Hoe u een projectplanning van hoge kwaliteit maakt met Easy Project

1/12/2021
6 minuten
Lukáš Beňa
Geen succesvol project is ooit begonnen zonder een effectief plan. Een van de onderdelen die in dit plan voorop moet staan, is de planning. Als projectmanager zou je in de verleiding kunnen komen om snel aan de slag te gaan en gaandeweg een planning te maken.

Deze aanpak kan u gevaarlijk blootstellen, en na een tijdje zult u weinig of geen manier hebben om te weten of uw project op tijd of te laat is. Uw planning hangt af van de aard van uw project. Het kan variëren van een eenvoudige chronologie van taken tot een ingewikkeld web van onderling gerelateerde activiteiten.

Ongeacht uw project kunt u zich ontwikkelen een betrouwbaar schema door verschillende concrete stappen te volgen en de juiste tools te gebruiken. Met gemakkelijk Project, Kunt u plan uw projecten onlinetakenlijsten maken en middelen beheren, allemaal vanaf één platform.


Hoe maak je een effectief schema

Hieronder vindt u onze stapsgewijze handleiding voor het maken van een effectieve projectplanning met Easy Project.


1. Verdeel uw projecten in kerntaken

De eerste fase bij het uitvoeren van een project is uitzoeken wat u moet doen. Het klinkt voor de hand liggend, maar niet verrassend, dit is waar de meeste mensen enkele van de cruciale dingen vergeten. Als de projectplanning eenmaal is gemaakt, onthouden ze zelden om terug te gaan en weggelaten activiteiten toe te voegen.

De beste manier om een ​​uitgebreide takenlijst te maken, is door uw hele team erbij te betrekken. Begin met alles waarvan je weet dat het in het schema moet worden opgenomen, en laat de rest van je team er iets aan toevoegen. Hun specialistische kennis zorgt ervoor dat elk element van uw project wordt gepland.

Toegegeven, samenwerking heeft een enorme hit gekregen van de lopende Coronapandemie. Desalniettemin zijn een paar korte virtuele vergaderingen voldoende om uw planning met uw team te bespreken.

Zorg er bij het segmenteren van uw project in afzonderlijke taken voor dat u de algemene reikwijdte en het doel niet uit het oog verliest. Easy Project kan u helpen bij het maken dynamische checklists en elimineren de kans om een ​​stap te missen. Je kan ook bewaar eventuele nieuwe wijzigingen om uw team een ​​duidelijk beeld te geven van wat er in en uit uw schema gaat.


2. Organiseer de taken

Nadat u de benodigde taken heeft uitgekozen, is de volgende stap het opstellen van een volgorde voor deze activiteiten. Je kunt immers niet alles plannen om tegelijkertijd te beginnen, tenzij je over belachelijke hoeveelheden middelen beschikt.

Gantt-diagrammen bestaan ​​al een tijdje en hun effectiviteit bij het organiseren van taken is ongeëvenaard. Gantts vertegenwoordigen een projectplanning visueel en laten u niet alleen de taken zien, maar ook de verbanden ertussen.

Easy Project Gantt-diagram zal de verbanden voor u tekenen, waardoor u meer zicht krijgt op afhankelijkheden, vooral die met betrekking tot externe teams.


3. Stel mijlpalen in

Projectmijlpalen zijn specifieke punten in de levenscyclus van een project die de voltooiing van een belangrijke taak op de planning markeren. Dit punt kan het einde zijn van een ontwikkelingsfase, het begin van een productbouw of de opening van een nieuwe productiefabriek.

Mijlpalen moeten op geschikte plaatsen worden geplaatst. Ze moeten ook worden gekoppeld aan de relevante taken. Even belangrijk is dat u wilt dat ze regelmatig in uw planning verschijnen, zodat u kunt beoordelen of u nog steeds op schema ligt om uw taak te voltooien.


4. Stel de tijdschaal in

Als je eenmaal je taken hebt uitgekozen en georganiseerd en mijlpalen hebt bereikt, is de volgende stap het toevoegen van een aantal datums.

Met de Eenvoudig hulpmiddel voor projectkalender, kunt u uw project naadloos plannen met een kalender met slepen en neerzetten dat laat zien wat er vandaag kan beginnen en wat er op de weg zal beginnen. U kunt de duur ook op elk moment handmatig wijzigen, zodat elke taak de juiste tijdsperiode duurt.


5. Wijs middelen toe

Je schema is in dit stadium compleet. Om het effectief te laten werken, moet u echter nadenken over de middelen die u nodig hebt om het geplande taken zoals verwacht. Anders kunt u sommige ervan te veel of te weinig gebruiken.

Ga door je takenlijst en middelen toewijzen op basis van beschikbaarheid en competentie. Easy Project biedt u de Oplossing voor resourcebeheer u moet taken op de juiste manier toewijzen en deze binnen de opgegeven tijd volgen. Je kunt zelfs de resource Dashboard voor een visueel overzicht van de gebruiksniveaus van resources.


6. Herziening

De bovenstaande stappen zijn ongetwijfeld bemoedigend. U kunt echter niet bij de eerste poging het perfecte schema maken. Uw planning zal veranderen naarmate uw project evolueert, vooral als u de scope van uw project wijzigt.

Voer daarom elke maand minstens één formele beoordeling uit. Zorg ervoor dat uw belanghebbenden op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen in de planning, zodat ze hun verwachtingen dienovereenkomstig kunnen afstemmen.


Conclusie

projectmanagementschema is een cruciaal stuk documentatie voor de projecteigenaar en het team. Het schetst de belangrijkste activiteiten, evenals hoe en wanneer ze moeten worden uitgevoerd. 

We hopen dat de bovenstaande stappen je hebben geholpen om een ​​solide schema op te stellen voor je volgende project. Meld u aan bij Easy Project vandaag nog en transformeer uw projectmanagementervaring.

Met een paar klikken een schema maken? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie