Hoe u de discipline van uw team thuis kunt behouden: het echte verhaal, gedeeld door onze senior projectmanager

Hoe kunt u de discipline van uw collega's in de "Covid home office" -tijden verbeteren? Hier heb ik 4 regels en tools gedeeld die me hebben geholpen om iedereen weer op het goede spoor te krijgen. Klaar?

1. Stel de communicatieregels op - gebruik meldingen + gedeelde agenda's

Op kantoor is de communicatie snel. U vraagt ​​- u krijgt het antwoord. Of is er niemand om te antwoorden? Je gaat weer aan het werk en vraagt ​​het later.

Nou, het thuiskantoor is een heel ander verhaal.

Ik was verbonden met twee chat-tools (ja, EN Facebook) plus de bedrijfssoftware, plus mijn mobiele telefoon. Gebombardeerd door vragen, opmerkingen en stemmen in verschillende stadia van wanhoop hielpen me niet om cool te doen.

Ook worden mijn projecten niet op tijd opgeleverd - het beantwoorden van allerlei soorten verzoeken op meerdere kanalen betekent een gebrek aan tijd voor zinvol diep werk. En dat is waar je project vastloopt en de weg naar de hel begint.

De tools zelf waren geen probleem. Het was de opdracht om ze te gebruiken die ontbrak. En dus bedacht ik deze eenvoudige regels:

• Het is dringend? Bel.
• Gaat het om werk in uitvoering? gemakkelijk Project (of je PM-tool)
• Is dat een 'Waar is?' / 'Hoe?' / 'Wanneer zal?' vraag? Groeps chat.
• Iets over evaluatie / presentatie? Gepland videogesprek.
• Een-op-een persoonlijke dingen? Chat. (Omdat elke senior premier op een bepaald punt in zijn / haar carrière ook psycholoog wordt.)
• Vraag over beschikbaarheid van bronnen? Gedeelde agenda. Schrijf op wanneer je naar de dokter moet, een loodgieter moet verwelkomen of in ieder geval niet gestoord mag worden. Geloof me, dit zal je enorm helpen, zowel in de planning als in ad hoc situaties.

We hebben een "ladder van belang" gemaakt en onze workflow veranderd van een beetje chaotisch tot bijna glad. Dit idee heeft eigenlijk veel te doen met eenvoudig respect - de tijd van iedereen in het team is kostbaar, dus laten we niet storen maar samenwerken. We kennen allemaal die Do-you-have-a-minute-momenten die leiden tot 1.5 uur van je dagelijkse schema (en hadden gemakkelijk kunnen worden opgelost door Google).

Het beste van dit alles? Vanaf dat moment, toen mijn telefoon ging, wist ik dat het iets ernstigs was of pizza bezorgen.

"Gebruik logische notificaties, verbind iedereen met de WBS en pas het vergaderschema aan op de home-office-realiteit."

2. Houd alle teamleden gesynchroniseerd en betrokken

Ik ben een "mindmap-persoon". Ik hou van mindmaps omdat ze me helpen mijn ideeën gestructureerd naast elkaar te zien. Zodra ik een mindmap klaar heb, ga ik aan de slag. Een ding dat ik in Covid-tijden heb geleerd over mindmaps? Deel het. En nog beter: gebruik het als achtergrond voor uw videovergaderingen!

Ik heb vroeger een WBS-structuur voor mijn project en houd het dan voor mezelf. Niet meer! Ja, ik ben het nog steeds die de basisversie van WBS maakt, maar dan komt er een online teamvergadering waar we de projectonderdelen samen toevoegen / verwijderen.

Hoe helpt het de discipline van het team? Iedereen is vanaf het begin betrokken, iedereen voelt zich meer een eigenaar en, belangrijker nog, elk teamlid ziet wat er te wachten staat op het team - hoe zijn of haar leveringen de totale workflow beïnvloeden.

3. Pas de vergadertijden aan de realiteit aan + twee regels voor alle vergaderingen

Vroeger hadden we vergaderingen op maandag om 9.30 uur. Wat gebeurde er meestal:

• Minstens één teamlid ontbrak of kwam aanzienlijk te laat
• Had ten minste één teamlid een "probleem met de internetverbinding"?
• De vergadering was altijd korter dan gepland vanwege andere geplande oproepen

Resultaat? Verloren ochtend | Tijdrovende individuele follow-ups | Chaos

Mijn oplossing? Ik heb gewoon de vergaderingen op maandagochtend geannuleerd en gepland Maandagmiddagbijeenkomsten. Waarom? Mensen waren er gewoon niet klaar voor en omdat ze thuis bleven, hadden ze meer tijd nodig om zich individueel te organiseren. Zodra we overschakelden op middagen, was iedereen op tijd, klaar en, wonder boven wonder, met zijn / haar internetverbinding.

Twee regels voor alle bijeenkomsten? Voornaam*, houd het kort en betrek alle deelnemers erbij - zo zullen UW vergaderingen ieders favoriet zijn, en ook logisch. (Heb jij ook die collega's die maar een half uurtje rustig zitten en na de bijeenkomst beginnen ze je te bestoken met vragen?).

Tweede, vat het resultaat samen. Ik weet niet hoe goed je PM-tool is, maar de Easy Project maakt van alles wat we tijdens het brainstormen bedenken, taken. Zoals: WBS- of Gantt-ideeën> taken in de PM-checklist, dus ik hoef het niet handmatig te doen. Oh, ja, en het gebeurt allemaal live.

Bonus één: vergeet niet de "goede baan!" Moment

Toen ik mijn team vroeg wat ze het meest zouden missen als ze thuis op kantoor zouden werken, verraste hun antwoord me een beetje (hoewel ik denk dat het dat niet zou moeten doen). Feedback, ze zouden zeggen. Wat een goed punt! Iets goedkeuren is simpelweg niet hetzelfde als complimenten.

Of, zoals mijn grafisch ontwerper zei: “Ik voelde me als een machine - gewoon afleveren en wachten op 'kruis' of 'tik'. Geen kantelen op mijn schouder of me zelfs maar aanmoedigen om het beter te doen. " Je bent een projectmanager, dus je weet hoe krachtig wapenfeedback is. Uit mijn ervaring is het tegenwoordig belangrijker dan ooit.