale technologieën. Deze complexe situatie is een uitdaging voor projectmanagers - hoogstwaarschijnlijk zult u een oplossing moeten bedenken voor het bijhouden van prestaties.

Beantwoord eerst deze vragen voor jezelf:

  1. Weet ik waarom en welke gegevens ik precies wil bijhouden?
  2. Heb ik een 'implementatieplan' voor een trackingoplossing – weet ik hoe ik de noodzaak ervan aan mijn teamleden moet uitleggen?
  3. Heb ik echt een unieke monitoringtool nodig, of zijn monitoringfuncties al beschikbaar? onderdeel van de PM-software die ik momenteel gebruik met mijn team?

Wij zijn van mening dat in de meeste gevallen een goede oplossing het gebruik van robuuste projectbeheersoftware waarmee iedereen die aan het project werkt zijn uren kan bijhouden.


"Het slechtste idee zou zijn om te monitoren"
uw medewerkers zonder hun medeweten.“


Zin om een ​​Big Brother te zijn? Doe voorzichtig

Hoewel het monitoren van je teamgenoten iets te maken heeft met hun dagelijkse activiteiten, gaat het niet om het installeren van CCTV in hun huizen en het volgen van al hun stappen. Je moet rekening houden met de gegevenscompliance (en gezond verstand) - het ene is monitoring en het andere is spionage. Dus wanneer u een externe tool toevoegt om uw team te overzien, zorg ervoor dat deze voldoet aan de AVG.

Professionele en ethische instrumenten werken meestal volgens het principe van het monitoren van de tijd die uw medewerkers besteden aan het gebruik van apps die relevant zijn voor hun werk terwijl ze niet in de geschiedenis van hun internetbrowser graven.

Een bijzonder slecht idee zou dan zijn het monitoren van uw mensen zonder hun medeweten. De gevoelens van wantrouwen en paranoia zullen hoe dan ook optreden, maar op deze manier zouden ze ook legitiem zijn.

Een paar dingen om aan te denken bij het implementeren van een monitoringtool:

  • Transparantie – wees open tegen uw externe medewerkers en vertel hen dat er monitoringactiviteiten worden uitgevoerd.
  • Documenten ondertekenen – zorg voor een volledig AVG-conform monitoringbeleid voor uw gecontroleerde medewerkers en laat ze het ondertekenen als ze akkoord gaan
  • Test en leg uit – tools zijn er niet alleen om te kijken, maar ook om data te verzamelen die je kunt gebruiken om je team in de goede richting te sturen. Laat de resultaten van monitoring regelmatig aan uw teamgenoten zien, presenteer de lessen
  • Optimaliseer – het kan ook voorkomen dat u uw team niet meer hoeft te monitoren of dat u de monitoring-instellingen moet wijzigen. Zorg ervoor dat de gegevens die u verzamelt relevant en zinvol zijn voor de ontwikkeling van uw team en de oplevering van projecten


“Zorg voor voldoende project
beheerfuncties in je PM
software die u helpt bij de implementatie
lessen uit de monitoringresultaten.“


Hoeveel tijd besteden we aan het eigenlijke werk?

Een typische werkdag is 8 uur lang. Maar weet u hoeveel uur u werkelijk aan uw werk hebt besteed - aan uw taken? Volgens een recente Britse studie, is een gemiddelde kantoormedewerker slechts minder dan drie uur van zijn/haar werkdag productief. Een ander studie uit de VS blijkt dat het maar iets meer dan vier uur is. Thuiswerken, je zou verwachten dat dit aantal zelfs nog zou dalen aangezien voor velen van ons het huishouden een bijbaantje is.

Aan de andere kant zouden veel techneuten en IT-professionals je vertellen dat ze gemakkelijk meer dan 40 uur per week werken. Dit komt niet alleen door de deadlines, maar ook omdat mensen graag nieuwe oplossingen ontwikkelen - iets dat zeker meer kost dan je gemiddelde werktijd. Houden van wat je doet is een belangrijke factor.

Ook is bij remote werken de werktijd vaak gespreid over de hele dag en komt niet altijd overeen met het '9 tot 18' schema. Denk er eens over na bij het doornemen van de resultaten.


Tools, vaardigheden en feiten om te helpen bij monitoring

Onlangs hebben we onze grote enquête* onder projectmanagers en teamleiders geëvalueerd. Resultaten? Vertrouwen en verantwoordelijkheid bleken de belangrijkste elementen bij het managen van projecten op afstand. Dus om uw team zinvol en zonder invasief te volgen, moet u: win stap voor stap het vertrouwen van uw teamleden.

(*Vraag naar het volledige onderzoeksrapport van de enquête, we sturen het naar uw e-mail.)

Een onderdeel van het winnen van vertrouwen is: visuele PM-tools gebruiken naar leg gemakkelijk aan je teamgenoten uit hoe hun individuele werk de hele voortgang van het project beïnvloedt en elkaars taken. Hier zijn drie concrete tips:

  1. Maak afspraken regelmatig, praat over mijlpalen
    Er gaat niets boven een goede oude intuïtie gebaseerd op oog-in-oogcommunicatie, toch? Praat niet alleen met uw team om informatie te krijgen over de ontwikkeling van de taken, maar ook om uw collega's op het goede spoor te houden. Houd deze online vergaderingen gericht op het bereiken van uw mijlpalen (hier is een kleine helper) en geef uw leden de ruimte om de voortgang te presenteren die ze sinds de laatste vergadering hebben bereikt. Zo wordt uw team gemotiveerd om tijd effectiever te besteden.
  2. Houd de tijd bij, krijg doelgerichte inzichten
    Het bijhouden van de tijd is essentieel, maar zonder evaluatie heeft het geen toegevoegde waarde. Maar met een set tijdregistratietools (zoals Time Report Dashboard of Timesheets voor wekelijkse rapportage) in je PM-software, krijgt u relevante gegevens waarmee u beter kunt plannen, nauwkeurigere prijs- en tijdschattingen voor uw klanten kunt maken en ook de tijd van uw team kunt optimaliseren.
  3. Controle en rapportage
    Omdat u niet gebonden wilt zijn aan uw scherm en de realtime prestaties van uw teamleden wilt volgen, gebruikt u projectbeheer functies die het werk voor u doen en waarschuwen als er iets misgaat (of heel goed). Visualiseer beschikbare statistieken in de vorm van grafieken en diagrammen met behulp van de rapportagetools, zodat het gemakkelijker is om de productiviteitspieken en hiaten te begrijpen.


Concluderend

Het monitoren van de productiviteit van uw team is een legitieme stap, niet alleen in het post-COVID-tijdperk. Maar u moet professionele, AVG-conforme tools gebruiken in plaats van invasieve apps. Ook, aangezien vertrouwen en verantwoordelijkheid zich bewezen hebben: de belangrijkste elementen bij het beheren van projecten op afstand, moet je je collega's vertellen over de monitoring. Dit zal hun potentieel verwijderen angst voor toezicht en leg de voordelen aan hen uit terwijl hun privacy 100% veilig blijft. Monitoring zonder follow-up van de uitkomsten heeft echter geen toegevoegde waarde om haal het meeste uit de monitoringresultaten, moet u de uitkomende gegevens verbinden met een set van uw softwaretools voor projectbeheer.

Uw medewerkers in de gaten houden zonder hun moreel te schaden? Eenvoudig.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie