Projecten schatten in Easy Project

Dit alles spreekt boekdelen over hoe belangrijk inschatting is in projectmanagement. Tijdschatting is een belangrijk onderdeel van projectbeheer, en ineffectief tijdbeheer kan leiden tot onvermijdelijke vertragingen en kostenoverschrijdingen, iets wat een projectmanager ten koste van alles zou willen vermijden.

Schatting van kritische variabelen zoals tijd kan een rol spelen cruciale rol bij het bepalen van de mate van succes van een project en daarom mogen projectramingen nooit als vanzelfsprekend worden beschouwd.

Hoe zorg je voor een effectieve schatting van projecten?

Hoewel het inschatten van de tijd op het eerste gezicht een gemakkelijke taak lijkt, is het dat zeker niet. Zoals aangegeven door het Project Management Institute (PMI), “Inschatting is geen gebeurtenis, het is een proces!”. Een project schatten gebaseerd op oordeel en intuïtie zal gedoemd zijn te mislukken omdat het element van vooringenomenheid bij mensen leidt tot veelal overdreven optimistische en soms al te pessimistische schattingen.

Projecten schatten met Easy Project

Voortbouwend op wat PMI zei, is de schatting van projecten een continu proces dat regelmatige input en interventie van alle belanghebbenden vereist, wil een project naar de in-time voltooiing.

1. Activiteiten selecteren

Om te beginnen moet u activiteiten toevoegen / activeren waarvoor taken worden uitgevoerd en de tijd wordt geregistreerd en selecteer projecten waar de activiteit deel van zou uitmaken. Dit kan door naar Administratie >> Categorieën >> Activiteiten (bestede tijd). U kunt eenvoudig een reeds toegevoegde activiteit toevoegen of activeren en de vakjes aanvinken voor projecten waar deze activiteit deel van uitmaakt.

2. Taak toevoegen of selecteren

Een taak, ook wel het schattingsobject genoemd, is wat je de tijd gaat meten voor een schatting. Het toevoegen van een taak of het selecteren van een taak is vrij eenvoudig en vereist dat je naar . gaat Instellingen >> Activiteiten (bestede tijd). Hier kunt u een bestaande taak selecteren om tijd voor in te loggen of een nieuwe toevoegen door te klikken op de "Nieuwe taak' knop”. Dit dashboard geeft u ook een extra optie om de selectie van activiteiten in te schakelen bij het maken van een taak of tijdens het loggen van tijd.

3. Logtijd

Natuurlijk is het loggen van tijd de belangrijkste stap bij het meten en schatten van projecten, en gemakkelijk Project biedt hiervoor meerdere mogelijkheden.

Registreer tijd rechtstreeks vanuit een taak

Met het taakdashboard kunt u uitvoeren meerdere taakfuncties, inclusief tijdregistratie. Het controlepaneel toont meerdere opties en u kunt op de Log tijd optie op een taak klikken.

Log tijd uit de takenlijst

Je mag ook log tijd uit een takenlijst als je wilt en het proces om het te doen is vrij eenvoudig. Het enige dat u hoeft te doen, is naar de takenlijst te navigeren. Zodra de takenlijst voor u staat, hoeft u alleen maar met de rechtermuisknop te klikken op de relevante taak waarvoor u tijd wilt registreren. Als je met de rechtermuisknop op de taak klikt, verschijnt er een menu waarin je uit meerdere opties kunt kiezen, inclusief de optie om tijd te loggen.

Registreer de tijd met behulp van de knop Werken starten

Een andere gemakkelijke en interactieve manier om automatisch de tijd voor een taak vast te leggen, is door: gebruik de knop "Begin met werken" in het taakfunctiesmenu. U hoeft alleen de betreffende taak te selecteren en er verschijnt een reeks opties.

Als u op tijd wilt beginnen met inloggen, hoeft u alleen maar op de knop "Begin met werken" in het paneel te klikken en de timer begint automatisch te lopen. U kunt ook de pauzeknop gebruiken om de timer tijdelijk te stoppen voordat u deze hervat of voltooit.

Zodra u op de knop "Voltooien" drukt, stopt de timer en wordt de tijdregistratiepagina automatisch ingevuld. Dit is misschien wel de meest handige en praktische manier om tijd in te loggen en schattingen te maken.

4. Tonen en analyseren van de geregistreerde tijd

U kunt geen projectschattingen maken zonder de geregistreerde tijd voor verschillende taken en activiteiten te rapporteren en te analyseren. Bijgevolg, Easy Project biedt meerdere methoden om gelogde tijd weer te geven en te categoriseren, volgens uw eisen en gemak.

Rapporteren met behulp van persoonlijke verklaring

Met het persoonlijke overzichtsdashboard kunt u uw gelogde bestede tijd groeperen op dagen, weken, maanden, jaren of zelfs een aangepast tijdsbestek naar keuze. Hiervoor moet je naar Meer >> Persoonlijke verklaring >> Details >> Opties, waar u de optie 'Resultaten groeperen op' kunt vinden. Met deze optie kunt u een tijdsbestek van uw eigen keuze selecteren en dienovereenkomstig gelogde tijdsvermeldingen weergeven.

Rapporteren met behulp van persoonlijke paginamodules

Met Easy Project kunt u ook gelogde tijd rapporteren met behulp van een interactieve en grafische module en met behulp van de Showcase van persoonlijke paginamodules. Met deze functie kunt u uw geregistreerde tijdinvoer weergeven of rapporteren als een lijst of diagram, waardoor het gemakkelijk te begrijpen en te interpreteren is. Om dit te doen, navigeert u naar Paginabewerkingsmodus >> Een nieuwe module toevoegen >> Tijdsperiode en uitvoerformaat configureren.

Rapporteren met agendaweergave

Je mag ook gelogde tijd rapporteren met behulp van een kalenderweergave, door naar Paginabewerkingsmodus >> Voeg een nieuwe module toe (spent time calendar) en configureer het tijdsbestek van de beschikbare opties.

Conclusie

Nu we het belang van het schatten van projecten hebben vastgesteld, is het belangrijk dat te begrijpen effectieve tijdregistratie is de belangrijkste voorwaarde voor het afleiden van bruikbare schattingen, en Easy Project biedt hiervoor een zeer handig en interactief platform, uitgerust met tal van functies en dashboards.

Als een projectmanager ervoor kan zorgen dat er een effectief tijdregistratiemechanisme is, projectschatting kan efficiënter zijn, en de kans op tijd- en kostenoverschrijdingen neemt drastisch af.