Hoe haal je het meeste uit het thuiskantoor? 4 praktische tips

3/24/2020
1 minuten
Jakub Ryba

Ondanks dat het thuiskantoor de afgelopen jaren een veelgebruikt voordeel is geworden, weten veel bedrijven nog steeds niet hoe ze het efficiënt moeten laten werken. Terwijl alles wat je hoeft te doen is vasthouden aan de leidende principes, en uw team of het hele bedrijf kan effectief werken zoals op kantoor.

Als je geïnteresseerd bent...

  • Hoe ervoor te zorgen dat werknemers beschouw het thuiskantoor niet als een vakantie?
  • Hoe werk effectief te verdelen en houd mensen gemotiveerd bij thuiswerken?
  • Hoe voorkomt u dat uw thuiskantoor veranderen in een pyjamafeest op de bank Netflix kijken?

... dan kan dit artikel nuttig zijn om te lezen.

Ik zal 4 basis delen, heel praktisch advies vanuit mijn oogpunt, waardoor de productiviteit van mijn team dat vanuit huis werkte, dramatisch verbeterde.

Elk van hen heeft het over een ander gebied:

  1. Werkomgeving
  2. Vergaderingen
  3. Breaks
  4. Toewijzing van werk

1. Kleed je alsof je gaat werken en reserveer een werkruimte

Je kunt zeker werken vanaf de bank of in bed. Efficiëntie is echter twijfelachtig. En de ervaring leert ons dat de mate van potentiële afleiding meer dan waarschijnlijk is.

Dit punt zal waarschijnlijk iemand verrassen, maar het is waar gebleken. Kleding doet er toe. Of u nu de hele dag in uw pyjama of trainingspak zit, comfortabele 'thuiskleding' roept andere gevoelens op dan die die u zouden motiveren om beter te presteren. Herinner je je de reflex van Pavlov uit je schooltijd? Wanneer je je kleedt alsof je gaat werken, creëer dan een innerlijke staat alsof je fysiek gaat werken. Kortom, uw geest is klaar voor werk.

Je kunt gemakkelijk kijken naar de "kledingvoorschrift". Maar hoe doe je dat met je team? We hadden er een trucje voor: 'Laat me je broek zien'. De truc is dat tijdens een videovergadering een van de deelnemers deze zin in het begin vaak zegt. Deelnemers aan de vergadering moeten dan opstaan ​​en laten zien dat ze goed gekleed zijn.

Maak je geen zorgen, je moet gewoon goed uitleggen waar het over gaat, dan moet je het gewoon meerdere keren starten en na verschillende vergaderingen zullen anderen dit ook triggeren. U hoeft ze er niet eens aan te herinneren. Ik durf te zeggen dat dit nieuwe ding snel zal aanslaan, simpelweg omdat het leuk is.


2. Gebruik videovergaderingen / bellen

Communicatie is essentieel. Contact met anderen is wat u op het goede spoor houdt, vooral tijdens langdurige thuiskantoorperiodes.

Videovergaderen is daarom ideaal. Het tegenkomen van video is zeer waarschijnlijk dat er geen effectievere communicatie is dan eindeloze e-mailuitwisselingen.

Visueel contact maakt het mogelijk om onmiddellijk te reageren op de meningen en emoties van anderen. En die krijg je hoe dan ook niet in schriftelijke communicatie. Hierdoor hebben de teamleden meer motivatie en kost het je veel minder energie.

Hetzelfde geldt voor een gewoon telefoongesprek. Jij kan voel emoties uit iemands stem en je kunt direct reageren, op deze manier kun je je teamleden in een “betere staat” houden en langer gemotiveerd blijven.

Het is natuurlijk belangrijk om een ​​balans te vinden tussen vergaderingen en werk zelf. In de meeste gevallen is één teamcoördinatievergadering per week niet voldoende. Ik raad aan om elkaar vaker te bellen, korte één-op-één bijeenkomsten voor brainstorming en coördinatie zijn ook wenselijk. Iedereen moet het juiste rantsoen voor zichzelf vinden.

Welke applicatie te gebruiken voor alleen vergaderingen? Vanuit mijn persoonlijke ervaring kan ik aanbevelen Zoom die een aantal geavanceerde functies biedt. Het is geïntegreerd in Easy Project waardoor ik dat kan maak met slechts een paar klikken een nieuwe videovergadering, zonder tijd te verliezen aan instellingen. En dit scheelt veel tijd als je meerdere online meetings per dag hebt.


3. Denk aan het belang van pauzes

Sommige mensen worden zo door het werk verteerd dat ze zelfs enkele uren zonder pauze werken. Dat is echter niet ideaal. Na een tijdje kan dit leiden tot overwerk, wat niet alleen een negatieve impact kan hebben op de productiviteit, maar ook op de gezondheid op de lange termijn.

Dit aspect is moeilijk te volgen over lange afstanden; terwijl onderbrekingen een natuurlijk onderdeel zijn van het kantoorleven. Het is niet eenvoudig om een ​​gewoonte te veranderen en het duurt even voordat er nieuwe gewoonten ontstaan.

De gemakkelijkste manier is om een ​​voorbeeld voor anderen te zijn en te delen succesverhalen - benaderingen en methoden die voor de anderen effectief bleken te zijn. Succesverhalen zijn aantrekkelijk.

Voor mij is het Tomaat techniek bleek goed te werken. Het gaat om het bewust wisselen tussen werkblokken en korte pauzes. Ik gebruik het door 45 minuten achter elkaar te werken en dan een paar minuten pauze te nemen. Soms loop ik gewoon een beetje door de kamer, neem een ​​glas water of neem de hond mee. Op deze manier vermijd ik urenlang aan één ding vast te zitten.

Door de afstand te nemen die wordt geboden door een pauze te nemen, krijg ik meer energie bij het terugkeren naar mijn werk en komen nieuwe ideeën gewoon vanzelf. Aan het begin van elk werkblok definieer ik wat ik wil bereiken. Het maakt niet uit of ik het kan bereiken of niet, ik weet tenminste aan het einde van het blok hoe ik die 45 minuten heb doorgebracht. En dat levert me waardevolle feedback op over mijn timemanagement. Dit is de reden waarom ik de Pomodoro-techniek al meer dan 10 jaar gebruik.


4. Gebruik een werkbeheersoftware / informatiesysteem

Het informatiesysteem voor project- of procesbeheer is niet alleen voordelig voor het externe thuiskantoor, maar u zult het zelfs nog meer waarderen wanneer u thuis werkt!

Stel je voor: als je via e-mail met je collega's zou communiceren, zou het zijn alsof je een oude postservice gebruikt tijdens het uitvoeren van projecten, teams en bedrijven. Het is misschien een extreme vergelijking, maar misschien realiseer je je op basis van dit voorbeeld dat het niet zo ver van de realiteit verwijderd is.

Voorbeeld 1: jij stuur een e-mail met een taak dat moet worden aangevuld door de medewerking van twee collega's.

  • Beiden lazen de e-mail.
  • Collega 1 reageert relatief snel, maar vergeet Colleague 2 in CC te plaatsen.
  • Dat maakt niet uit, want Collega 2 realiseerde zich dat hij niet weet hoe hij thuis verbinding moet maken met bedrijfs-VPN (die aanwezig is vanwege bedrijfsveiligheid), dus las hij de e-mail helemaal niet ...

Wacht, zeg je dat je een werkende VPN hebt en dat alle collega's weten hoe ze deze moeten gebruiken? Super goed! Laten we doorgaan met een ander voorbeeld.

  • Collega 2 heeft de e-mail mogelijk gelezen, maar heeft geen antwoord ontvangen van collega 1 (zat niet in CC).
  • Gevolgd door vele combinaties van wie welke e-mail naar wie heeft gestuurd, hoe lang het heeft geduurd om te reageren en wie er nog meer bij het oplossen van de taak moest worden betrokken, hoe vaak ging de informatie verloren of was deze onvolledig. We hebben het over reacties die vaak met uren kunnen worden vertraagd.

Met een beetje geluk zul je gelukkig zijn om de taak binnen enkele dagen te voltooien.

Zeg je dat het een overdreven voorbeeld is? Wie zou nog steeds e-mail gebruiken voor de coördinatie van hun werk? Geloof me, er zijn een aantal bedrijven die nog steeds werk toewijzen via e-mail en problemen ondervinden zoals hierboven beschreven.

Misschien bevindt u zich in een betere situatie en heeft u één informatiesysteem waarin u uw werklast organiseert. Super goed! Je bent zeker beter af dan degenen die alleen met e-mail werken. Ik wil je echter nog steeds laten zien nog een voorbeeld dat de ervaring van veel bedrijven illustreert. Om het gemakkelijker te maken, zal ik dezelfde stroom gebruiken als in het vorige voorbeeld.

Voorbeeld 2: jij maak een taak in een "stand-alone" softwarekan deze taak alleen worden voltooid door de medewerking van twee collega's.

  • Ze lezen allebei de taakbeschrijving en beginnen erop te reageren. Beide collega's hebben hulp nodig van iemand anders (een grafisch persoon, een programmeur, een marketingcollega of zelfs een klant) om hun deel van de taak te voltooien.
  • Collega 1 houdt toezicht op de communicatie met een klant en hij moet een sms voor een website van hem krijgen. Dus stuurt hij een e-mail naar een klant die daar om vraagt. Een cliënt antwoordt 's middags op de e-mail wanneer collega 1 bij de tandarts is, zodat hij de e-mail pas de volgende dag kan lezen. De nieuwe tekst verschijnt pas een dag later in de taak.
  • Collega 2 houdt toezicht op de inhoud van de website. En om de tekst te veranderen, moet hij samenwerken met een collega van een technische afdeling. Deze afdeling gebruikt echter een ander informatiesysteem. Hij moet dus een verzoek in hun systeem maken, wachten tot het klaar is en vervolgens de taak in zijn systeem zelf bijwerken. Dubbel werk = niet effectief.

Voorbeeld 2 is nog effectiever dan e-mailcommunicatie in voorbeeld 1 en dit taak wordt sneller opgelost.

Ik denk echter dat er een manier is om dit nog beter te beheren - voorbeeld 3.

Voorbeeld 3: U maakt een taak aan in een "geïntegreerde software", deze taak kan alleen worden voltooid door de medewerking van twee collega's.

  • Beide collega's lezen de beschrijving en gaan ermee aan de slag. Beide collega's hebben nog steeds hulp nodig van iemand anders (een grafisch persoon, een programmeur, een marketingcollega of zelfs een klant) om hun deel van de taak te voltooien.
  • Collega 1 houdt toezicht op de communicatie met een klant en hij moet een nieuwe tekst voor een website van hem krijgen. Dus hij zal de klant rechtstreeks aan de taak toevoegen. Hij stuurt een e-mail rechtstreeks van de taak, de klant reageert en het antwoord wordt opgeslagen in de taak, terwijl collega 1 bij de tandarts is (wat resulteert in 1 dag besparen in vergelijking met voorbeeld 2).
  • Collega 2 houdt toezicht op de inhoud van de website. En om de tekst te veranderen, moet hij samenwerken met een collega van een technische afdeling. Omdat deze afdeling hetzelfde systeem gebruikt, blijven deze vereiste en informatie over de voltooiing binnen één taak (vermijding van dubbel werk en snellere levering van werk).

Voel je het verschil tussen deze 3 voorbeelden? Ik durf te zeggen dat deze 3 voorbeelden 3 evolutiefasen vertegenwoordigen die iedereen die zijn bedrijf en teams effectief wil leiden, moet doorlopen.

Ik was geen uitzondering.

Voorbeeld 1 is ouderwets en niet effectief - e-mail is geen geschikt hulpmiddel voor werkbeheer, vooral als het gaat om de communicatie van meer dan 2 personen.

Voorbeeld 2 is beter - je hebt al een informatiesysteem, wat geweldig is. De samenwerking binnen een klein intern team is relatief georganiseerd waardoor het mogelijk is om respectievelijke resultaten te bereiken. Het probleem is dat het alleen binnen het team werkt - als je andere afdelingen, externe medewerkers of klanten wilt betrekken, is het niet effectief.

De aanpak in voorbeeld 3 is een toestand waarin je één informatiesysteem hebt voor alle hoofdprocessen. Iedereen werkt dagelijks met één software, ze kunnen zelfs samenwerken met externe medewerkers en klanten daarin, het werk coördineren met andere afdelingen. Alles werkt soepeler.

Ik moet vermelden dat terwijl je meer dan één software parallel gebruikt, het mogelijk is om ze te integreren. Ik ben echter geen integratie op zo'n niveau tegengekomen die zou voldoen aan de effectiviteit van één geïntegreerde applicatie die het allemaal kan (voorbeeld 3).

Ik zit persoonlijk ergens tussen voorbeelden 2 en 3 in, vanwege mijn betrokkenheid bij verschillende projecten.

Terugkijkend kan ik zeggen dat ik werk in een bedrijf dat gebruikmaakt van "alles-in-één" -software (voorbeeld 3) tweemaal de werklast dan tijdens het werken voor klanten die meerdere software gebruiken (voorbeeld 2). Dankzij de integratie van een aantal aspecten van bedrijfsbeheer in één software vermijden we het parallel creëren van vereisten in tal van systemen. Dit geldt ook voor e-mailcommunicatie - niet meer zoeken naar lang verloren gegane informatie in oude e-mails. En hoe zit het met het plannen van vergaderingen? Moet u Outlook openen om anderen uit te nodigen? En videovergaderingen - een andere toepassing over?

Klinkt het bekend? Al deze acties kosten u kostbare tijd. Als je het aan het eind van de dag bij elkaar optelt, zal het geen klein aantal zijn. Ik heb persoonlijk de "alles-in-één" applicatie gebruikt gemakkelijk Project al meer dan 5 jaar, en ik geloof dat ik er maanden van mijn leven mee heb bespaard. En dat is een geldig punt voor mij om het te blijven gebruiken.


Laten we weer thuis werken.

Als u uw team een ​​handleiding geeft over hoe u vanuit huis kunt werken en u geeft ze praktische voorbeelden, je bent halverwege.

Alleen dankzij praktische voorbeelden zullen ze dat zijn kunnen begrijpen wat je van ze wilt en waarom - en dan kunnen ze het zelf toepassen. Als je mijn voorbeelden interessant vindt en ze zouden je helpen om je aan te passen aan het thuiskantoor in je team of je bedrijf, gebruik ze dan alsjeblieft.

Ik heb ook geleerd om mensen genoeg te geven ruimte voor vragen. Ze zullen zeer waarschijnlijk meer vragen hebben terwijl er nieuwe wijzigingen worden doorgevoerd. Door vragen te beantwoorden, vermijd je desinformatie, speculaties en aannames - alles wat niet wenselijk is.

Het implementeren van een thuiskantoor is geen rocket science, er zijn bewezen en geteste processen. Ik wens u het allerbeste bij het implementeren ervan.

Wat denk je?

Heeft u een soortgelijke ervaring? Of heb je een andere mening? Is er iets dat ik vergat te vermelden?

Als je dat wenst, laat het me weten over uw eigen ervaring met teambeheer op afstand. Ik zal reageren en mijn ervaring delen. Wie weet, misschien zal het je helpen bereik een hogere efficiëntie tijdens het thuiskantoor. Ik denk dat we er in de toekomst allemaal van zullen kunnen profiteren.

GERELATEERD ARTIKEL » Is het thuiskantoor effectief? Resultaten van een tweejarig onderzoek.

Efficiënt thuiswerken? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie