3 Ultieme PM-tools die u moet beheersen om een ​​echte senior projectmanager te worden

10/13/2020
5 minuten
Lukáš Beňa
Wees eerlijk: weet u zeker dat u goedgekeurde projectmanagementmethodieken zo goed mogelijk toepast? Het antwoord is simpel: als u zich gestrest voelt op het werk, doet u dat niet. Er zijn veel geweldige PM-tools, maar het gaat erom dat je een paar tips en trucs kent om ze echt voor jou, de projectmanager, te laten werken. Idealiter met een up-to-date alles-in-één software, of apart.

WBS (Work Breakdown Structure): profiteer van het zien van uw project als een mindmap

Je kunt de dagen niet vermijden dat er van alles te veel is. Maar je kunt hier elegant mee omgaan met WBS - een soort therapie voor een projectmanager.

Het draait allemaal om het gebruik van een mindmap om een ​​groot project uit te vouwen in beheersbare delen - deliverables. Als het eenmaal goed is gedaan, zijn de prioriteiten duidelijk en kunt u zich zeker concentreren op wat echt belangrijk is. Bovendien bent u klaar om de taken van het project (Gantt-diagram) en middelen (in Resource Management) te plannen.

Tip 1: Stel het project samen met de hulp van alle betrokkenen, zodat u plotselinge hiaten in de workflow voorkomt. Zodra uw WBS klaar is, moeten alle teamleden er toegang toe hebben en het eens zijn met wat er staat.

Tip 2: Projectmanagement kan soms veranderen in een luidruchtige markt van taken. Maar als u niet teveel in detail gaat bij het opsplitsen van uw project, krijgt u een duidelijke lijst met resultaten. De volgende subtaken moeten dan worden gepland in het Gantt-diagram.


Resourcemanagement: zorg dat mensen van hun werk gaan houden

Wat is de meest voorkomende fout die gemiddelde projectmanagers maken? Het negeert simpelweg een essentiële PM-tool - Resource Management.

En dat is waar de problemen beginnen - capaciteiten worden niet gepland maar geraden, en deliverables hebben meer te maken met 'hopen' dan 'zeker zijn'. Werken met Resource Management betekent het optimaliseren van capaciteiten zodat de juiste resources (mensen) worden gepland om in een haalbare tijd specifieke resultaten te leveren. Als u er eenmaal klaar mee bent, kunt u beginnen met het plannen van taken in het Gantt-diagram.

Tip 1: Neem individualiteit mee! Zonder de werkstijl van uw teamleden te kennen, kunt u hun tijd niet goed plannen. Maar als u dat doet, vermijdt u onnodige hiaten of achterstallige betalingen.

Tip 2: Laat mensen ruimte! Plan uw middelen niet voor fulltime taken (bijv. 8 uur per dag). Anders zou je kunnen eindigen met iedereen uitgeput en opgebrand. Als je wat extra tijd reserveert, kun je die later gebruiken om een ​​onverwacht probleem op te lossen dat, laten we eerlijk zijn, bij ons werk hoort.

Nieuwe resourcerapporten in Easy Project


Gantt-diagram: krijg een overzicht van wat en wanneer er moet worden gedaan

Soms moet u afstand nemen van de projecten om een ​​duidelijk beeld te krijgen van hoe het gaat - dat is de tijd voor de Gantt-grafiek.

Het helpt je de relatie te visualiseren tussen de taken van je project en de tijd die je hebt om het af te maken. En hoe geweldig het is om duidelijk te zien welke taken er nu gedaan moeten worden en wat er kan wachten!

Tip 1: Maak eerst kennis met de belangrijkste taken waaruit uw project bestaat en de geschatte tijd die nodig is om ze te voltooien. Gebruik vervolgens het Gantt-diagram om het workflowproces te visualiseren. Als extra bonus zie je de risico's en mogelijke botsingen, zodat je beter prioriteiten kunt stellen.

Tip 2: Betrek iedereen erbij! Aangezien het Gantt-diagram zowel de geschatte tijd als het belang van bepaalde taken laat zien, moet uw team inloggen en het bekijken. Het is dan gemakkelijker voor de teamleden om elkaars rol in het project te begrijpen.


Conclusie

Om echt tijd en energie te besparen en de hele projectworkflow soepeler te laten verlopen, raden we aan de beste PM-tools te gebruiken: WBS, resource management en Gantt Chart – samen op één platform. U zult zich gewoon zoveel beter voelen zonder de noodzaak om nieuwe en nieuwe programma's en vensters te openen. Kijk, onze gemakkelijk Project is nu de eerste 30 dagen gratis en u kunt:

➔ Verdeel uw project in kleinere stappen met behulp van WBS Tool en maak alle deliverables zo visueel mogelijk;

➔ Plaats alle benodigde taken en de geschatte tijd die nodig is om ze te voltooien naast elkaar met behulp van de Gantt-grafiek;

➔ Plan uw capaciteiten realistisch en vermijd botsingen, achterstallige en sinistere blikken van uw teamleden;

➔ Wees vrij van handmatige wijzigingen en aanpassingen – wat u doet in Resource Management weerspiegelt zich in Gantt en vice versa;

➔ Kijk waar je echt mee moet werken en verberg wat op dit moment niet nodig is (bijv. Mijlpalen, hoogtepunten).

Veel succes met het kiezen de juiste software voor uw project!

Efficiënt thuiswerken? Gemakkelijk.

Krijg alle krachtige tools voor perfecte projectplanning, -beheer en -controle in één software.

Probeer Easy Project in een gratis proefperiode van 30 dagen

Volledige functies, SSL-beveiligd, dagelijkse back-ups, in uw geolocatie