Een werkend projectbudget maken: 3 specifieke tips + hulpmiddelen voor het eenvoudig maken en volgen van een budget

Het antwoord is een grondige begrotingsvoorbereiding. En dat laten we je nu zien hoe dingen worden gedaan (en hoe je dankzij Easy Project nog beter je budget kunt voorbereiden).

Financiële planning gaat niet alleen over het "gooien" van uurschema's in een Excel-spreadsheet en deze naar de klant sturen. Met project management, moet je aan meer dingen denken bij het maken van een werkbaar en realistisch budget. Met gemakkelijk Project, je leert rekenen inkomsten en uitgaven, denk na over het zorgen voor een stabiele cash flow en zeker zijn van de kosten van uw project.

1. Onbetaalbare financiële mindmap

We gaan ervan uit dat je als ervaren projectmanager een Work Breakdown Structure module (WBS) voordat u een project start. Het goede nieuws is dat we het direct hebben gekoppeld aan de Cost Breakdown Structure (CBS) – een module van de financiële uitsplitsingsstructuur. Het is dus niet nodig om handmatig te schakelen tussen WBS en CBS (visueel financieel beheer) en u ziet de groot budget op een transparante manier gesorteerd in een financiële mindmap. Dit is een zeer populaire oplossing onder onze klanten, handig voor:

• Prijsvergelijkingen en betere tariefonderhandelingen

• Redeneren van het bedrag dat aan een klant in rekening wordt gebracht

• Handhaving van prijsverantwoordelijkheid van verkopers en leveranciers

Tip: Indien mogelijk een hoger budget persoonlijk aan uw klant voorleggen. Sommige zaken behoeven zeker een toelichting of nadere bespreking, en u en uw opdrachtgever zullen het zeker waarderen dat u geen tientallen extra "verklarende" e-mails hoeft te sturen.

2. Goedgekeurd budget - hoe het te volgen?

Het bijhouden van budgetten is iets dat onervaren projectmanagers niet goed doen. F**k ups gebeuren gewoon soms, maar laten we ze nu opzij zetten. Hier zijn de tools waarmee u snel, gemakkelijk en vooral precies weet wat u van plan bent. En de status van het budget van uw project.

• Budget versus realiteit – Om onaangename verrassingen te voorkomen, is de project begrotingen hulpmiddel zal u helpen. U stelt uurtarieven in op basis van rollen, activiteiten en projectteamleden en houdt vervolgens de omzet, arbeidskosten en de algehele winstgevendheid van het project bij. Tot slot krijg je een overzicht van de projectenportefeuille en maak je jaarrekeningen op.

• Gezonde projecten maken een gezond bedrijf – positieve cashflow = gezond project of direct een gezond bedrijf. Met Easy Project kunt u controleren en visualiseer de cashflow over projecten en het hele bedrijf heen.

• Winst- en verliesrapporten - dankzij de Budgetoverzicht dashboard, ziet u een verschil tussen het geplande en het werkelijke budget in de geselecteerde periode. Het kan dus dienen als uw centrale werkruimte voor budgetbeheer.

3. Integratie met uw huidige boekhoudsysteem? Geen probleem.

Hoe krijgt u financiële gegevens voor het budget van uw projecten? Ze handmatig invoeren na het betalen van facturen in uw boekhoudsysteem is zeer inefficiënt. Het exporteren en importeren van gegevens aan het einde van elke dag of week levert een probleem op met verouderde gegevens in projectbudgetten.

De beste oplossing is integratie met het boekhoudsysteem – geautomatiseerde gegevensoverdracht en correcte verdeling van financiële gegevens naar elk projectbudget. We zullen uitvoeren integratie met het Zapier-systeem en u zult dus in staat zijn om de budgetten van uw projecten virtueel in realtime te beheren.

Samengevat

Er zijn onderling verbonden tools voor het maken en bewaken van een projectbegroting in Easy Project, waarmee u het belangrijkste krijgt: een overzicht van hoe uw project financieel presteert. U moet vanaf het begin nadenken over de financiën. Daarom is het het gemakkelijkst als u de work breakdown structure van uw project direct koppelt aan de cost breakdown structure. Een goedgekeurd budget is de helft van het succes, het andere is goed toezicht. Houd het verschil tussen geplande en werkelijke budgetten voor de geselecteerde periode in de gaten. Om uw zorgen tot een minimum te beperken, moet u uw boekhoudsysteem integreren met Easy Project.