Klantenservice automatiseren met Easy Project

7/5/2022
7 minuten
Adéla Sýkorová

De rol van klantenservice in het succes van welk bedrijf dan ook kan niet worden genegeerd en reikt zo ver dat slechte klantenservice een regelrechte deal-breaker kan zijn voor potentiële klanten.

Als eigenaar van elk bedrijf, ongeacht op welke schaal u actief bent, klantenservice moet een van uw belangrijkste prioriteiten zijn en u moet ervoor zorgen dat uw bestaande en potentiële klanten op de meest effectieve manier worden bijgestaan ​​en begeleid.


Wat is geautomatiseerde klantenservice en waarom is het belangrijk?

Dat gezegd hebbende, is het ook belangrijk om te begrijpen dat klantenservice lastig is en dat het niet zo eenvoudig is als het lijkt om het goed te doen. aanvankelijk, zelfs de meest efficiënte door mensen aangestuurde klantenservicekaders kunnen instorten vanwege een overbelasting van mensen die hulp nodig hebben, uitdagende situaties en constante tijdsdruk, wat leidt tot verschillende gevolgen voor het personeel van de klantenservice, waaronder vermoeidheid, prikkelbaarheid en verminderde besluitvorming.

Dit is waar het concept van geautomatiseerde klantenservice komt in het spel. Geautomatiseerde klantenservice verwijst naar het gebruik en de integratie van digitale technologieën en functies in uw klantenserviceproces, om het element van menselijke betrokkenheid te verminderen en uw klantenservicekader betrouwbaarder en betrouwbaarder te maken.

Helpdesk in Easy Project

Helpdesk in Easy Project


Redenen om klantenservice te automatiseren

Investeren in de automatisering van de klantenservice van uw bedrijf/project is iets waar u geen spijt van zult krijgen, en het loont altijd, zowel op korte als op lange termijn. Hier zijn de voordelen die eraan verbonden zijn.


1. Live ondersteuning de klok rond

Klanten hebben er een hekel aan om zich aan kantooruren te houden om hun vragen beantwoord te krijgen en dit kan een dealbreaker voor hen zijn. Hoewel dit een beperking is in de door mensen aangestuurde klantenservice, kunt u er gemakkelijk voor zorgen dat uw bestaande en potentiële klanten hulp en antwoord op hun vragen kunnen krijgen via geautomatiseerde klantenservice die de klok rond werkt.

Volgens Zendesk, een overweldigende 89% van de klanten vindt een snelle reactie op hun eerste vraag belangrijk, wat alleen mogelijk is via geautomatiseerde klantenservice.


2. Lagere bedrijfskosten

Het automatiseren van de klantenservice zou een eenmalige investering vergen om de software/hardware aan te schaffen en training te geven, maar dat is alles. Jij kan uw lopende kosten in verband met klantenservice verlagen in belangrijke mate door te kiezen voor automatisering.


3. Snelle reactietijd

Natuurlijk zou geautomatiseerde klantenservice dat doen verkort de wachttijd en reactietijd drastisch, waardoor uw kansen om een ​​klant binnen te halen worden vergroot.


4. Betrouwbaarheid

Voor eentonige taken zoals het beantwoorden van vragen en het bieden van basisondersteuning, is technologie zeer betrouwbaar en kunt u verwachten dat uw geautomatiseerde systeem deze taken in een vlotte manier met minimale fouten of vergissingen.


5. Het comfort van de klant

Klanten voelen zich vaak meer op hun gemak bij het communiceren met geautomatiseerde systemen om hun vragen over te brengen, waardoor ze meer vragen kunnen stellen en hun vragen / zorgen kunnen behandelen.


6. Minder afhankelijkheden

Afhankelijkheden in klantenserviceprocessen kunnen zeer ontwrichtend blijken te zijn en kunnen het geheel vertragen klantenservice keten​ Gelukkig minimaliseert geautomatiseerde klantenservice de afhankelijkheden, waardoor de processen sneller en soepeler verlopen.

Helpdesk in Easy Project

Helpdesk in Easy Project


Hoe Easy Project HelpDesk in te stellen

Om de klantenservice te automatiseren, hebt u software nodig die past bij uw vereisten, en het Easy Project-projectbeheertool is er een die u kunt gebruiken, en het opzetten van een Easy Project-helpdesk is vrij eenvoudig.


1. Project toevoegen aan HelpDesk

Om te beginnen, voordat u een HelpDesk opzet, moet u een basisproject maken, dat u later zult doen toevoegen aan de HelpDesk. U kunt de lijst met bestaande projecten bekijken en degene die u wilt toevoegen aan HelpDesk met behulp van de gegeven optie. Bij het toevoegen van een project aan de HelpDesk verschijnen de instellingen voor de HelpDesk.


2. Stel de standaard mailbox in en configureer deze

Vervolgens kunt u een standaardmailbox maken door naar Administratie >> HelpDesk >> Alle mailboxen >> Mailbox toevoegen. Hierdoor wordt een paneel geopend waarin u instellingen kunt configureren zoals intervallen en mailboxinstellingen. Als u klaar bent, verschijnt de mailbox in de instellingen en kunt u een project aan een mailbox toewijzen.


3. Selecteer standaard taaktype

Met Easy Project kunt u ook een standaard taaktype voor de HelpDesk-tickets selecteren, een toegewezen persoon uit het vervolgkeuzemenu kiezen en collega's toevoegen. Door een toegewezen persoon te selecteren en collega's toe te voegen, kunt u: ervoor zorgen dat u de meest geschikte mensen hebt geplaatst om problemen op te lossen die onder hun domein vallen, waardoor de algehele productiviteit toeneemt.

Daarna kunt u het contracturen (maandelijks), resterende uren, geaggregeerde startdatum en geaggregeerde periode. In hetzelfde HelpDesk-instellingenpaneel kunt u ook het domein/e-mail/trefwoorden definiëren die dit project zullen vullen. Deze functie is uitermate handig om alle inkomende berichten met betrekking tot een bepaald domein op dezelfde plaats te verzamelen en de responscyclus efficiënter te maken.


4. Bewaak SLA 

Om ervoor te zorgen dat tickets effectief worden opgelost, kunt u ook de instellingen van de Service Level Agreement (SLA) configureren door de uren tot reactie, uren om op te lossen, prioriteitsniveau en SLA-werkuren aan te passen. Door effectieve prioriteiten te stellen, kunt u ervoor zorgen dat: tijdgevoelige kwesties worden snel opgelost en u verliest geen cruciale tijd door eerst minder belangrijke problemen aan te pakken.

Het bijhouden van SLA-statistieken kan buitengewoon belangrijk blijken te zijn, omdat u hiermee de prestaties van uw klantenserviceteam kunt analyseren, discrepanties identificeren waar duidelijk, en neem op zijn vroegst corrigerende maatregelen.


Overwegingen en conclusie

Hoewel het automatiseren van uw klantenservice uw algemene operaties efficiënter en zeer betrouwbaar, is het ook belangrijk om te begrijpen dat het automatiseren van klantenservice een continu proces is dat vereist dat u de processen en de resultaten met regelmatige tussenpozen observeert en bewaakt om ervoor te zorgen dat het hele kader loopt soepel.

Mogelijk moet u ook nieuwe functies en maatregelen om de processen nog verder te optimaliseren, waarvan de behoefte volledig afhankelijk is van het type bedrijf/project en uw doelstellingen.

Bovendien hangt de mate van hoe positief geautomatiseerde klantenservice uw hele bedrijf / project kan beïnvloeden ook af van hoe goed je de volledige set kanalen en gerelateerde elementen integreert​ Technologieën, maar ook uw medewerkers, moeten allemaal rechtstreeks in het systeem worden geïntegreerd om een ​​operationele puinhoop en knelpunten in uw processen te voorkomen.

Alles-in-één software voor een moderne projectmanager? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie