Overwin de uitdagingen van resource management

Net als in de wildernis, moet je ook bij projectmanagement elke dag obstakels tegenkomen. Laat u niet overrompelen en leer hoe u effectief met elk van hen kunt omgaan.

Kent u de valkuilen van projectmanagement?

Obstakel 1: middelen in evenwicht brengen over meerdere projecten

In de jungle van projectmanagement heb je vaak met meerdere projecten tegelijk te maken. Daarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen en teamtijd effectief te verdelen tussen verschillende klanten of projecten.

Hoe het obstakel aan te pakken?

• Begin prioriteiten te stellen: Gebruik een Agile Resource Management-tool om te allen tijde het aantal projecten te zien.

• Leer 'nee' zeggen: Bevindt u zich in een situatie waarin de capaciteit van uw team helemaal is opgebruikt en plotseling verschijnt er een ander project? Als je weet dat dit project niet kan worden voltooid, wees dan eerlijk en zeg het meteen. Op deze manier kan het probleem sneller worden opgelost en zal uw team u dankbaar zijn.

• Wijs de juiste mensen toe aan projecten: Het is cruciaal om op de hoogte te zijn van de vaardigheden en capaciteiten van uw teams. En dat brengt ons bij het volgende obstakel…

Obstakel 2: Gebrek aan duidelijk capaciteitsoverzicht

Zonder een compleet beeld van wie waar mee bezig is en hoe druk de teamleden zijn, kunt u uw middelen niet optimaal benutten. Dan kan het zijn dat u deadlines niet meer kunt halen of dat sommige teams het aanzienlijk drukker hebben dan andere, waardoor hun stressniveau toeneemt.

Hoe het obstakel aan te pakken?

• Krijg een overzicht van de werklast van uw team: Verdeel het werk gelijkmatig, eenvoudig en snel met Agile middelenbeheer. Het geeft je een overzicht van wie waar aan werkt, waar één persoon meerdere projecten tegelijk overlapt en wie er op vakantie is.

• Bewaar al uw informatie in één tool: Als u en uw team samenwerken met slechts één tool, bespaart iedereen tijd. Nooit meer overstappen! Proberen gemakkelijk Project, waar je alles wat je nodig hebt op één plek vindt.

• Betrek je team erbij: Uw team moet samenwerken om alles soepel te laten verlopen. Zorg ervoor dat ze regelmatig de status van projecten bijwerken en de tijd registreren die aan specifieke taken is besteed.

Obstakel 3: Onrealistische deadlines

Het stellen van een onhandelbare deadline kan gevaarlijker zijn dan het lijkt. Uw teams staan ​​direct onder druk, ze kunnen niet creatief te werk gaan, het hele werk wordt gehaast en het verliest aan kwaliteit. Het is gewoon nooit een goed idee om een ​​project te haasten.

Hoe het obstakel aan te pakken?

• Zorg altijd voor een ''buffer'': Vergeet bij het plannen van projecten de buffertijd niet. U moet rekenen op vertragingen, feedback of onverwachte gebeurtenissen.

• Maak een controlelijst: Gebruik een tool waarmee u checklists kunt maken. Op deze manier heb je een checklist van alle deliverables die je nodig hebt, en kun je deze ook voor andere projecten gebruiken.

• Plan een stand-up met je team: Je kunt nooit helemaal weten hoe projecten vorderen als je er niet direct aan werkt. Plan een stand-up met het team om samen te vatten wat klaar is en wat meer tijd nodig heeft.

Agile middelenbeheer

Hindernis 4: De juiste persoon aanwijzen voor elk project

Het kiezen van de juiste persoon om aan een project te werken is de sleutel tot succesvolle projectafronding, daarom is het belangrijk om de vaardigheden van elk lid van uw team te kennen.

Hoe het obstakel aan te pakken?

• Krijg een overzicht van de vaardigheden van teamleden: In het Agile Resource Management-tool, vindt u een functie ''Vaardighedenbeheer'' waar u kunt zien wie welke vaardigheden heeft.

• Train uw teamleden: Laat teamleden hun vaardigheden verbeteren. Dit voorkomt een situatie waarin slechts één specifiek teamlid de vaardigheden heeft om een ​​bepaalde taak uit te voeren.

Obstakel 5: Slechte communicatie

Iedereen heeft wel eens te maken gehad met miscommunicatie op het werk. Soms is het iets kleins, soms kan het leiden tot projectvertragingen of zelfs het verlies van een klant. Daarom moet je leren

om effectief te communiceren – u voorkomt niet alleen onnodige fouten, maar versterkt ook de relaties op uw werkplek.

Hoe het obstakel aan te pakken?

• Beschik over professionele projectbeheersoftware: De eerste stap naar betere communicatie is het hebben van een tool waarmee u al uw werk kunt beheren, van projecten via tijdregistratie tot de toewijzing van middelen. Proberen gemakkelijk Project, waarmee u effectief kunt communiceren.

• Praat met je team: Soms gaat er niets boven persoonlijk met elkaar praten, of het nu een gewone stand-up is of een andere vergadering. Probeer erachter te komen wat tot de laatste communicatiefout heeft geleid en bedenk hoe u uw communicatie kunt verbeteren.

Klaar voor elke uitdaging!

Omgaan met alle valkuilen van resource management kan veel zijn. Gelukkig staan ​​we er niet alleen voor! Met de juiste tool voor resourcebeheer kunt u naadloos communiceren, capaciteiten efficiënt verdelen en projectvoortgang volgen. Met Easy Project zullen geen obstakels je meer verrassen. Lees meer over Agile en traditioneel resourcebeheer op: onze website.