en
Taal
  • en
  • cs
  • hu
  • it
  • es
  • fr
  • de
  • ru
Machine vertaling
  • bg
  • dk
  • nl
  • gr
  • il
  • jp
  • kr
  • geen
  • pl
  • tr

6 zakelijke bedreigingen in 2020 en hoe u deze kunt aanpakken met risicobeheer

4/28/2020
13 minuten
Jan pop

Heeft u alle risico's in uw project of bedrijf geïdentificeerd die u continu bewaakt en processen instelt om deze te voorkomen? Uit eigen ervaring is dit meestal niet het geval en wordt risicobeheer, zoals bijvoorbeeld gegevensback-up, een verwaarloosde activiteit, die pas achteraf wordt gewaardeerd, wanneer het meestal te laat is.

2020 is een keerpunt op het gebied van risicomanagement. Met het uitbreken van de coronacrisis en het definitieve einde van de lange economische groeiperiode, verschuiven de meeste bedrijven van het maximaliseren van de winst en het bereiken van groei-KPI's naar het stabiliseren en veiligstellen van hun bedrijf en het voorbereiden op de belangrijke veranderingen die ons de komende weken, maanden en jaren te wachten staan.


Wat zijn de meest voorkomende risico's?

Laten we dus eens kijken naar de meest voorkomende risico's waarmee we vandaag worden geconfronteerd of binnenkort zullen worden geconfronteerd.


1) Financiële problemen, cashflow en bezuinigingen

De combinatie van overheidsregulering, quarantaine, de sluiting van een groot aantal bedrijven, de opschorting of vermindering van veel diensten om economische of personele redenen, bezuinigingen bij de meeste bedrijven en onzekerheid over de toekomst hebben ervoor gezorgd dat al onze financiële plannen en prognoses we hadden begin 2020 het nu absoluut uit de realiteit. Daarom is het te verwachten dat veel bedrijven te maken zullen krijgen met cashflowproblemen, crisisbeheer en op zoek zullen gaan naar aanzienlijke financiële besparingen in plaats van geplande groei en uitbreiding naar nieuwe markten.


2) Verstoring van de supply chain

Volgens een klanttevredenheid door het Institute for Supply Chain Management in maart, bijna 75% van de bedrijven heeft te maken gehad met verstoringen in de toeleveringsketen als gevolg van de Covid-19-pandemie en de beperkingen opgelegd. Productie, detailhandel en vele andere bedrijven zijn daarom nu in grote onzekerheid over de levering van goederen uit China, dat vaak hun belangrijkste of zelfs de enige leverancier is.


3) Mensen, arbeidsproductiviteit en middelenbeheer

Snelle en onverwachte veranderingen, zoals verminderde vraag naar de meeste goederen en diensten, quarantainemaatregelen, meer thuiswerken op afstand, maar ook de nieuwe zakelijke kansen die voortvloeien uit elke crisis, hebben ervoor gezorgd dat bedrijven meer dan ooit tevoren personeelszaken moeten aanpakken , en moeten hun werkcapaciteit flexibel plannen. Onderwerpen als onder controle te houden en beheer van werken op afstand een kantoor aan huis met behulp van gespecialiseerde projectsoftware zoals Easy Project, monitoring van de productiviteit van werknemers, maar ook werktijdverkorting, een verlaging van het loonof ontslagen werd relevant.



4) Cyberbeveiliging

Met het uitbreken van de pandemie van het coronavirus en de aankondiging van quarantaine, verhuisden bedrijven miljoenen van hun werknemers naar een thuiskantoor. Veel van deze mensen werken voor het eerst in hun leven op afstand, en velen op onveilige netwerken en apparaten die een gemakkelijk doelwit zijn voor hackers. Dat is waarom we getuige zijn geweest van een steeds groter aantal cyberaanvallen in de afgelopen maanden.


5) Juridische kwesties

In het licht van de hierboven beschreven gebeurtenissen is het zeer waarschijnlijk dat veel kleinere ondernemers, evenals middelgrote en grote bedrijven, zullen hun contractuele en andere wettelijke verplichtingen niet meer kunnen nakomen. Dit komt tot uiting in grotere onzekerheid tussen zakenpartners, andere kostenbesparende maatregelen en zelfs een groter aantal geschillen en schadegeschillen.


6) Onvoorbereidheid voor de "nieuwe normale" wereld

Hoewel veel van de huidige verandering nogal negatief is, kan de hele situatie worden gezien als een transformatie van het systeem. Veel mensen en bedrijven zijn nog steeds op zoek naar een terugkeer naar de "normale" staat voordat de crisis uitbrak, waarin hun bedrijf opereerde en winst genereerde. Ik denk echter dat je nooit twee keer dezelfde rivier in gaat, en de de nieuwe "normale" wereld die uit deze crisis voortkomt, kan voor veel bedrijfstakken voor altijd heel anders zijn dan de oude. Dit zal onvermijdelijk leiden tot het einde of verzwakking van veel bedrijven. Omgekeerd biedt het ook nieuwe kansen die uiteindelijk zullen leiden tot de herverdeling van kapitaal op zowel lokaal als mondiaal niveau. Veel veranderingen kunnen ook worden versneld door een politieke verschuiving die wordt veroorzaakt door een aanzienlijke stemmingsverandering in de samenleving die verband houdt met de gevolgen van de economische crisis en onzekerheid. We kunnen er al veel zien nieuwe trends vandaag, zoals het versnellen van de digitale transformatie van landen en bedrijven, veranderend winkelgedrag bij consumenten, nog snellere groei van e-commerce of de opkomst van telegeneeskunde.

Het maakt niet uit of u wordt getroffen door verschillende van de hierboven beschreven bedreigingen, of dat u totaal verschillende uitdagingen in uw bedrijf heeft geïdentificeerd. Effectief risicobeheer en de principes ervan kunnen eenvoudig op elk probleem worden toegepast dat is niet helemaal zeker.

Hoewel er talloze tips zijn over "hoe risico's te beheersen", mijn doel is niet om je te overweldigen met ideeën en lessen, waarvan de bruikbaarheid en functionaliteit vaak vrij individueel zijn voor een bepaald type project en type risico. Integendeel, ik wil drie universele principes introduceren die de fundamenten vormen van succesvol risicobeheer, of u nu een IT-bedrijf, een middelgroot productiebedrijf of een kleine startup bent.


Hoe gebruik je risicomanagement?

In het tweede deel van het artikel presenteer ik de fundamentele principes van: risicobeheer waarmee u deze bedreigingen kunt aanpakken.


1. Uitgebreide aanpak van identificatie tot beheer van actiestappen

Risicomanagement kent een duidelijke methodologie en meerdere fasen, waarvan de juiste implementatie cruciaal is voor het succesvol managen van eventuele dreigingen. In theorie zouden de afzonderlijke fasen anders kunnen worden genoemd, maar in principe zijn dit dat Identificatie - Evaluatie - Reactie - Het resultaat - Controle.

Risico-identificatie is schijnbaar de eenvoudigste fase, waarvan doel is om alle mogelijke bedreigingen te onthullen. Ik raad aan om te brainstormen, waarbij groepsleden het ene mogelijke risico na het andere gooien, elk bespreken en de organisator de risico's op het bord schrijft zodat iedereen ze kan zien. In de tweede ronde deelt de organisator een stuk papier uit voor elk lid en wat volgt is een blok van 10-15 minuten, waarin iedereen de ruimte heeft om voor zichzelf na te denken en aanvullende risico's op te schrijven die nog niet zijn geïdentificeerd. Aan het einde van de risico-identificatie stappen de leden van de groep achter elkaar voor het bord, presenteren ze kort hun risico's en schrijven ze op het bord tussen de andere bedreigingen.

Dit wordt gevolgd door een risico-evaluatie, met als doel het beoordelen, prioriteren en uitsluiten van individuele punten die geen risico zijn. Vooral omdat hun mogelijke impact of waarschijnlijkheid verwaarloosbaar is, of juist omdat hun vervulling bijna zeker lijkt. Dan zijn dit geen risico's, maar echte problemen. We kunnen echter meestal toch een risicomanagementmethodologie gebruiken om ze aan te pakken.

Bij het evalueren van individuele risico's passen we de methoden van kwalitatieve en vervolgens kwantitatieve analyse toe. We bepalen in het bijzonder zijn strengheid kans op vervulling mogelijke gevolgen tijdelijke nabijheid van de vervulling en het bedrag van het mogelijke financiële impact. Rekening houdend met de waarschijnlijkheid en mogelijke financiële gevolgen, kunnen we de vereiste reserve voor onvoorziene uitgaven. Voor een goede evaluatie raad ik aan gespecialiseerde software te gebruiken die u tijd bespaart en ervoor zorgt dat u niets vergeet. Daarnaast zal het de ingeschatte risico's visualiseren in grafieken en indicatoren zoals de Risicomatrix, die individuele risico's weergeeft op basis van ernst en waarschijnlijkheid en u zo in staat stelt uw prioriteiten duidelijk te bepalen.

De risicobeoordeling wordt gevolgd door de Reactiefase, waarin de meest geschikte manier om het risico aan te pakken moet worden geselecteerd. Merk echter op dat de keuze is niet beperkt tot alleen middelen van afkeer. In principe hebben we verschillende mogelijke reacties - risicoaversie, beperking, acceptatie of overdracht aan een derde partij. Het is meestal waarschijnlijk dat u meer risico's heeft geïdentificeerd dan u kunt voorkomen, of dat het niet effectief zou zijn om ze allemaal af te wenden, gezien de alternatieve kosten. Daarom is het van cruciaal belang om de evaluatiefase niet te onderschatten, omdat u hierdoor effectief prioriteiten kunt stellen en correct kunt beslissen welke risico's u gaat aanpakken en welke u gewoon accepteert.

De voorlaatste fase voor de risico's die u hebt gekozen om aan te pakken, is de oplossing. Nu komen het projectbeheer, de taken, deadlines en teamworkcoördinatie in het spel. U kunt de actiestappen om risico's aan te pakken meestal beheren in gewone projectbeheersoftware. Ik gebruik Easy Project, waarin ik als projectmanager eenvoudig de benodigde actiestappen kan managen en individuele risico's kan evalueren, beoordelen en visualiseren. Op deze manier kan ik controleer het volledige risicobeheerproces in dezelfde software die ik gebruik voor projectbeheer.

Zodra de risico's zijn geïdentificeerd, geëvalueerd en de actiestappen zijn beheerd, rest er niets meer onder controle te houden. Als onderdeel van de risicobeheersing monitor ik regelmatig individuele risico's (idealiter gevisualiseerd in grafieken en indicatoren) en speel ik in op de veranderende omstandigheden, die zich meestal manifesteren door een verandering in mogelijke gevolgen of een verandering in de kans op nakoming. Idealiter in de vorm van een significante beperking van de potentiële impact of zelfs afkeer van het risico zelf.


2. Toepassing op dagelijkse operaties

Zoals ik in de inleiding heb uiteengezet, is de grootste zwakte van risicobeheer dat het waarschijnlijk wordt vergeten totdat er echt iets gebeurt. Zonder geavanceerde preventie bevinden teams zich vaak middenin crisisbeheer met als enige taak de schade te minimaliseren, die misschien helemaal niet heeft plaatsgevonden. Hoe later de reactie komt, hoe moeilijker het is om het probleem op te lossen. Preventie in de vorm van risicomanagement is doorgaans goedkoper en effectiever in termen van schade- en capaciteitsclaims dan het oplossen van een reeds gerezen probleem.

Risicobeheer opnemen in de dagelijkse processen is een effectieve manier om eindelijk op tijd met preventie te beginnen. Maar hoe doe je dat? In mijn ervaring zijn de volgende drie stappen nuttig:

  • 1) Stel het risicobeheerproces zo in dat het past bij de omvang en bedrijfsvoering van uw bedrijf en betrek alle medewerkers daarin. Elk teamlid moet verantwoordelijk zijn voor het identificeren van risico's in zijn werk en moet gemotiveerd zijn om deze aan te pakken, alleen of in samenwerking met de manager. Omgekeerd mag herhaaldelijk negeren van risico's en niet-deelname aan het proces van identificatie en oplossing niet worden getolereerd.
  • 2) Benoem een ​​advocaat van risico in uw team of afdeling. De ideale persoon voor deze rol is bijvoorbeeld een projectmanager die synchroon loopt met alle projectspecialisten en overzicht heeft van alles wat er gebeurt. Een risicoadvocaat kan zijn functie gewoonlijk niet uitoefenen in projecten of afdelingen waar hij, vanwege de aard van zijn hoofdtaak, niet dagelijks volledig betrokken is. Daarom, als u een groter bedrijf bent, raad ik u aan om meer risicovolle advocaten aan te stellen om al uw projecten te dekken. De taak van de advocaat is niet om alle risico's op eigen kracht te voorkomen, maar om individuele teamleden te leiden om zelf met mogelijke risico's te komen en een effectief proces op te zetten dat hen zal helpen oplossen. De advocaat van risico is dus een persoon die deze vraag tijdens vergaderingen vaak stelt: 'Wat zijn de risico's van deze beslissing?' en is ervoor verantwoordelijk dat de afzonderlijke fasen, dwz. Identificatie - Evaluatie - Reactie - Oplossing - De inspectie vindt daadwerkelijk plaats.
  • 3) Ga niet in op risicobeheer in een Excel-spreadsheet, waartoe iedereen toegang heeft, maar waar niemand echt heen gaat. Integreer in plaats daarvan risicobeheer in een projectsysteem dat teamleden dagelijks gebruiken.


3. Betrokkenheid van het hele team, flexibiliteit en samenwerking op afstand

Zoals u waarschijnlijk al begrijpt, is risicomanagement geen afzonderlijke activiteit van één specialist. Vaak is het nodig om meer teamleden en soms ook externe specialisten in te schakelen, zoals een advocaat, accountant of data-analist. Dit geldt met name in de identificatie- en evaluatiefase wanneer u expertise op verschillende gebieden nodig heeft om verschillende risico's te kunnen vinden en correct te beoordelen. Het is voor één persoon nauwelijks mogelijk om alle product-, financiële, juridische, personeels- en technische risico's correct te identificeren en te beoordelen. Het betrekken van meer mensen, het toewijzen van taken en het zorgen voor effectieve communicatie zijn ook nodig in de oplossingsfase wanneer u het risico probeert af te wenden of in ieder geval de impact ervan te verkleinen.

De evenementen van 2020 leert ons hoe belangrijk flexibiliteit en de mogelijkheid om op afstand te werken zijn in project- en peoplemanagement. Dit is vooral waar in risicobeheer. Het kan bijvoorbeeld gemakkelijk gebeuren dat u op het laatste moment een risico ontdekt dat een verwoestende impact zou hebben en waarvan de kans niet klein is. In dit geval moet u zo snel mogelijk reageren, het team inschakelen, actie plannen, middelen toewijzen, taken maken, deadlines toewijzen en het hele proces effectief coördineren. Vaak in samenwerking met mensen die om wat voor reden dan ook niet standaard op kantoor of op afstand kunnen werken.

De snelheid en effectiviteit van uw reactie wordt sterk beïnvloed door de tools die u gebruikt. Daarom Ik raad aan om uitgebreide risicobeheersoftware te gebruiken zoals de reeds genoemde gemakkelijk Project. Het biedt speciale functies voor alle individuele fasen van risicobeheer en alle noodzakelijke functies voor projectbeheer zoals controle lijsten met deadlines, Gantt-diagrammen, WBS mindmaps, geïntegreerde kalender, teamchat en videoconferenties via Zoom-integratie or hulpbron en tools voor financieel beheer. Met een paar klikken kunt u het gratis proberen en zelf beslissen.

Ik wens u veel succes bij het identificeren en beheersen van uw risico's.

Alles-in-één software voor een moderne projectmanager? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie