Kennisbank 2.0 implementeren in Harmony: Story of Easy Software

Wat is Kennisbank 2.0

Het is de perfecte manier om toegang te krijgen tot de kennis van een bedrijf, geïntegreerd in Easy Project en levert een krachtige toolset voor het organiseren en schalen van documentatie, handleidingen, processen, kwaliteitsbeheer en andere behoeften om kennis binnen een organisatie te behouden.

Lees meer

Hoe we het hebben gemaakt

• Wat was de uitdaging: Bij Easy Software voldeed de bestaande oplossing om interne kennis te delen niet meer door de toenemende complexiteit van informatie. Het categoriseren van artikelen was niet voldoende.
• Wat we nodig hadden: We waren op zoek naar een gespecialiseerde applicatie, zo nauw mogelijk aansluitend bij Easy Project. Het moet beslist open-source zijn, want wij ondersteunen het en Easy Project zelf is open-source software.
• Welke oplossing we hebben gekozen: BlueSpice voldeed perfect aan onze eisen. Het is een open-source wiki-tool met aanpasbaarheid en naadloze integratie met Easy Project.

Hoe de migratie is verlopen

We hadden belangrijke gegevens in onze vorige Knowledge Base die moesten worden overgezet naar de nieuwe oplossing. Lees verder om de zeven stappen die we gebruikten om het soepel te laten verlopen:

1. Gegevens in de originele Knowledge Base opschonen – begin voor de migratie. We raden aan om alle artikelen te sorteren vanaf de datum "laatst bijgewerkt" en vanaf de oudste.

• U zult merken dat veel artikelen van bovenaf eenvoudig kunnen worden verwijderd
• Anderen plaatst u in een specifieke categorie met de naam "ter beoordeling" - u zult ze later bijwerken
• Sommige kunnen onmiddellijk worden bijgewerkt
• De rest kan blijven zoals het is

Nog twee tips:

• If meer mensen zullen worden de artikelen bekijken, kan het een goed idee zijn om ze op de een of andere manier te taggen of een aangepast veld in te stellen, bijvoorbeeld 'Beoordeeld'.
• Controleer ook de titels van de artikelen. Als ze problematische symbolen bevatten, kunnen ze problemen veroorzaken tijdens de migratie. Hier zijn enkele tips op mediawiki.org over ons paginatitels en Wettelijke titeltekens.

Lees meer

2. Installeer Kennisbank 2.0 – technische oplevering van de feature. Omdat we op Easy Cloud draaien, ging het bijna automatisch

3. Voer enkele testmigraties uit – we waren niet zeker van de uitkomst, dus hebben we een testmigratie uitgevoerd

• We hebben paginatitels, inhoudsopmaak (kopteksten, alinea's, links en afbeeldingen) en categorieën gecontroleerd
• We hebben gecontroleerd hoe lang het zou duren (we hadden meer dan 900 artikelen om te migreren)
• We hebben de nodige wijzigingen aangebracht in de inhoud van de originele Knowledge Base op basis van onze bevindingen van de testmigratie
• We hebben de Knowledge Base 2.0-applicatie "vernieuwd" - alle gegevens verwijderd

4. Informatie voor onze gebruikers

• We hebben hen geïnformeerd over de datum van productiemigratie = na deze tijd is de primaire kennisbron Knowledge Base 2.0. Na deze tijd hebben gebruikers alleen-lezen toegang tot de originele artikelen (alleen ter referentie en vergelijking) hoe ze er nu en vroeger uitzien
• We hebben een paar rondes van gebruikerstraining en admin-skill-ups gehouden

5. Productie import

• De dag kwam dat we op de knop zouden klikken en de migratie werd uitgevoerd
• Na onze eerste controle hebben we de machtigingen voor alle rollen in de originele Knowledge Base verlaagd – naar alleen-lezen modus

Zie migratieproces

6. Interne ondersteuning

• We hebben enkele collega's aangewezen en een kanaal in Microsoft Teams waar onze gebruikers terecht kunnen met al hun vragen over de werking van Knowledge Base 2.0
• Er zijn enkele problemen gevonden na de migratie in de productie. Omdat we de originele nog actief hadden, konden we elk probleem dienovereenkomstig oplossen

7. Schakel originele Knowledge Base uit

• Na ongeveer 6 weken vervaagden de interne ondersteuningsverzoeken
• We hebben de originele Knowledge Base uitgeschakeld in onze Easy Project-applicatie
• We raden aan om een ​​back-up te maken voordat u de plug-in verwijdert

Hoe het bedrijf een verandering accepteerde

Elke verandering in een organisatie duurt enige tijd om volledig geaccepteerd te worden. Het begin is het moeilijkst en daarom moeten we onze gebruikers blijven herinneren aan de voordelen van het nieuwe systeem.

In het geval van Knowledge Base 2.0 en de voor de hand liggende is dat als je iets niet weet, probeer eerst te zoeken (gloeilamp in de zijbalk). Resultaten zie je niet alleen in de vorm van de titel van het artikel (zoals in de originele Knowledge Base), maar ook in de daadwerkelijke inhoud van de pagina's op het eerste gezicht => grote kans dat je een antwoord krijgt zonder ergens anders heen moeten.

Wanneer gebruiker vindt eenvoudig en snel de gewenste kennis van anderen zijn ze eerder geneigd hun kennis met die anderen te delen, om terugkeren de gunst en het gevoel.

Hoe de implementatie is verlopen

Categorieën

Ze waren geïmporteerd uit de originele Knowledge Base, wat geweldig is. Maar de structuur (categorieën en subcategorieën) kon technisch niet worden geïmporteerd. Het eerste dat we deden, was de categorieën bekijken waarin de pagina's zijn georganiseerd.

We zijn begonnen met 3 hoofd "dimensies" van categorieën

• Toehoorders – voor wie is de pagina het handigst – meerdere opties zijn toegestaan ​​zoals
• Verkoop
• Ontwikkeling
• Marketing
• Iedereen
• Type document – wat voor soort kennis wordt gedeeld. Uiteindelijk krijgt elk type zijn eigen sjabloon, zodat ze er allemaal gestandaardiseerd uitzien. Best practice schrijft voor dat elke pagina alleen moet hebben één documenttype.
• Beleid
• How-to
• Proces
• Trainingsnotities en opnames
• Onderwerp – waar gaat de pagina over. Deze structuur kan dieper gaan, aangezien er veel onderwerpen in het bedrijf zijn. Het toevoegen van een pagina aan een onderwerpcategorie is vrijwillig - niet verplicht als er geen geschikte categorie bestaat.
• Product
• De kernfuncties:
• resource management
• Help Desk
• Agile board
• Infrastructuur
• Cloud
• server
• Hybride oplossing
• Interne ICT
• Teams
• Outlook
• Hardware
• Gedeelde HW
• Individueel HW

Omdat elke redacteur nieuwe categorieën kan maken, maken we maandelijkse herzieningen zodat er niet te veel onduidelijke categorieën voor eenmalig gebruik werden gemaakt, een soort van opschonen van de structuur zodat het niet wild wordt.

Navigatie pagina's

Het is van cruciaal belang dat gebruikers dat kunnen navigeer goed door de nieuwe applicatie. Een natuurlijk item voor navigatie is de hoofdmenu, die gedeeltelijk aanpasbaar is. Een handige extra optie is de Startpagina, die de lezers verwelkomt, links naar het artikel over best practices voor Knowledge Base 2.0 en links naar pagina's gewijd aan afdelingen in ons bedrijf.

Door bijvoorbeeld op Marketing te klikken, wordt de gebruiker doorverwezen naar de index van Marketing-pagina's om doorheen te bladeren. Het bevat ook aanvullende informatie die puur voor die afdeling relevant is.

We overwegen navigatiepagina's te gebruiken voor andere sorteercriteria (zoals productinfo of algemeen bedrijfsbeleid).

Eén stap tegelijk

Zodra u uw categorieën en uw navigatiepagina's hebt ingesteld, kunnen gebruikers er al in werken. Het kan lijken vanaf het begin een beetje rommelig, daarom hebben we er een paar aangewezen beheerders, die erop toezien dat er enige orde wordt gehouden.

We zijn geweest nu een paar maanden Knowledge Base 2.0 in gebruik, en we beginnen nog maar net. We realiseren ons dat we verre van de ideale staat van perfect georganiseerde en gestandaardiseerde wiki zijn die alle gebruikers (ongeacht hun ervaring) uit hun hoofd kennen.

Wij zijn van mening dat de kennisbasis geleidelijk groeit, organisch, door uw betrokken gebruikers uiteindelijk tot een betere acceptatie, dan wanneer we maanden zouden besteden aan het voorbereiden van een systeem, dat onze gebruikers moeilijk zouden moeten bestuderen om het te begrijpen.

Onze aanbeveling is om op de voet te volgen observeren hoe gebruikers gebruiken en kleine stapsgewijze stappen zetten om nauwkeurigere organisatieconfiguraties te implementeren, zoals paginasjablonen, typografische regels, enz. Elke stap die het gebruik van Knowledge Base voor het grotere goed van uw organisatie zelfs maar een klein beetje bemoeilijkt, moet vergezeld gaan van een uitleg van hoe het komt alle betrokkenen ten goede.

Conclusie

We hebben het migratie- en implementatieproces met succes afgerond en nu is het jouw beurt om ons voorbeeld te volgen. Door gebruik te maken van bovenstaande tips en inspiratie op te doen, kan elk bedrijf zijn eigen unieke versie van Knowledge Base 2.0 implementeren, waardoor hun waardevolle kennis wordt geborgd.

Probeer het gratis