Beste tools voor digitaal projectbeheer (deel 1): hoe digitaal projectbeheer verschilt van klassieke projecten en hoe u er stevige controle over kunt hebben

5/4/2021
6 minuten
Jakub Zaťovič
Er zijn verschillende verschillen tussen "klassieke" en digitale projecten, die ook tot uiting komen in projectmanagement. De digitale projectmanagers spelen hier ook een uitgebreide rol - ze moeten een overzicht hebben van UI/UX, grafisch ontwerp, codering en analyse.

Klinkt dat te veel? Wees gerust: digitale projectplanning is gemakkelijk te hanteren als u een goed en werkend proces klaar heeft staan. En daar helpen we je nu mee.


De basis blijft hetzelfde

Alle project Manager moet werken met de basisstappen van werk- en procesmanagement, zelfs voor digitale projecten. Hieraan gerelateerd zijn individuele tools dat zal u helpen om een ​​vlotte voortgang van uw project te garanderen (u gebruikt er nu al een aantal). In onze ervaring, een geheel portfolio van functies is primair vereist Werkonderbrekingsstructuur (WBS)TaakdashboardEn Meeting Agenda.

Ja, het klinkt misschien niet zo verrassend, maar een project waarbij u van tevoren vergadertijden plant (online of persoonlijk), kan u later enkele uren besparen. Het overkomt ons bijvoorbeeld vaak dat we niet in staat zijn om een ​​dringend noodzakelijke afspraak te plannen omdat onze agenda al overvol is.

Het hele project loopt dan een dag of twee vertraging op. Daarom is het beter om vooraf zogenaamde vaste bijeenkomsten in te plannen (en die zullen er in het proces van het digitale project meer dan genoeg zijn). Zoals we al zeiden, is het beter om een ​​vergadering te annuleren dan om er geen te kunnen plannen.

En nog een tip: De meeste digitale producten (zoals een website of applicatie) moeten worden getest en vervolgens aangepast aan de hand van de testresultaten. Vergeet daarom niet om tijd vrij te maken in uw planning voor deze taken, die meestal veel tijd vergen.


Reageren op onvoorziene veranderingen

Als u zich zou kunnen voorbereiden op onvoorziene veranderingen, zouden ze niet onvoorzien zijn. Daarom is het een goed idee om die projectmanagementtools onder de knie te krijgen waarmee u snel kunt pas uw workflow aan elke situatie aan. Agile projectmanagement wordt wereldwijd in de meeste digitale gebieden gebruikt. Binnen Easy Project bieden we verschillende tools aan:

  • Sprint Dashboard - stelt u in staat om voortdurend de prestaties van uw team en het behalen van de doelen waartoe het zich heeft verbonden, te volgen.
  • Agile Board voor Scrum - dankzij de drag & drop-functie verplaats je gemakkelijk taken van de backlog naar sprints. De status van de taken en de verantwoordelijke persoon die eraan gerelateerd is, zal automatisch veranderen volgens de huidige fase.
  • Kanban - persoonlijke en teamborden - een overzicht krijgen van welke taken je te wachten staan ​​is gemakkelijk met deze zeer populaire methodologie. Als een taak prioriteit moet krijgen, kunt u deze eenvoudig "slepen en neerzetten" waar hij hoort en iedereen zal de verandering onmiddellijk zien. Bovendien kunt u de module aan elke persoonlijke pagina toevoegen.


Tijdregistratie zoals het hoort

U kunt sommige taken voor het eerst tegenkomen wanneer u een digitaal project implementeert, zoals trefwoordanalyse of A / B-testen. Het kan daarom een ​​beetje zijn moeilijk voor u om te bepalen hoe lang deze taken zullen duren. Bij het maken van het Kostenverdelingsstructuur (CBS), u geeft een tijd (en financiële) schatting, maar het is belangrijk om deze bij te houden, vooral als u een van deze delen van het project uitbesteedt aan derden. De oplossing is om de tijdregistratie functie - gebruikers kunnen hier wekelijkse urenstaten aanmaken, deze vergelijkt u met de schatting in CBS en keurt ze goed.

Ook gerelateerd aan tijdregistratie is Projectbeheer. Het behandelt niet alleen het toezicht op het financiële standpunt, maar ook de tijd besteed aan projecten en de capaciteit van uw middelen. U zult het systeem voor vroegtijdige waarschuwing zeker waarderen, dat u bijvoorbeeld waarschuwt voor het risico van overschrijding van het projectbudget. De meest gedetailleerde tool is Earned Value Management, waardoor u gemakkelijk de prestaties en voortgang van uw project kunt meten.


Wat je ook een keer hebt gedaan, je kunt de volgende keer sneller doen

Als je een digitaal proces achter je hebt (start, proces, producttesten, optimalisatie en opstarten), petje af. Hoogstwaarschijnlijk wacht er binnenkort een nieuw project op u. Laten we kijken hoe je dit keer projectmanagement nog comfortabeler kunt managen.

project Templateszal u het meest helpen om tijd te besparen. We hebben voor u voorbereid Easy Projectsjablonen voor de meest voorkomende soorten projecten, die u vervolgens kunt aanpassen aan het project dat u te wachten staat, evenals aan uw projectmanagementstijl. In termen van digitale producten, sjablonen voor productontwikkeling zal voor u van bijzonder belang zijn.

Nadat u ervaring heeft opgedaan met het eerste project, weet u ook welke functies, tools en rapporten u het vaakst gebruikt. U kunt dus aanpassen wat u ziet door de Persoonlijke dashboards voorzien zijn van. Stel dat u bijvoorbeeld de agenda, de module voor resourcegebruik en de prestaties op geselecteerde KPI's kunt gebruiken. Evenzo kunnen de volgende hun boards ook aanpassen:

  • leden van het projectteam
  • teamhoofden
  • portfoliomanager - wat trouwens ook kan zijn jouw geval
  • Scrum-meester
  • CEO


Samengevat

Digitaal projectmanagement verschilt in meerdere opzichten van het managen van de "klassieke" projecten. De basis is hetzelfde: een goede voorbereiding bij het plannen van werkzaamheden en tijd vrijmaken voor daaropvolgende (A / B) testen en optimalisatie. Om echter te voorkomen dat uw digitale projectmanagement uit de hand loopt, heeft u speciale tools nodig voor agile management en tijdregistratie.

En na uw eerste succesvolle digitale project kunt u eenvoudig onze vooraf ingestelde sjablonen aanpassen, wat u de volgende keer veel tijd zal besparen. We houden onze vingers gekruist voor u. Als u nog vragen heeft, stel ze dan gerust!

Digitale projecten beheren op de beste manier? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie